南港開發(fā)公司從無到有，經(jīng)歷與見證了致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同應(yīng)用從1.0到4.0四個時代。兩家企業(yè)在九年的合作中不僅相互促進(jìn)，也因愛而相伴、成長。
天津南港信息網(wǎng)絡(luò)有限公司項(xiàng)目經(jīng)理 王東
1.0時代：解決制度痛點(diǎn)，初步實(shí)現(xiàn)信息化
對于南港工開發(fā)公司這樣一家建筑項(xiàng)目環(huán)節(jié)多、人員管理需求靈活的企業(yè)來說，在信息化管理沒有普及的年代，組織管理面臨三大難：
- 一是效率提升難。企業(yè)中所有的業(yè)務(wù)審批只有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽字才可以生效，部門之間的合作也需要管理層開會后決定，這對“走在開會路上”的管理者和“尋找領(lǐng)導(dǎo)決策”的員工造成了極大困擾。
- 二是制度落地難。有時已經(jīng)獲得審批的付款文件經(jīng)常因?yàn)槿鄙傧嚓P(guān)資料而不能在財務(wù)處報銷，財務(wù)人員為難的同時也為經(jīng)辦人員帶來了不便。
- 三是信息共享難。由于信息共享不及時，同一業(yè)務(wù)的不同部門經(jīng)常會面臨賬目、流程等信息不統(tǒng)一的情況，影響后續(xù)進(jìn)程與決策。
就是在這樣的情況下，南港開發(fā)公司與致遠(yuǎn)互聯(lián)走到了一起，逐漸走向了“管理制度化、制度表單化、表單流程化、流程自動化”的1.0時代。
“管理制度化是我們進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型的第一步。我們將公司所有的管理規(guī)定匯總成管理制度手冊，根據(jù)制度手冊設(shè)計流程審批表單，之后結(jié)合表單與手冊，根據(jù)崗位、職責(zé)、權(quán)限設(shè)置審批流程與節(jié)點(diǎn)。”王東介紹，南港開發(fā)公司在梳理了所有流程后將其移植于致遠(yuǎn)互聯(lián)的協(xié)同管理系統(tǒng)中。無論是PC端還是移動端，管理者都可以隨時隨地進(jìn)行業(yè)務(wù)流程審批，審批的表單數(shù)量從幾個發(fā)展到成百上千個，從一項(xiàng)業(yè)務(wù)延伸到企業(yè)所有業(yè)務(wù)中，為協(xié)同管理2.0的到來奠定了基礎(chǔ)。
2.0時代：“以靜制動”，打破信息孤島
2012年，南港開發(fā)公司迎來協(xié)同應(yīng)用2.0時代，“為信息孤島鋪路搭橋，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)協(xié)同表單控制動態(tài)合同支付”成為了新的主題。
以前，企業(yè)員工通過OA系統(tǒng)發(fā)起各種項(xiàng)目流程審批，經(jīng)過一系列文件整理與流程審批后，由財務(wù)人員手動將審批結(jié)果錄入到ERP系統(tǒng)中。企業(yè)發(fā)展初期還好，但是到了2013年初，南港開發(fā)公司飛速發(fā)展，項(xiàng)目、合同、付款、造價等數(shù)據(jù)急劇增加，依靠人工變得力不從心。
合同狀態(tài)、工程造價、付款記錄存儲在ERP系統(tǒng)中，合同執(zhí)行過程中的付款申請、合同狀態(tài)變更在協(xié)同系統(tǒng)中用各種表單發(fā)起、審批。發(fā)起人在填寫表單時，合同信息、付款歷史、合同狀態(tài)能不能自動讀取？審批人在流程審批中，如何確信數(shù)據(jù)真實(shí)有效？支付人在款項(xiàng)支付時，如何保證沒有超出合同金額或合同階段付款？這些問題亟待解決。
依托致遠(yuǎn)協(xié)同，南港開發(fā)公司建立起了中間平臺，可以將ERP等各個系統(tǒng)中的全部數(shù)據(jù)匯總到一起，通過表單接口發(fā)起表單審批。
同時，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過中間平臺選擇要發(fā)起的項(xiàng)目審批合同，中間平臺會同步讀取付款情況，將來自不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，呈現(xiàn)到發(fā)起人的工作界面上。發(fā)起人填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，利用表單接口向致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)發(fā)送表單審批，之后進(jìn)行財務(wù)處理。以此實(shí)現(xiàn)了兩個系統(tǒng)的聯(lián)通。
3.0時代：實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目、合同、預(yù)算、費(fèi)用等績效管控
2017年，南港開發(fā)公司進(jìn)入了協(xié)同應(yīng)用3.0時代。隨著企業(yè)向多元化發(fā)展，原有外掛平臺式的系統(tǒng)整合已無法滿足管理需要。恰逢此時，致遠(yuǎn)互聯(lián)進(jìn)行了協(xié)同管理平臺優(yōu)化與升級，強(qiáng)化了業(yè)務(wù)定制平臺模塊。南港開發(fā)公司因此基于業(yè)務(wù)定制平臺對原有合同審批、支付系統(tǒng)進(jìn)行了升級搭建，并新增了項(xiàng)目管理、合同管理、預(yù)算管理、費(fèi)用控制等企業(yè)績效管控模塊，解決了項(xiàng)目管理三大痛點(diǎn)：
- 首先，針對“項(xiàng)目合同審批需人工修改”的情況，系統(tǒng)將審批建立在協(xié)同系統(tǒng)的業(yè)務(wù)定制平臺項(xiàng)目管理中執(zhí)行，項(xiàng)目與合同信息在審批完畢后自動生成，有效保證了數(shù)據(jù)的一致性。
- 其次，針對“合同執(zhí)行抓取信息不完整”的情況，系統(tǒng)在抓取信息后，經(jīng)過審批的執(zhí)行信息會自動寫進(jìn)獨(dú)立的單據(jù)記錄中，以保證數(shù)據(jù)完整性。
- 再次，針對“項(xiàng)目信息修改易產(chǎn)生執(zhí)行錯誤”的問題，系統(tǒng)在項(xiàng)目信息變更、審批后自動改變，有效保證了數(shù)據(jù)的及時和準(zhǔn)確性。
至此，基于致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同管理平臺，南港開發(fā)公司實(shí)現(xiàn)了含投資計劃、立項(xiàng)批復(fù)、投資批復(fù)等流程的項(xiàng)目前期，含招標(biāo)申請單、談判申請單、項(xiàng)目合同付款單等信息的項(xiàng)目中期，以及包含合同竣工驗(yàn)收審批、一類二類費(fèi)用結(jié)算審批、合同結(jié)算審計通知單、旅游保證金退還審批等流程的項(xiàng)目后期的全周期項(xiàng)目管理。
值得一提的是，在項(xiàng)目預(yù)算管理上，南港開發(fā)公司通過優(yōu)化預(yù)算科目與管理流程，基于動彈分析進(jìn)行全面規(guī)范，根據(jù)費(fèi)用類別進(jìn)行報銷，通過兩級控制預(yù)算等方式實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)預(yù)算的系統(tǒng)化、自動化、流程化管理。
隨著致遠(yuǎn)互聯(lián)新一代協(xié)同管理平臺的發(fā)布，南港開發(fā)公司也步入了協(xié)同管理4.0時代。南港開發(fā)公司通過新平臺整合不同系統(tǒng)，打造門戶集成，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化運(yùn)營，轉(zhuǎn)型高績效組織奠定了基礎(chǔ)。
九年的合作里，南港開發(fā)公司經(jīng)歷了協(xié)同管理從無到有、從靜態(tài)到動態(tài)、從分散到統(tǒng)一。正如王東在現(xiàn)場所言，“得益于致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺的每一次更新與進(jìn)步，伴隨著致遠(yuǎn)互聯(lián)的成長，我們的管理水平也得到了不斷提升。同時致遠(yuǎn)互聯(lián)用心傾聽我們的聲音，根據(jù)我們的需求和建議持續(xù)地改進(jìn)，使我們在溝通協(xié)作上更加高效、便捷。”
