「**律所案件管理需求剖析」
湖南**律所事務(wù)所，一家經(jīng)湖南省司法廳審批成立的綜合性律師事務(wù)所，政府機構、企、事業(yè)單位等多家機構的法律顧問(wèn)，專(zhuān)注于刑事案件的處理，具有豐富的執業(yè)經(jīng)驗，并在業(yè)界享有良好的聲譽(yù)。
然而在案件跟進(jìn)過(guò)程中，**律所主要依靠律所內勤人員以及律師的記憶來(lái)進(jìn)行案件資料上傳、案件進(jìn)度以及辦案流程的提醒等。由于案件跟進(jìn)過(guò)程中時(shí)間節點(diǎn)多、周期長(cháng)，可能會(huì )造成案件跟進(jìn)重要節點(diǎn)的遺忘，進(jìn)而導致聯(lián)系當事人獲取案件材料與案件材料上傳至法院不及時(shí)等問(wèn)題的出現。同時(shí)，律所合伙人不能系統地掌握所有的案件信息。為解決這些問(wèn)題，**律所迫切地需要一套案件管理系統來(lái)進(jìn)行案件流程管控等。
「**律所案件管理系統建設」
針對**律所的現狀，暢遠技術(shù)基于釘釘宜搭平臺，為其搭建了一套集案件派發(fā)、跟進(jìn)與回款于一體的案件管理系統。
一、案前：內勤人員可通過(guò)系統進(jìn)行案件登記，并完成案件派發(fā)。
在該案件管理系統上，**律所內勤人員通過(guò)填寫(xiě)“案件登記”表來(lái)登記案件基本信息。登記成功后，頁(yè)面將自動(dòng)跳轉至“案件派發(fā)”表，內勤人員在填寫(xiě)或補充律師/業(yè)務(wù)員等人員信息后，即可進(jìn)行案件派發(fā)工作。案件派發(fā)后，系統將自動(dòng)把案件跟進(jìn)信息通過(guò)釘釘推送給相應的律師與業(yè)務(wù)員。與此同時(shí)，通過(guò)該系統的“派發(fā)詳情”數據列表，律所內勤人員可快速查看到所有案件的派發(fā)和結案情況。
二、案中：內勤人員可通過(guò)系統實(shí)時(shí)修改案件信息。 內勤人員可根據案件實(shí)際情況，在案件跟進(jìn)過(guò)程中隨時(shí)隨地對案件進(jìn)行改派；同時(shí)，亦可在其權限范圍內對案件基礎信息進(jìn)行更改。
三、案中：律師可通過(guò)系統進(jìn)行案件進(jìn)度填寫(xiě)和接收案件進(jìn)度提醒。
當律師收到案件派發(fā)釘釘提醒后，可在該系統“我的跟進(jìn)”數據列表中查看到自己負責的案件及其案件信息，并可直接點(diǎn)擊相關(guān)案件表頭信息，進(jìn)行填寫(xiě)或修改案件進(jìn)度。
案件管理系統將根據“案件進(jìn)度填寫(xiě)”頁(yè)面內的時(shí)間字段信息，自動(dòng)形成案件跟進(jìn)提醒，并通過(guò)釘釘及時(shí)將案件進(jìn)度提醒推送至相應的律師與業(yè)務(wù)員。
四、案后：律師、內勤、業(yè)務(wù)人員可通過(guò)系統高效進(jìn)行案件結案和回款。
在案件結束后，律師和內勤人員在案件管理系統填寫(xiě)“案件結案”表，即可對案件進(jìn)行結案歸檔。已結案歸檔的案件無(wú)法再進(jìn)行跟進(jìn)進(jìn)度填寫(xiě)，同時(shí)該案件所有信息將在律師“我的跟進(jìn)”、內勤“派發(fā)詳情”數據列表中自動(dòng)移除。
而關(guān)于案件的回款問(wèn)題，業(yè)務(wù)員在案中和案后都會(huì )接收到釘釘自動(dòng)發(fā)起的“回款跟進(jìn)提醒”，不會(huì )存在遺忘收款或者案件回款嚴重拖延的情況。當收到案件回款后，內勤或業(yè)務(wù)員可通過(guò)系統“回款跟進(jìn)”表，進(jìn)行與本人相關(guān)的案件回款記錄填寫(xiě)。基于企業(yè)資金保密性原則，系統對不同職位的員工進(jìn)行了權限設置，如：合伙人可查看所有案件的回款記錄、內勤與業(yè)務(wù)員不可查看歷史回款記錄與回款詳情等。
五、合伙人通過(guò)系統可一目了然地掌握律所案件情況。
基于案件管理系統，**律所合伙人能從案件派發(fā)詳情、案件總覽、案件統計、回款明細等數據列表頁(yè)，查看到律所總部和分所的案件情況。通過(guò)這些詳細的數據統計分析，合伙人可清楚地了解到律所核心業(yè)務(wù)變化、哪類(lèi)案件數量接辦最多、每位律師辦理過(guò)哪些類(lèi)型案件、每個(gè)案件的回款明細等，全面掌控律所運營(yíng)狀況，及時(shí)調整戰略等。
暢遠技術(shù)基于釘釘為**律所搭建的案件管理系統，幫助該律所實(shí)現了案前登記、案中跟進(jìn)、案后回款的全流程管控；在減少員工工作量與提高員工工作效率的同時(shí)，增強了律所合伙人對內部人員日常辦公的管理。接下來(lái)，暢遠技術(shù)將持續優(yōu)化服務(wù)和產(chǎn)品，為更多的單位提供更優(yōu)質(zhì)的數字化服務(wù)，幫助他們實(shí)現辦公自動(dòng)化、數字化。
