每天大會(huì )小會(huì )成了職場(chǎng)人的日常，光預約會(huì )議室、通知人員參會(huì )就要花費許多時(shí)間！Yeastar 智慧辦公-會(huì )議室預約系統新功能上線(xiàn)，豐富實(shí)用的功能幫助職場(chǎng)人輕松高效組織會(huì )議！
01.會(huì )議審批
Q：會(huì )議室有重要設備，每次預約都要發(fā)消息通知管理員審批，太麻煩了怎么辦？
A：會(huì )議室預約系統“會(huì )議審批”功能，實(shí)現審批消息自動(dòng)發(fā)送，預約人無(wú)需親自溝通，審批流程更高效，會(huì )議室財產(chǎn)安全有保障。
- 在「會(huì )議室設置」開(kāi)啟審批功能，設置免審批人員，免審批人員預約會(huì )議室后可直接使用；
- 在「會(huì )議室管理」將需要審批的會(huì )議室設置為“審批會(huì )議室”，并設置1個(gè)或多個(gè)審批人員，預約該會(huì )議室需要經(jīng)過(guò)指定人員審批才能使用；
- 用戶(hù)預約審批會(huì )議室后，審批人員會(huì )在平臺“審批列表”、郵件或協(xié)同辦公軟件收到審批通知，審批人可對預約申請進(jìn)行“通過(guò)”或“拒絕”。
02.會(huì )議服務(wù)
Q：開(kāi)會(huì )前需調試設備，聯(lián)系不上IT人員，著(zhù)急開(kāi)會(huì )怎么辦？
A：通過(guò)會(huì )議室預約系統“會(huì )議服務(wù)”功能，用戶(hù)預約會(huì )議室時(shí)，只需選擇服務(wù)類(lèi)型，需求會(huì )自動(dòng)同步負責人。負責人提前做好準備，如會(huì )議室設備調試、茶水準備或會(huì )后衛生清潔等，讓開(kāi)會(huì )更加省時(shí)省心。
- 在「會(huì )議室設置」開(kāi)啟會(huì )議服務(wù)，添加服務(wù)類(lèi)型和對應的聯(lián)系人；
- 用戶(hù)在預約會(huì )議室時(shí)，點(diǎn)擊“更多選項”，開(kāi)啟會(huì )議服務(wù)功能，選擇服務(wù)類(lèi)型，保存便完成會(huì )議服務(wù)預約。
03.添加外部參會(huì )人
Q：有外部人員參會(huì )，內部通知完后還需另外通知，效率太低怎么辦？
A：會(huì )議室預約系統“添加外部參會(huì )人員”功能，讓用戶(hù)在選擇參會(huì )者的時(shí)候，可以添加公司外部的人員作為參會(huì )者。只需輸入外部人員郵箱，會(huì )議室預約成功后系統自動(dòng)發(fā)送郵件通知外部人員參與會(huì )議。
04.會(huì )議室收藏
Q：會(huì )議室數量多、列表太長(cháng)，怎樣才能快速找到自己經(jīng)常預約的那間？
A：用戶(hù)通過(guò)會(huì )議室預約系統的“會(huì )議室收藏”功能，收藏自己偏好或經(jīng)常用的會(huì )議室，預約時(shí)勾選“只展示收藏”，便可以快速定位到收藏的會(huì )議室進(jìn)行預約。
05.會(huì )議室排序
Q：增加新的會(huì )議室，預約界面的會(huì )議室列表無(wú)法調整排序，怎么辦？
A：Yeastar 智慧辦公的會(huì )議室預約系統具備“會(huì )議室排序”功能，管理員可以將會(huì )議室按照使用性質(zhì)、所在樓層等類(lèi)型進(jìn)行排序。用戶(hù)端界面按照排序結果展示，便于集中展示同類(lèi)型會(huì )議室，員工預約更快捷。
