中國勘察設計協(xié)會(huì )理事長(cháng)施設近期也表示：勘察設計企業(yè)一定要注重發(fā)展模式的轉型與產(chǎn)業(yè)結構的調整，將業(yè)務(wù)管理協(xié)同化，不斷優(yōu)化配置，將資源在系統中整合，從而推動(dòng)內部組織的調整，適應時(shí)代的發(fā)展。
業(yè)務(wù)如何提效、創(chuàng )新、協(xié)同？作為中國勘察設計行業(yè)翹楚，中國建筑西南勘察設計研究院有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“西勘院”）從招投標管理和商機管理兩個(gè)層面詮釋了“管理協(xié)同化”的奧秘。自2016年聯(lián)手中國協(xié)同管理軟件領(lǐng)導廠(chǎng)商致遠互聯(lián)以來(lái)，西勘院的“管理協(xié)同化”進(jìn)程可謂一路馳騁。用西勘院信息部余健的話(huà)說(shuō)，那就是“善協(xié)同得天下，攜致遠通四海。”
數據準確率95%以上，商機管理提高業(yè)務(wù)運營(yíng)效率
西勘院隸屬于世界500強企業(yè)之一的中國建筑股份有限公司，自1956年成立以來(lái)，西勘院先后完成了包括四川電視塔、成都地鐵、昆明新機場(chǎng)、成都雙流機場(chǎng)、成都新機場(chǎng)、上海迪士尼等大批國家重點(diǎn)工程在內的項目上萬(wàn)個(gè)，經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域拓展至印度、緬甸、泰國、阿聯(lián)酋、香港、赤道幾內亞等國家和地區。但是西勘院的信息化管理卻一度成為業(yè)務(wù)擴張的滯礙。
余健表示，“信息化管理是我們多年來(lái)的一大難題，在沒(méi)有上致遠協(xié)同管理系統之前，很多工作都是靠人工，很大程度上耽誤了項目的進(jìn)程，我們院領(lǐng)導也早就想到要上一套信息化管理系統，但是市面上適合我們西勘院特色的成熟的管理系統并不好找。要么操作起來(lái)太復雜，要么拓展性不靈活，給領(lǐng)導層帶來(lái)諸多不便。我們勘察設計行業(yè)的項目管理有一個(gè)鮮明的特性，那就是半徑長(cháng)、幅度大，公司領(lǐng)導層對系統提出了三點(diǎn)要求：一是配置靈活，能夠滿(mǎn)足企業(yè)極速擴展新需求，滿(mǎn)足企業(yè)管理變化，保障企業(yè)發(fā)展速度；二是操作簡(jiǎn)便，人人可用，人人會(huì )用，輕松實(shí)現全員參與管理；三是運維方便，業(yè)務(wù)配置前端化，無(wú)需停機變更修正即時(shí)生效。致遠協(xié)同恰恰吻合我們的這幾點(diǎn)管理訴求。”
致遠互聯(lián)到底是如何解決西勘院的管理難題的呢？
余健進(jìn)而表示：“此前，項目管理、合同管理、費用管理、投標管理等傳統管理過(guò)程，需要多平臺操作，給管理帶來(lái)了諸多不便和損耗，我們的第一個(gè)初衷，就是打破管理邊界、統一信息平臺。我們以致遠協(xié)同為基礎，以業(yè)務(wù)生成器為工具打造平臺統一的業(yè)務(wù)應用集群，避免過(guò)程中用戶(hù)需在多個(gè)系統中處理工作的處境，實(shí)現縱向業(yè)務(wù)流程與橫向審批流程相結合的管理手段。現在，項目管理、合同管理、費用管理、投標管理等業(yè)務(wù)應用集群，都可以集中在致遠協(xié)同管理平臺處理。”
統一平臺、打破邊界
以客戶(hù)信息管理為例，客戶(hù)信息對一個(gè)企業(yè)的重要性人人皆知，但是如何管理客戶(hù)信息卻不是人人能做好的。尤其是勘察設計行業(yè)，一個(gè)項目運營(yíng)人員往往要同時(shí)管理好幾個(gè)甚至幾十個(gè)項目。在項目管理的過(guò)程中，再能干的人也難免有遺漏。在西勘院以前就經(jīng)常出現這樣的情況：由于項目類(lèi)別的不同，當同一個(gè)人在管理多個(gè)項目時(shí)，項目運營(yíng)人員經(jīng)常會(huì )因為審核不充分，信息不能實(shí)時(shí)傳導，導致多個(gè)運營(yíng)人員登錄同一個(gè)項目，甚至導致項目公文的丟失；在上線(xiàn)致遠協(xié)同管理系統之后，就杜絕了這種情況的發(fā)生，即使遇到重復的內容，管理層也能通過(guò)開(kāi)會(huì )協(xié)商來(lái)解決。
西勘院-客戶(hù)信息管理
使用致遠協(xié)同管理系統定制的商機管理系統，員工從填寫(xiě)數據單到報給上級單位，都可以實(shí)時(shí)在系統中記錄，項目中需要對接的客戶(hù)信息也可以實(shí)時(shí)共享。以前，如果企業(yè)員工出差在外，項目管理內容的登記需要打電話(huà)委托給別人負責，使用致遠協(xié)同管理系統后，企業(yè)員工可以及時(shí)將業(yè)主信息錄入備案，并可隨時(shí)針對客戶(hù)信息進(jìn)行維護，針對客戶(hù)的不同價(jià)值等級進(jìn)行建檔，方便管理層決策。
以前，因為地域的影響，子公司上報數據到總公司，至少需要半個(gè)多月的時(shí)間，有時(shí)甚至需要一個(gè)月，這在很大程度上耽誤了項目的進(jìn)展和實(shí)施，在上線(xiàn)致遠協(xié)同管理系統之后，公司可以直接在系統里完成對項目的交接和匯報，按照固有的標準流程運行，僅需2-3天就可以核對完所有數據。根據上報數據，管理層可以用不超過(guò)一周的時(shí)間來(lái)審批項目情況，審批所有流程之后，系統會(huì )根據項目的時(shí)間順序排版，并每隔半個(gè)月反饋一次給對應的領(lǐng)導，項目匯報數據準確性都在95%以上。
“隨需定制”，招投標管理增強企業(yè)核心競爭力
致遠互聯(lián)針對西勘院經(jīng)常需要投標的情況，定制了企業(yè)的項目投標管理，從對投標文件的審批，到對投標項目的成分、預算等進(jìn)行分析，形成投標檔案及項目投標商務(wù)策劃結論意見(jiàn)表，并對投標文件進(jìn)行審批，保障投標順利執行。
西勘院-招標管理邏輯
西勘院-招標管理
西勘院每天要處理幾十個(gè)標書(shū)，由于市場(chǎng)標準都趨于一致，以前登記錄入的時(shí)候，無(wú)法進(jìn)行有效的標準來(lái)審核，現在依靠致遠互聯(lián)定制的投標管理系統，中標情況、競爭對手的信息統計等投標信息都可以在系統中及時(shí)共享，領(lǐng)導可以從多個(gè)維度來(lái)判斷，從而減少商務(wù)策劃上的風(fēng)險，提高整體處理標書(shū)的能力。
當投標結束后，利用致遠協(xié)同管理系統，西勘院還可開(kāi)展成本管理，將不同階段的成本記錄在案，編制成本計劃，等到項目完結之后，再分別對項目運行中的分包成本、分供成本、其他直接成本、安全生產(chǎn)成本、間接成本等統一匯總，記錄進(jìn)合同檔案中，從而結算總盈利收入，極大提高了西勘院在費用控制上的能力。另外，根據致遠協(xié)同系統，財務(wù)部門(mén)可以一目了然的查看旗下公司的總金額和各項成本支出、收入以及每個(gè)月的可支配收入，方便財務(wù)部門(mén)和管理層進(jìn)行費用預算評估和費用控制，為領(lǐng)導層提供資金鏈管理的決策參考。
西勘院-成本計劃編制表
因為在日常的項目投標和方案執行上，標書(shū)的審核和簽訂不能由領(lǐng)導逐一通知到下屬企業(yè)，每個(gè)項目的負責人常常因為自己負責的項目過(guò)多，不知道具體業(yè)務(wù)的負責人是誰(shuí)，沒(méi)有進(jìn)度提醒，很容易耽誤業(yè)務(wù)進(jìn)度，經(jīng)常是上報了信息卻無(wú)法及時(shí)有效的進(jìn)行管理，領(lǐng)導層不能實(shí)時(shí)了解項目的進(jìn)度和運營(yíng)情況，下一步的跟進(jìn)也就不能有效執行。致遠互聯(lián)根據西勘院的這種特殊情況，定制了業(yè)務(wù)模擬器，系統會(huì )在檔案生成上報之后，自動(dòng)設置時(shí)間提醒。根據業(yè)務(wù)的上報時(shí)間和流程時(shí)間，系統分一周、半個(gè)月、一個(gè)月的期限來(lái)設置提醒時(shí)間。每到項目提醒時(shí)間，系統就會(huì )通過(guò)手機、郵箱等移動(dòng)應用，第一時(shí)間發(fā)送到相關(guān)負責人，保證信息的時(shí)效性。此外，系統還可以及時(shí)將項目進(jìn)度保存在檔案中，方便業(yè)務(wù)人員將信息反饋給下屬員工和上級領(lǐng)導。
“總體來(lái)說(shuō)，我認為致遠協(xié)同對我們來(lái)說(shuō)不僅是管理工具，更為我們輸出了一套管理邏輯，而這個(gè)邏輯恰恰與西勘院的訴求不謀而合。基于致遠協(xié)同管理系統，我們堅持以業(yè)務(wù)驅動(dòng)管理，在業(yè)務(wù)開(kāi)始到結束的全過(guò)程中，設計制作了多個(gè)相對獨立但又互有聯(lián)系的功能管理模塊，解決傳統管理中信息人工流轉、效率低、流程不規范、最終審批結果無(wú)法追蹤和落實(shí)等問(wèn)題，幫助企業(yè)提升整體競爭力、實(shí)現精細化管理。”余健表示。
堅持業(yè)務(wù)驅動(dòng) 全生命周期管理
作為央企，西勘院希望未來(lái)致遠互聯(lián)可以在定制化方面繼續深耕，比如能開(kāi)發(fā)一套軟件，第一時(shí)間將國家領(lǐng)導的精神和政策呈現在系統中，方便企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)播報。同時(shí)，通過(guò)不斷的升級換代，致遠協(xié)同管理系統能將西勘院自主研發(fā)的軟件應用進(jìn)行全面集成，更好地順應時(shí)代發(fā)展，面向美好未來(lái)。
