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    呼叫中心質(zhì)量管理流程存在問題的4個(gè)原因

    2017-08-14 10:08:16   作者:   來源:CTI論壇   評論:0  點(diǎn)擊:


      CTI論壇(ctiforum.com)(編譯/老秦):當(dāng)實(shí)施良好時(shí),質(zhì)量管理程序有可能使座席和客戶體驗(yàn)發(fā)生革命性的變化。可悲的現(xiàn)實(shí)是,大多數(shù)質(zhì)量管理項(xiàng)目弊大于利。
      根據(jù)喬恩·安東(Jon Anton)博士和安妮塔·洛克威爾(Anita Rockwell)的“質(zhì)量監(jiān)測和培訓(xùn)指導(dǎo)最佳實(shí)踐”白皮書,呼叫中心座席們表達(dá)了這些感受,他們認(rèn)為質(zhì)量管理的實(shí)施過程很糟糕:
    • 我被監(jiān)管了
    • 我覺得“老大哥”總在看著我
    • 他們只是想抓住我做錯(cuò)了什么事
      這種類型的高壓工作環(huán)境是導(dǎo)致呼叫中心座席流動(dòng)率如此高的原因嗎?
      或者,在同樣的白皮書中,座席們說過,質(zhì)量管理項(xiàng)目執(zhí)行得很好:
    • 我尊重我的教練,當(dāng)她向我展示如何做得更好的例子時(shí),我非常感激
    • 我期待每周的培訓(xùn)課程,因?yàn)檫@表明我的主管關(guān)心我的成功
    • 我喜歡對我的電話進(jìn)行監(jiān)控;看到我能改進(jìn)的東西真是難以置信
      那有多好啊!顯然,并不是所有的質(zhì)量管理程序都是一樣的。避免這四個(gè)常見的陷阱會(huì)讓你遠(yuǎn)離“老大哥”的感覺,并創(chuàng)造一個(gè)過程,讓你的座席、領(lǐng)導(dǎo)者和客戶都能欣賞。
      質(zhì)量管理陷阱1--領(lǐng)導(dǎo)層在真空中建立了這個(gè)項(xiàng)目
      一個(gè)有效的質(zhì)量計(jì)劃是為服務(wù)人員和幫助他們改進(jìn)而設(shè)計(jì)的。考慮到這一點(diǎn),座席應(yīng)該從一開始就參與到項(xiàng)目的目標(biāo)和設(shè)計(jì)中。領(lǐng)導(dǎo)層很容易創(chuàng)建一個(gè)流程來滿足他們的需求,然后開始向被俘虜?shù)挠^眾揭示新的需求。相反,創(chuàng)建一個(gè)由領(lǐng)導(dǎo)者和一線代表組成的“QM委員會(huì)”。當(dāng)座席在工作中有地位時(shí),他們的參與度會(huì)更高。
      質(zhì)量管理陷阱#2--專注于分?jǐn)?shù)而不是行為
      我知道我們的質(zhì)量項(xiàng)目總有一個(gè)問題,那就是太看重表面而忽略實(shí)質(zhì)。當(dāng)一個(gè)座席在制定他的目標(biāo)時(shí),他說:“我想要達(dá)到'x'的分?jǐn)?shù)”。一個(gè)座席如何通過實(shí)現(xiàn)'x'的得分來幫助客戶?質(zhì)量管理是關(guān)于指導(dǎo)和增強(qiáng)行為的。如果你發(fā)現(xiàn)關(guān)于質(zhì)量的討論是圍繞著分?jǐn)?shù)而不是行動(dòng)來改進(jìn)的話,那問題就嚴(yán)重了。你的記分卡是其中很大一部分。如果你有一個(gè)10+的問題記分卡,不管是通過/失敗還是一個(gè)復(fù)雜的評分等級,無論你告訴座席什么,它都將是關(guān)于分?jǐn)?shù)的。相反,設(shè)計(jì)你的表格來反映最重要的--持續(xù)改進(jìn)。無論你做什么,一定要確保你的表單和過程真實(shí)地反映了你正在構(gòu)建的文化類型。混合的信息只會(huì)讓人感到困惑和沮喪。
      質(zhì)量管理陷阱#3--忘記客戶
      我最近看到了一個(gè)演示,一個(gè)質(zhì)量團(tuán)隊(duì)吹噓他們在QA指標(biāo)上的巨大改進(jìn)。然而,他們沒有做的是將業(yè)績與任何客戶的影響聯(lián)系起來。根據(jù)你的內(nèi)部記分卡,報(bào)告“質(zhì)量增長200%”是非常棒的,但你的客戶注意到了前后的區(qū)別了嗎?如果沒有對NPS,CSAT,或者CES有任何意義上的改變,那么為什么內(nèi)部質(zhì)量分?jǐn)?shù)是重要的呢?我們傾向于假設(shè)最好的客戶體驗(yàn)是什么樣的,并對這個(gè)理想進(jìn)行度量。問題是我們經(jīng)常犯錯(cuò)。把客戶放在你質(zhì)量計(jì)劃的駕駛座上,并相應(yīng)地采取措施。
      質(zhì)量管理陷阱4--沒有給經(jīng)理/指導(dǎo)員足夠的訓(xùn)練
      我們中的許多人在“校準(zhǔn)”這個(gè)概念上努力工作,它在QM的世界里是訓(xùn)練人們不斷地為反復(fù)的行為打分。雖然這很重要,但我們是如何訓(xùn)練經(jīng)理/指導(dǎo)員進(jìn)行有意義的指導(dǎo)對話的呢?我之前提到的QM委員會(huì)的主要職責(zé)之一就是開發(fā)一個(gè)“指導(dǎo)圖書館”。“這個(gè)庫是一個(gè)值得信賴的資源集合,經(jīng)理/指導(dǎo)員可以使用它與座席進(jìn)行有意義的對話,并擴(kuò)展真正的改進(jìn)步驟。”你是否有一名座席在如何給客戶寫有效的電子郵件上苦苦掙扎?是否有一名座席在努力閱讀他們的客戶,并努力為其提供正確的信息?相應(yīng)的答案應(yīng)該可以在庫中找到。底線是你應(yīng)該花更少的時(shí)間專注于分?jǐn)?shù)的一致性,而用更多的時(shí)間來輔導(dǎo)你的經(jīng)理/指導(dǎo)員。
      希望這些建議能幫助你避免過去的錯(cuò)誤,并建立一個(gè)高質(zhì)量的流程!感謝杰里米·沃特金(Jeremy Watkin)、杰里米·海德(Jeremy Hyde)和維基·弗里斯(Vickie Friece)在這一領(lǐng)域指導(dǎo)我。確保要給出你的建議,讓質(zhì)量管理變得最好!
      作者
      內(nèi)特·布朗(Nate Brown)在幫助顧客的歲月中度過了很多美好的日子。他致力于通過創(chuàng)新、知識和努力提高座席體驗(yàn)和客戶體驗(yàn)。內(nèi)特是HDI認(rèn)證支持中心經(jīng)理,HDI音樂城市分會(huì)的副總裁,同時(shí)也是ICMI和HDI社區(qū)的知名演講者。
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