成都市規劃設計研究院信息系統工程師 李楠（右二）
成都市規劃設計研究院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：成規院）是經(jīng)國家建設部批準的第一批甲級城鄉規劃設計單位，自1983年成立以來(lái)，先后完成了成都市及四川省內外多項各種類(lèi)型的規劃，并多次獲得了省級、國家級優(yōu)秀設計獎項。按照“城鄉規劃公共政策研究機構、城鄉規劃管理的技術(shù)支撐、城鄉規劃建設的人才基地”的組織定位，成規院已具備了極強的創(chuàng )新能力、學(xué)術(shù)研究能力以及巨大的行業(yè)影響力。
致遠互聯(lián)三大核心優(yōu)勢支撐成規院業(yè)務(wù)提升
成規院經(jīng)過(guò)多年的信息化發(fā)展已在不同的功能領(lǐng)域針對不同的管理場(chǎng)景建設了多種應用系統，如人力資源管理系統、知識管理系統、招投標系統以及規劃編制輔助系統等。但由于建設前期缺乏統一規劃，造成信息化孤島現象嚴重，盡管經(jīng)過(guò)一次整體升級，但成規院的信息化系統基本結構決定了其應對當前日趨復雜的管理環(huán)境已顯僵化。
其實(shí)，成規院早在2002年就采用了某軟件公司專(zhuān)業(yè)的項目管理系統，但原有系統結構耦合比較緊密，更改起來(lái)需要動(dòng)用大量的代碼，并且逐漸脫離了成規院的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，無(wú)論是操作性、效率，還是分析統計能力，都已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足成規院的業(yè)務(wù)需求。原有落后的管理系統嚴重阻礙了成規院的實(shí)際業(yè)務(wù)運營(yíng)。
“項目流程用紙質(zhì)任務(wù)書(shū)做記錄，流程走完后再將關(guān)鍵節點(diǎn)輸入系統，出現很多管理問(wèn)題。”成規院信息系統工程師李楠舉例說(shuō)，如領(lǐng)導出差，審批不及時(shí)，造成線(xiàn)下、線(xiàn)上流程分離的信息重復編寫(xiě)；企業(yè)內部的臨時(shí)項目管控無(wú)法以信息化方式落地執行；過(guò)往應該積累的相關(guān)數據大量流失等問(wèn)題。基于當前出現的信息化孤島現象以及對搭建統一身份認證平臺的迫切需求，成規院亟待建立涉及信息管理層面、流程控制層面、移動(dòng)化審批層面、規范檔案層面以及輔助分析決策層面的項目管理信息系統，使之能夠匹配成規院最新的業(yè)務(wù)流程。
對新系統的定位，成規院有著(zhù)嚴格的標準。李楠表示，“在選型期間，有多家廠(chǎng)商找到我們，包括一些專(zhuān)門(mén)從事規劃建筑行業(yè)的專(zhuān)業(yè)軟件廠(chǎng)商。但是我們基于三方面綜合考慮，堅定地選擇致遠互聯(lián)。首先，致遠互聯(lián)擁有‘地利’優(yōu)勢，在成都本地設有研發(fā)中心，通過(guò)實(shí)地考察，我們對這樣一支優(yōu)秀的技術(shù)團隊做好本地技術(shù)支撐是極有信心的；其次，是基于致遠互聯(lián)對同行業(yè)成功應用實(shí)踐的積累，經(jīng)過(guò)與致遠互聯(lián)售前工程師團隊的接洽與溝通，深入了解了技術(shù)團隊的用戶(hù)場(chǎng)景應用價(jià)值的挖掘能力，在致遠互聯(lián)團隊的專(zhuān)業(yè)協(xié)助下，我們重新梳理了信息系統的本質(zhì)需求；最后，致遠互聯(lián)獨具特色的業(yè)務(wù)生成器，讓我們?yōu)橹@喜，為我們提供了一種管理日常各種業(yè)務(wù)的單據流轉、事件管理、過(guò)程監控、團隊協(xié)作和信息共享的組合場(chǎng)景的基礎業(yè)務(wù)管理平臺，堪稱(chēng)提升組織業(yè)務(wù)管控和協(xié)作質(zhì)量的利器，滿(mǎn)足了成規院‘隨需定制’的業(yè)務(wù)管理需求。基于業(yè)務(wù)生成器，我們搭建了屬于成規院自己的項目管理系統。同時(shí)，基于業(yè)務(wù)生成器零代碼的特性，即便工程師不在的情況下，我們也可以自主搭建業(yè)務(wù)。簡(jiǎn)單、易用又快捷。”基于以上三點(diǎn)，也拉開(kāi)了成規院與致遠互聯(lián)合作的因緣。
全生命周期的項目管理，致遠協(xié)同助力成規院管理更高效
“致遠互聯(lián)的協(xié)同管理系統，最關(guān)鍵是幫助我院重新梳理了業(yè)務(wù)。”以任務(wù)下發(fā)階段為例，項目流程初期需要完成明確方向、制定目標、制定計劃等重要環(huán)節，在過(guò)去的流程中，由于使用紙質(zhì)任務(wù)書(shū)，下發(fā)任務(wù)的業(yè)務(wù)需要多名院領(lǐng)導批準。若遇領(lǐng)導外出，只能暫停任務(wù)書(shū)的簽署進(jìn)程，這樣串聯(lián)式的審閱批示流程，極其繁瑣，嚴重拖慢了項目進(jìn)程。在統一數據后，進(jìn)入致遠互聯(lián)協(xié)同管理系統，只需經(jīng)由生產(chǎn)助理發(fā)起任務(wù)表單，完成項目信息錄入，繼而觸發(fā)任務(wù)通知、工作計劃、核心需求給項目組成員，就可完成任務(wù)下發(fā)。致遠互聯(lián)協(xié)同管理系統同時(shí)兼具了對已輸入項目信息的即時(shí)修改功能，實(shí)現了各級領(lǐng)導在移動(dòng)端即可對相關(guān)項目流程進(jìn)行處理，更重要的是將多數環(huán)節執行過(guò)程由先前的串聯(lián)化轉變?yōu)楫斍暗牟⑿谢瑯O大地提高了流程進(jìn)度的推進(jìn)效率，減輕了領(lǐng)導及員工的工作量，也因此在成規院內部大受歡迎。
“致遠互聯(lián)的協(xié)同管理系統，還解決了我院系統的一大難題，使我們的歸檔模式發(fā)生了翻天覆地的變化。”作為一個(gè)規劃設計單位，成果是成規院最重要的一筆財富。但此前的項目管理系統，系統升級前后的信息需要獨立查詢(xún)、統計，導致了項目數據斷裂；在多項目審批過(guò)程記錄在“項目任務(wù)書(shū)”中，流程審批和項目檔案信息（項目基礎信息、合同信息等）分開(kāi)存儲，不能完成任務(wù)書(shū)線(xiàn)上流轉，導致流程審批和任務(wù)書(shū)打印要走線(xiàn)上線(xiàn)下兩遍，出現了管理破裂。面對此類(lèi)問(wèn)題，我們通過(guò)致遠協(xié)同項目管理系統，成功保障了項目業(yè)務(wù)及臺賬數據的遷移。
這對于成規院來(lái)說(shuō)是非常有價(jià)值的。例如，致遠協(xié)同項目管理系統將原有系統中的上萬(wàn)個(gè)項目檔案信息/合同信息/審批流程信息安全平穩地遷移至新項目管理系統中，項目文件資料遷移多達近千GB。如果用人工來(lái)做這項工作，后果將不堪設想，姑且不說(shuō)任務(wù)量大，一旦數據出錯，后續查詢(xún)將如大海撈針。而后實(shí)施的項目全過(guò)程管理，實(shí)現了在整體項目管理過(guò)程中的基于項目業(yè)務(wù)全程的協(xié)作，互通，留隙，高效，便捷式綜合管理。
在核心的審核環(huán)節過(guò)程中，通過(guò)功能優(yōu)化，針對從前的多層級審核步驟，系統將流程管控強度設置為Ⅰ類(lèi)流程，項目方案必須經(jīng)過(guò)特定審核環(huán)節，否則無(wú)法進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節；未按照審核意見(jiàn)進(jìn)行修正時(shí)，必須在系統中明示未修改原因。李楠說(shuō)：“這樣就很好的把節點(diǎn)控制情況用信息化手段進(jìn)行了實(shí)現。不論是季末還是年末的時(shí)候，我們可以很好的根據季末審批表非常清楚的、一覽無(wú)余的針對不同的設計所存在的問(wèn)題進(jìn)行有針對性的整治。”項目管理與經(jīng)營(yíng)管理是不可分離的，在涉及關(guān)于顧客的溝通記錄、項目更新以及例會(huì )等功能。針對此種需求，致遠互聯(lián)為用戶(hù)設置了諸多相關(guān)的表格形式，只要與某個(gè)具體項目相關(guān)聯(lián)，系統就可自動(dòng)將其更新與項目形成聯(lián)動(dòng)機制。致遠互聯(lián)在整個(gè)項目周期中設置了預警提示功能，通過(guò)初期針對錯綜復雜的長(cháng)周期業(yè)務(wù)規劃過(guò)程階段性管控，用戶(hù)在系統中可直觀(guān)的了解到項目進(jìn)度節點(diǎn)的進(jìn)展狀況，是否存在超期運作，使領(lǐng)導或項目相關(guān)人員都能通過(guò)預警展板對項目運行狀況進(jìn)行靈活掌。
基于成規院對過(guò)往較長(cháng)周期的項目的總結需求，設置了階段性項目歸檔功能，即把項目任務(wù)書(shū)及運行記錄進(jìn)行電子化規范自動(dòng)歸檔管理，并可隨時(shí)授權進(jìn)行相關(guān)信息增補。同時(shí)，在項目檔案深化管理層面，設置的項目首期檔案管理的自動(dòng)備份功能，不僅節約了人力資源成本，而且達成了單位利益與設計人員工作效率之間的完美平衡。另外，任務(wù)書(shū)一鍵打印功能，節省了紙質(zhì)流程運作時(shí)間，同時(shí)也能夠滿(mǎn)足相關(guān)的需求。
致遠互聯(lián)管理系統圍繞全生命周期的項目管理目標建成運行后，初步達到了關(guān)于提升、改善生產(chǎn)管理流程升級提速、移動(dòng)辦公以及安全平穩的數據遷移的預期目標。在李楠眼中：致遠協(xié)同助力成規院實(shí)現了全生命周期的項目管理，是最理想、最適用、可滿(mǎn)足規劃設計項目管理的信息化所需要的平臺，它成為我院提升對內業(yè)務(wù)規范管理綜合力和對外服務(wù)競爭力的有效保障。
