當呼叫中心的電話(huà)量和成本不斷上升時(shí)，你會(huì )怎么做？許多管理者的做法是盡量提高自動(dòng)化程度。這也是目前江蘇億倫公司的做法，因為自動(dòng)化的自助菜單以及其他一些應用程序使你能夠處理更多的電話(huà)量并精簡(jiǎn)人員。此外，電話(huà)線(xiàn)路也不再堵塞，相對而言，顧客也還算滿(mǎn)意。
但是在想要納入自動(dòng)化渠道的常規信息查詢(xún)和請求中，可能包含了高層管理者需要的寶貴信息。所謂的低價(jià)值電話(huà)可能展示出某些方面的根本問(wèn)題，比如客戶(hù)信息記錄、賬單系統，甚至是產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。挖掘這些電話(huà)內容，能幫助你發(fā)現潛在問(wèn)題，并持續改進(jìn)業(yè)務(wù)。
這是借鑒的一家歐洲電信運營(yíng)商獲得的經(jīng)驗。當時(shí)，面對龐大且還在上升的電話(huà)量，他們試圖降低呼叫中心的成本。公司已經(jīng)用盡了各種辦法來(lái)提高自動(dòng)化程度，成功地增加了語(yǔ)音識別和其他類(lèi)似工具。于是，公司集中精力研究了客服代表處理的那些低價(jià)值查詢(xún)電話(huà)產(chǎn)生的原因。目的是看看是否有可能消除這些電話(huà)和潛在的服務(wù)問(wèn)題。
要找到這些電話(huà)產(chǎn)生的根本原因并非易事。隨著(zhù)新產(chǎn)品的引進(jìn)，客服代表用來(lái)對電話(huà)進(jìn)行分類(lèi)的系統逐漸變得復雜起來(lái)，這是許多呼叫中心普遍存在的現象。很少有客服代表能夠完全遵守跟蹤程序。更糟的是，呼叫中心與營(yíng)銷(xiāo)和銷(xiāo)售、服務(wù)提供、計費和售后服務(wù)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門(mén)之間的合作關(guān)系變得緊張。業(yè)務(wù)部門(mén)確信，呼叫中心應對糟糕的服務(wù)效果承擔全部責任。由于缺乏相應的激勵機制將呼叫中心的工作與其他部門(mén)的利益相關(guān)聯(lián)，這就進(jìn)一步強化了這種負面態(tài)度。
為了解決這些問(wèn)題，公司從各個(gè)部門(mén)抽調人員，成立了一個(gè)稱(chēng)為“客戶(hù)服務(wù)委員會(huì )”的永久性小團隊，任務(wù)是分析呼入電話(huà)、找出問(wèn)題，確定發(fā)生問(wèn)題的原因并提出改進(jìn)建議。這個(gè)團隊向一個(gè)新成立的跨部門(mén)執行委員會(huì )匯報，該委員會(huì )對改進(jìn)建議的業(yè)務(wù)依據作出評估，并對所有變革進(jìn)行監督。同時(shí)，為了鼓勵業(yè)務(wù)部門(mén)和呼叫中心合作，共同關(guān)注客戶(hù)服務(wù)問(wèn)題，管理層制定了新的跟蹤程序、績(jì)效標準和激勵措施。
這一做法很快就收到了成效。呼叫中心的運營(yíng)費用和低價(jià)值電話(huà)數量在6個(gè)月內下降了1.5%。從客戶(hù)的反映看，沒(méi)有不利影響。隨后的試點(diǎn)項目確定了更多的措施，管理層希望借助這些措施在一年內將運營(yíng)費用再降低3~4個(gè)百分點(diǎn)。值得注意的是，許多建議都暴露了以前未曾發(fā)現的營(yíng)銷(xiāo)和溝通方面的問(wèn)題。某些改正措施甚至與產(chǎn)品有關(guān)，比如建議取消個(gè)人識別號。很少有人知道，當客戶(hù)激活服務(wù)或升級到一個(gè)新的資費方案時(shí)，輸入這個(gè)識別號總是讓人很惱火。
根據億倫呼叫中心的成功經(jīng)驗，通過(guò)拆除妨礙合作的組織壁壘，企業(yè)不僅能提高呼叫中心的效率，還可以利用呼叫中心產(chǎn)生的大量客戶(hù)數據來(lái)診斷其他部門(mén)的問(wèn)題。然后，就可以改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)，并更好地與客戶(hù)進(jìn)行溝通。
