研究表明，協(xié)作團隊的績(jì)效是同行的5倍以上。在一個(gè)始終保持聯(lián)系的世界中，團隊協(xié)作工具是協(xié)作體驗的核心。
正確的技術(shù)可以為任何類(lèi)型的團隊帶來(lái)生產(chǎn)力和績(jì)效解決方案。但是，企業(yè)使用這些工具的正確策略也很重要。這里只是您可以用來(lái)改善團隊協(xié)作的一些步驟。
1、使用正確的工具進(jìn)行工作
大約一半的全球員工認為在家工作時(shí)他們的生產(chǎn)力更高。這表明對遠程工作的需求將在未來(lái)幾年持續。移動(dòng)工作帶來(lái)了對新工具的需求，例如即時(shí)消息傳遞應用程序和視頻會(huì )議服務(wù)。
除了簡(jiǎn)單地投資這些解決方案外，公司還需要確保其員工知道使用哪些工具以及何時(shí)使用。對于需要進(jìn)行復雜對話(huà)的情況，視頻會(huì )議是一個(gè)很好的解決方案。但是，這不是快速追趕和確認的正確選擇。確保您的客戶(hù)知道什么時(shí)候發(fā)送電子郵件，接聽(tīng)電話(huà)或發(fā)起視頻通話(huà)。
2、使視頻成為文化的一部分
如今，以視頻為先的協(xié)作方式變得越來(lái)越流行。已經(jīng)對視頻感到滿(mǎn)意的新一代人正在進(jìn)入勞動(dòng)力市場(chǎng)。而且，既然所有領(lǐng)先的團隊協(xié)作工具都隨附了易于訪(fǎng)問(wèn)的視頻，則撥打電話(huà)變得更加簡(jiǎn)單。
但是，您的團隊中可能會(huì )有一些人拒絕視頻。作為業(yè)務(wù)領(lǐng)導者，您需要確保突出顯示視頻對于持續連接的價(jià)值。視頻模仿遠程員工每天都不會(huì )進(jìn)行的面對面對話(huà)。
視頻可能是向會(huì )議添加上下文的一種有價(jià)值的方法。別忘了將視頻用于非工作會(huì )話(huà)。這導致更好的粘合體驗。
3、明確期望
遠程和遠程工作的最大好處之一是它為員工提供了更多的自由。但是，制定正確的政策仍然很重要。通過(guò)讓他們知道何時(shí)每個(gè)人都可以上網(wǎng)來(lái)指導團隊成員是一個(gè)好的開(kāi)始。確保您的員工知道何時(shí)必須進(jìn)行會(huì )議和對話(huà)。
此外，有必要確保您的員工在遠距離協(xié)作時(shí)知道您要衡量的內容。您將如何跟蹤非辦公室員工的敬業(yè)度？您是否希望員工定期簽到，并讓他們知道他們在某些項目上取得了哪些進(jìn)展？
從第一天開(kāi)始就說(shuō)明您的期望，以后就不太可能會(huì )產(chǎn)生誤解。
4、建立信任和尊重
雖然有時(shí)介入您的遠程和遠程員工很有幫助，但是如果您希望團隊協(xié)作蓬勃發(fā)展，則需要贏(yíng)得信任。不斷跟進(jìn)您的工作人員會(huì )使他們感到不知所措和不高興。重要的是要知道何時(shí)退后一步，讓員工找到自己的方式。
此外，鼓勵就工作方法和策略進(jìn)行定期討論也有幫助。不同的人將以自己獨特的方式來(lái)處理項目。要求您的員工尊重其他員工的策略和背景對于幫助每個(gè)人有效地協(xié)作至關(guān)重要。
5、輕松尋求幫助
如果您的員工是第一次遠程工作，或者您剛開(kāi)始使用協(xié)作工具，那么一定會(huì )遇到麻煩。首先，請確保您擁有大量有關(guān)如何使用某些工具和服務(wù)的文檔。有關(guān)如何成功舉辦視頻會(huì )議的指南可能會(huì )非常有用。
同時(shí)，必須確保您的員工在需要其他支持時(shí)知道向誰(shuí)求助。有時(shí)您的員工會(huì )有疑問(wèn)。確保您已準備好回答他們。
6、收集數據以不斷改進(jìn)
團隊協(xié)作應用程序通常是任何環(huán)境的寶貴補充。但是，只有在愿意衡量策略的情況下，您才可以確切地看到策略的有效性。跟蹤您的項目管理工具，以查看員工完成任務(wù)的速度。跟蹤新工具的采用率，并查看有多少人堅持使用未經(jīng)批準的選項。
除了從團隊使用的協(xié)作工具中收集數據之外，請記住從人們本身那里獲取反饋。您的員工將能夠準確地告訴您他們需要什么樣的生產(chǎn)力。
7、設定截止日期
如果您因為某些員工正在遠程工作而使用團隊協(xié)作工具，那么確保您的團隊知道他們仍然必須在特定時(shí)間完成任務(wù)非常重要。使用項目管理工具設置截止日期將幫助您的員工了解哪些任務(wù)最重要，以便他們可以相應地安排時(shí)間。
擁有一個(gè)適當的系統可能也很有價(jià)值，該系統允許您的團隊成員在需要節省時(shí)間的情況下請求將工作委派到其他地方的機會(huì )。
8、鼓勵友善競爭
競爭有時(shí)在工作環(huán)境中可能是有毒的事情。但是，如果正確使用，它也可以保持員工的積極性。讓協(xié)作小組中的每個(gè)人都跟蹤團隊的進(jìn)度通常是一個(gè)好主意。如果您的員工可以看到他們的工作如何適合他們的同事，那么他們也知道是否需要加倍努力。
您甚至可以使用跟蹤工具使您的員工有機會(huì )贏(yíng)得獎勵和獎金。讓您的團隊成員知道，如果他們在某個(gè)截止日期之前交付了您期望的結果，那么他們將獲得獎勵。
9、鼓勵休閑聊天
協(xié)作工具對于確保大量與業(yè)務(wù)相關(guān)的對話(huà)非常重要，并且可以進(jìn)行團隊協(xié)作。使用正確的工具，您可以高效地共享文件，畫(huà)面和項目。不過(guò)，鼓勵不時(shí)閑聊也很重要。允許員工之間的閑聊將建立友誼。
您的團隊成員需要感覺(jué)到，他們不僅僅是您的蜂巢中的一個(gè)工人。通過(guò)團隊協(xié)作工具上的休閑聊天室和水冷室，您可以鼓勵有意義的聯(lián)系。
10、保持靈活
最后，請記住，團隊的需求可能會(huì )隨著(zhù)時(shí)間而變化。有時(shí)需要在堆棧中添加新的工具和服務(wù)。這就是為什么選擇允許集成，插件和擴展的團隊協(xié)作工具如此重要的原因之一。
密切注意您的員工的工作方式以及每天如何幫助他們最大程度地完成工作。隨著(zhù)時(shí)間的流逝，您的協(xié)作策略將不斷發(fā)展，以適應團隊成員的獨特需求。在發(fā)生這種情況時(shí)，準備好進(jìn)行樞紐，添加其他技術(shù)，甚至提供額外的培訓。
團隊協(xié)作無(wú)處可去。隨著(zhù)工作世界的不斷發(fā)展，協(xié)作工具將成為我們協(xié)作方式的核心。確保您已準備好。
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