NTT COMWARE 位于日本品川區的辦公樓內
員工利用 Surface Hub 2S 進(jìn)行遠程面試
在提供技術(shù)支持和推進(jìn)面向未來(lái)的工作方式方面，NTT COMWARE 都達到了相當高的水準。借助微軟 Surface 設備，NTT COMWARE 開(kāi)啟了向更靈活、更敏捷、更協(xié)作工作方式的轉型之旅。在疫情形勢嚴峻、日本政府宣布居家辦公之時(shí)，NTT COMWARE 為期兩年的 Surface 設備部署也恰好進(jìn)入收尾階段。
這就意味著(zhù)，NTTCOMWARE 的數千名員工可以平穩過(guò)渡到新的工作方式，同時(shí)不間斷地為其眾多客戶(hù)提供重要的通信服務(wù)。即使在日本政府解除緊急狀態(tài)之后，NTT COMWARE 依舊能夠享受到由微軟 Surface Pro 商用版 和 Surface Hub 2S 帶來(lái)的遠程辦公便利。
01固定的工作場(chǎng)所限制了工作方式的轉變
NTT COMWARE 的愿景是建立一個(gè)靈活、現代化的辦公空間。但是，員工最基本的辦公工具——也就是他們常用的辦公硬件設備——阻礙了這種轉變。常用的受客戶(hù)機模式（thin client model）靈活性有限，且性能也較弱，因其設計初衷只為與托管并存儲了大部分員工工作及相關(guān)數據的服務(wù)器進(jìn)行連接。并且由于這些設備都固定在員工的工位上，即便是在最理想的情況下，辦公桌輪用制（hot desking）也很難實(shí)現。
對于長(cháng)期在外奔波的銷(xiāo)售人員來(lái)說(shuō)，他們更需要一種簡(jiǎn)便的方法來(lái)進(jìn)行產(chǎn)品展示。如果通過(guò)不穩定的網(wǎng)絡(luò )連接來(lái)訪(fǎng)問(wèn)這些演示內容，不僅操作不便，且通常速度緩慢；受客戶(hù)機設備的局限性也限制了銷(xiāo)售人員居家辦公的可能性。設備在電池續航方面的不足也讓銷(xiāo)售團隊備受困擾。他們指出，在向 NTT COMWARE 的客戶(hù)推銷(xiāo) IT 解決方案時(shí)，他們更需要在視覺(jué)上更具吸引力的設備來(lái)配合銷(xiāo)售行為。此外，舊有設備缺少攝像頭、麥克風(fēng)等配件，這也限制了遠程辦公員工通過(guò)電子郵件和電話(huà)進(jìn)行溝通。
安全性自然是現代化辦公的重中之重。IT 團隊想要擺脫原有 CAM 認證（Card Authentication Method）的局限，進(jìn)而采用更獨立、簡(jiǎn)化的安全機制，最大程度地提高便攜性。這就意味著(zhù)，要有一種讓 NTT COMWARE 員工能夠隨時(shí)隨地使用的靈活設備，跨越“固定設備”辦公模式設置的界限。
02“隨時(shí)隨地可用”Surface 推動(dòng)工作方式轉變
隸屬于 NTT COMWARE 企業(yè)戰略規劃部中的企業(yè)質(zhì)量部門(mén)被指派負責此次轉型任務(wù)。起初，因任務(wù)的要求復雜繁瑣，該部門(mén)計劃部署兩種設備以滿(mǎn)足需求。然而，這與 NTT COMWARE 簡(jiǎn)化辦公模式的初衷相悖。企業(yè)質(zhì)量部門(mén)專(zhuān)家 Naoya Okamoto 表示：“在我們的轉型計劃中，涉及兩種辦公設備及使用場(chǎng)景。一種是便攜式電腦，讓居家辦公的員工能夠快捷訪(fǎng)問(wèn)公司系統；另一種是平板設備，可供銷(xiāo)售人員隨時(shí)隨地輕松進(jìn)行產(chǎn)品演示。”
但這樣的計劃會(huì )加大項目復雜程度并增加成本。Naoya Okamoto 指出：“部署設備涉及的實(shí)操壓力包括創(chuàng )建主鏡像、為設備配備所有必要的外設，以及提供支持的復雜性。我們希望可以有一款設備能夠涵蓋所有這些需求，以簡(jiǎn)化操作。”
同時(shí)，母公司 NTT 的雙重認證要求以及簡(jiǎn)潔性目標，促使該團隊尋求能夠提供生物識別訪(fǎng)問(wèn)選項的設備。Naoya Okamoto 介紹道：“在比較了指紋、脈搏等幾種識別系統后，我們確信面部識別具有更高的安全性。最終，我們在四款備選設備中選擇了微軟 Surface Pro 商用版。”
NTT COMWARE 首先在銷(xiāo)售部門(mén)部署了500臺微軟 Surface Pro 商用版進(jìn)行嘗試，隨后又追加部署了2000臺設備。在這一階段，針對那些表現出能夠充分利用 Surface 功能來(lái)激發(fā)生產(chǎn)力的員工，企業(yè)質(zhì)量團隊為其配備了 Surface Pro 商用版，但部署卻就此停滯了。企業(yè)質(zhì)量部門(mén)專(zhuān)家、Surface 部署團隊成員 Junichi Shinya 表示：“在疫情爆發(fā)前，大部分員工都無(wú)法想象 Surface 所支持的靈活工作方式。只有20%的員工使用過(guò)我們的遠程辦公系統，其中一些人也曾質(zhì)疑這一模式的必要性：是否需要在家中采用和在辦公室一樣的工作模式？即使我們解釋了靈活辦公的好處，員工的使用率還是停滯不前。我們也在努力思考如何改善這一情況？但現在，一切都改變了。”
NTT COMWARE 總部的 ParkLabo
創(chuàng )作者空間促進(jìn)辦公模式轉型
03以 Surface 的靈活性從容應對突發(fā)事件
2020年3月，日本政府宣布進(jìn)入緊急狀態(tài)，讓這一情況得到改變。借助 Surface Pro 商用版設備和 Microsoft 365 突然從常規辦公狀轉換成為居家辦公狀態(tài)，讓 NTT COMWARE 公司的員工體會(huì )到了真正的、全新水平的便捷辦公。Shinya 表示：“宣布進(jìn)入緊急狀態(tài)后，公司順利過(guò)渡到遠程辦公模式，而這僅僅是因為我們在此之前已經(jīng)為全體員工配備了 Surface Pro 商用版設備。盡管緊急狀態(tài)已經(jīng)解除，但這種居家辦公的新模式仍在繼續。現在公司的員工偶爾會(huì )進(jìn)入辦公室辦公，但依舊自然地采用‘辦公桌輪用制’來(lái)保持社交距離。”
而在回歸到更加移動(dòng)化的辦公日常之后，Surface Pro 7 商用版長(cháng)達10.5小時(shí)的電池續航時(shí)間，讓 NTT COMWARE 公司的銷(xiāo)售團隊也無(wú)需再為設備充電而擔心。前置+后置攝像頭的配置，讓客戶(hù)會(huì )議可以隨時(shí)隨地進(jìn)行。員工在保證與客戶(hù)“面對面”溝通的同時(shí)，還可以利用后置攝像頭來(lái)拍攝文件或其他圖像，進(jìn)而通過(guò)高分辨率的12.3英寸 PixelSense? 顯示屏來(lái)獲得高質(zhì)量的共享體驗。觸控屏的配置則讓員工用手指或 Surface 觸控筆就能夠輕松繪制圖表或記錄內容。
而在線(xiàn)上會(huì )議依舊多于面對面溝通的當下，Dolby Audio Premium 帶來(lái)的清晰音效也為線(xiàn)上會(huì )議帶來(lái)了更身臨其境的體驗。
ParkLabo ParkLabo 創(chuàng )作者空間于2020年9月15日完工
結合 Microsoft 365，Surface Pro 商用版和 Surface Hub 2S 大幅度促進(jìn)了員工間的溝通與協(xié)作
04利用 Surface 創(chuàng )建一個(gè)靈活、安全的環(huán)境
NTT COMWARE 的網(wǎng)絡(luò )和云部門(mén)負責此次設備的部署，他們與信息安全部門(mén)進(jìn)行協(xié)調，嚴格實(shí)施 NTT 制定的安全措施。作為網(wǎng)絡(luò )和云部門(mén)的 IT 業(yè)務(wù)支持主管，Masashi Yamashita 負責每臺設備的配套采購、定制和預封裝，以供員工使用。公司安全政策要求他們在員工便利與高安全級別之間取得平衡。Yamashita 表示：“盡管在受客戶(hù)機模式下，只有極少量數據存儲于在 Surface Pro 商用版設備上，我們仍然需要運用安全策略來(lái)保證我們的關(guān)鍵安全原則。因此，我們采用了 Microsoft System Center Configuration Manager 來(lái)增強安全性和便利性，并在提高安全性和可用性方面取得了很好的平衡。”
05Surface Hub 2S重塑協(xié)同辦公
在全面“擁抱” Surface Pro 商用版和 Microsoft 365 之后，員工們開(kāi)始要求一個(gè)會(huì )議系統，以完善現有 Surface 功能。Okamoto 說(shuō)：“為了配合現有的微軟解決方案，我們還需要使用另一種微軟工具。因此，我們選擇 Surface Hub 2S 作為協(xié)同辦公方案。”
對于 NTT COMWARE 來(lái)說(shuō)，這一舉措意味著(zhù)可以與他們依賴(lài)的微軟解決方案（尤其是 Microsoft Teams）實(shí)現無(wú)縫互操作。通過(guò)無(wú)線(xiàn)投影分享屏幕，團隊可以訪(fǎng)問(wèn)他們的 OneDrive 文件或項目?jì)热荩@些都是 NTT COMWARE 日常運營(yíng)中的常用功能。Okamoto 表示：“Surface Hub 系列產(chǎn)品與 Microsoft 365 功能和 OneDrive 實(shí)現了無(wú)縫銜接，這也使得我們這一決策廣受好評。”
借助 Microsoft Whiteboard 提供的數字畫(huà)布，頭腦風(fēng)暴會(huì )議得以順暢進(jìn)行。憑借出色的 4K+ 顯示屏、4K 攝像頭、增強揚聲器和麥克風(fēng)，Surface Hub 2S 提供了輕松的溝通方式。一開(kāi)始，NTT COMWARE 部署了5臺 Surface Hub 設備，其帶來(lái)的協(xié)作提升讓 NTT COMWARE 留下了深刻印象，于是該公司又添置了15臺 Surface Hub 2S 設備。員工之間在保證物理距離的前提下，用白板功能分享想法。公司管理層則利用 Surface Hub 來(lái)提高管理戰略會(huì )議的效率，并對其便捷的內容分享贊不絕口。Okamoto 說(shuō)：“無(wú)論在難以聽(tīng)清彼此的大型會(huì )議室，還是參與一個(gè)規模為10人的問(wèn)答環(huán)節，Surface Hub 的麥克風(fēng)都能夠充分實(shí)現收聲，也帶來(lái)了更加清晰的視頻。”
公司戰略規劃部門(mén)經(jīng)理 Toru Usuda 認為，部署 Surface Hub 的原因之一在于差旅的減少，Skype 使用量的相應增加也印證了這一點(diǎn)。2020年6月的一項分析表明，即使將因疫情導致的差旅減少納入考量，企業(yè)總體的差旅成本也在下降。Usuda 表示：“部署 Surface 的一個(gè)顯著(zhù)特點(diǎn)是，我們可以與居家、或在任何地方辦公的同事快速、輕松地溝通。我們的辦公模式更加敏捷。現在，我們可以隨時(shí)組織會(huì )議；而在此之前，每開(kāi)一次會(huì )，我們都要進(jìn)行細致的規劃和準備。Surface 徹底改變了我們的工作環(huán)境。”
在位于東京總部的全新 ParkLabo 創(chuàng )作者空間中，NTT COMWARE 對創(chuàng )新的承諾體現得淋漓盡致。該空間于2020年9月開(kāi)放，是客戶(hù)、業(yè)務(wù)合作伙伴和員工的交流中心，而 Surface Hub 2S 則是推進(jìn)這些交流的“畫(huà)布”，這也是 NTT COMWARE 持續轉型的一部分。Usuda 表示：“我們將保持 Surface 設備和 Microsoft 365 帶來(lái)的轉型勢頭，不斷提高生產(chǎn)力。我們也能夠利用自身在解決方案方面的經(jīng)驗，為 NTT 集團的其它子公司以及我們的客戶(hù)提供服務(wù)。”
