“領(lǐng)導經(jīng)常在天上飛，一些重要文件得不到及時(shí)批示，很多工作就沒(méi)法往下推進(jìn)，長(cháng)此以往，集團的運營(yíng)效率就要被這一紙公文拖累。”談起過(guò)去一年來(lái)經(jīng)手的1100多份公文，重慶對外經(jīng)貿（集團）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：重慶外貿集團）信息中心主任劉仕華感慨萬(wàn)千，“以前用其他廠(chǎng)家的OA系統，領(lǐng)導不能進(jìn)行文檔修改，也無(wú)法直接做批示，一些重要文件經(jīng)常被耽擱。現在用的系統就能很好地解決這個(gè)難題。特級文件如果1小時(shí)內不處理，系統會(huì )連續提醒兩次，同時(shí)通過(guò)短信和微信兩種方式提醒他的上級領(lǐng)導以及集團的督察室。在上級領(lǐng)導和集團督察室雙重督促下，文件都能在1小時(shí)內得到處理。”
與致遠互聯(lián)的機緣巧合
作為重慶市國資委直接管理的市屬重點(diǎn)國有企業(yè)，重慶對外經(jīng)貿集團是重慶市委、市政府定位的全市擴大開(kāi)放、實(shí)施“走出去”戰略的綜合平臺。近年來(lái)，集團大力實(shí)施船頭朝外戰略，著(zhù)力調整結構，加快轉型升級，初步形成國際貿易、國際工程、現代金融、跨國投資四大板塊融合發(fā)展的業(yè)務(wù)架構，集團擁有子（分）公司96家，共有從業(yè)人員3萬(wàn)多人，在中南美洲、中東歐、東南亞、非洲設有四個(gè)區域總部，在39個(gè)國家和地區設有分支機構，與122個(gè)國家和地區保持著(zhù)長(cháng)期的經(jīng)貿業(yè)務(wù)往來(lái)，多個(gè)項目成為所在國或地區行業(yè)標桿。這幾年，集團處于一種快速發(fā)展的態(tài)勢，年營(yíng)收近300億，在中國服務(wù)業(yè)企業(yè)500強當中排名185位。
談到與致遠互聯(lián)的合作，劉仕華用“機緣巧合”來(lái)形容。早在2009年的時(shí)候，重慶對外經(jīng)貿集團把重慶市所有的外貿企業(yè)整合在一起。重組后的重慶對外經(jīng)貿集團旗下分、子公司多達96家，有的分、子公司有30多年的歷史，它們本身已經(jīng)使用了信息化的產(chǎn)品，包括OA產(chǎn)品。“2009年的時(shí)候，集團選擇了某廠(chǎng)商的OA系統，2016年我接手工作以來(lái)，就涉及到系統升級的問(wèn)題，之前合作廠(chǎng)商最大的問(wèn)題是在移動(dòng)OA上，領(lǐng)導沒(méi)法做批示，沒(méi)法對文檔進(jìn)行修改，要修改還要借助致遠互聯(lián)。為了解決這個(gè)問(wèn)題，我就直接找到致遠互聯(lián)談合作。從2016年年初，我們堅定選擇了致遠互聯(lián)來(lái)做PC端及移動(dòng)端的系統升級。”
重慶對外經(jīng)貿協(xié)同管理平臺PC端登錄界面
劉仕華進(jìn)而解釋?zhuān)?ldquo;機緣巧合只是一個(gè)契機，當時(shí)我們針對國內前幾名的協(xié)同廠(chǎng)商，從整個(gè)產(chǎn)品成熟度、系統穩定性、未來(lái)發(fā)展方向進(jìn)行了綜合評估，真正打動(dòng)我們的還是致遠互聯(lián)的品牌和實(shí)力。首先，致遠互聯(lián)是協(xié)同管理軟件的領(lǐng)軍企業(yè)，有15年的自主研發(fā)經(jīng)驗，產(chǎn)品、服務(wù)都有保障，我們信得過(guò)；其次，在全國服務(wù)的集團用戶(hù)廣泛，在行業(yè)應用、業(yè)務(wù)應用上都有深厚的積淀；再者，致遠協(xié)同產(chǎn)品簡(jiǎn)單、靈活、易用，尤其是零代碼即可應用的業(yè)務(wù)生成器，滿(mǎn)足了重慶外貿集團‘隨需定制’的業(yè)務(wù)管理需求，我們可以根據自身的行業(yè)特性和業(yè)務(wù)需求，快速搭建管理模塊，為管理提質(zhì)增效。”
二次開(kāi)發(fā)快速響應，公文處理1小時(shí)搞定
重慶對外經(jīng)貿集團在使用了致遠互聯(lián)的協(xié)同管理平臺一個(gè)多月后，就發(fā)生了翻天覆地的變化：第一，以相對低的成本很快解決了領(lǐng)導不能修改文檔和批示文檔的難題；第二，作為一種集團定制化的協(xié)同產(chǎn)品，致遠互聯(lián)對流程的二次開(kāi)發(fā)和應用響應很快；第三，系統具有很好的兼容性。“與致遠互聯(lián)的合作中，對集團信息發(fā)布、政令通達，對各項行政辦公事務(wù)的規范化管理與效率提升起到了顯著(zhù)的作用。”
對于定制化的二次開(kāi)發(fā)響應速度，劉仕華記憶猶新。“基于致遠互聯(lián)，我們做了兩次開(kāi)發(fā)，第一次開(kāi)發(fā)是今年年初，當時(shí)我們建了一個(gè)微信企業(yè)號。我們把致遠互聯(lián)的移動(dòng)端集成到微信企業(yè)號上，而且實(shí)現了很好的互聯(lián)互通。第二次開(kāi)發(fā)是今年七月份，按照集團主要領(lǐng)導的要求，我們做了一個(gè)基于協(xié)同的效能管理。”
集團依托致遠協(xié)同管理平臺將文件分為三種類(lèi)型：緊急、特急、一般。特級文件要求在1個(gè)小時(shí)內必須處理，如果1小時(shí)內不處理，系統會(huì )連續提醒兩次，同時(shí)通過(guò)短信和微信兩種方式提醒他的上級領(lǐng)導以及集團的督察室。上級領(lǐng)導和集團督察室雙管齊下，文件處理都在1小時(shí)內搞定。
使用致遠協(xié)同管理平臺這一年多來(lái)，集團發(fā)生了兩個(gè)巨大變化：2016年，通過(guò)手機移動(dòng)端處理的公文就達到了1100多個(gè)。節約紙張只是小事，關(guān)鍵的是集團的整個(gè)運營(yíng)績(jì)效得到大幅提高。“以前因為系統不能修改，領(lǐng)導就不好批，現在在移動(dòng)端也能夠做修改和批示，甚至可以做一些工作的安排和指示，這是非常有價(jià)值的。”第二大變化是，領(lǐng)導進(jìn)入PC端和移動(dòng)端，能直接把集團內部以前的很多簡(jiǎn)報、專(zhuān)題資訊全部取消，一鍵搬到致遠協(xié)同管理平臺上。“這就是一種協(xié)同方式，移動(dòng)應用進(jìn)一步提高了各項工作的效率，同時(shí)也能讓所有的辦公和企業(yè)管理的痕跡都留在系統里。”
集成管理系統為全球化集團管控打“底色”
作為全國地方性規模最大的對外貿易集團，重慶對外經(jīng)貿集團下屬分、子公司多達96家，在業(yè)績(jì)增長(cháng)的背后，管理體制的創(chuàng )新往往起到重要的作用。由于集團內擁有上萬(wàn)名員工，二級三級子公司數量也眾多，兼崗的管理難題較為突出。通過(guò)致遠互聯(lián)的A8協(xié)同管理系統兼崗設置，自動(dòng)識別且解決了在流程審批、信息查閱、文檔查閱、會(huì )議、公文等應用中的相關(guān)責權問(wèn)題。
以合同審批為例，當在系統上填寫(xiě)完合同審批表，系統會(huì )一步步與所屬部門(mén)主管到總部部門(mén)簽字處理的專(zhuān)員進(jìn)行協(xié)同，再通過(guò)發(fā)起部門(mén)的上級領(lǐng)導與監事者級進(jìn)行協(xié)同簽字，最后再交由總經(jīng)理、董事長(cháng)級審核，形成一套符合大集團的定制化分管風(fēng)險控制。致遠互聯(lián)也給集團設置了公共檔案和部門(mén)檔案、集團文檔等專(zhuān)有的知識文檔中心，從不同年份、不同所屬子公司建檔，對表格、書(shū)籍、公文公示進(jìn)行分類(lèi)，幫助企業(yè)員工和管理層查閱往年信息。而且致遠協(xié)同管理平臺提供了個(gè)人工作桌面插件，員工在登錄系統后，會(huì )在右面的彈窗上，及時(shí)彈出領(lǐng)導和公司發(fā)布的通知以及公司新頒布的公告，杜絕了之前的OA系統中，員工看不到最新消息而耽誤文件處理的問(wèn)題發(fā)生。
重慶外貿集團-集團門(mén)戶(hù)
對于未來(lái)，重慶對外經(jīng)貿集團希望更好的攜手致遠互聯(lián)，打造全球“互聯(lián)網(wǎng)+”的運營(yíng)管理模式。“希望其他IT系統都能集成在致遠互聯(lián)的統一協(xié)同門(mén)戶(hù)上，實(shí)現一次登錄協(xié)同門(mén)戶(hù)就可以進(jìn)入所有的IT系統，建立集團信息化管理統一平臺。人力資源部門(mén)的員工，登錄之后就自動(dòng)進(jìn)入人力資源系統；資產(chǎn)管理部門(mén)的員工，登錄之后就直接進(jìn)入到資產(chǎn)管理系統。通過(guò)協(xié)同門(mén)戶(hù)把各種系統價(jià)值發(fā)揮的更大，讓整個(gè)系統實(shí)現數據集成，并通過(guò)協(xié)同和業(yè)務(wù)的結合促進(jìn)高效工作，實(shí)現組織的扁平和高效。”劉仕華認為，信息化體系不僅能夠助推集團的業(yè)務(wù)發(fā)展，甚至還能夠改變整個(gè)集團的管控模式。比如利用云端做好數據備份和交互，利用信息化手段來(lái)控制貿易風(fēng)險、工程風(fēng)險、金融風(fēng)險和投資人風(fēng)險等。“依托致遠協(xié)同管理平臺，為集團信息化中長(cháng)期建設發(fā)展奠定了管理基石與技術(shù)平臺，以后跟致遠互聯(lián)還有很大的合作空間，希望從‘點(diǎn)’的支撐上升到‘面’的支撐。相信我們未來(lái)的合作前景會(huì )更美好。”
