電子郵件歸檔審計不容兒戲。電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)溝通、交流的重要工具，不僅可以提高企業(yè)辦公效率，還可能在法律糾紛中起到重要作用。但是與此同時，企業(yè)也面臨郵件歸檔審計方面的諸多難題：
1．需要遵從薩班斯·奧克斯利法案、企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范等國內(nèi)外法律法規(guī)對郵件信息的歸檔和審計流程的相關要求。
2. 日積月累，隨著企業(yè)業(yè)務量的持續(xù)增長、信息流的日益健全，越來越多的郵件給郵件服務器的存儲和運行都帶來了很大的壓力。
3. 在海量郵件中查找所需的郵件往往效率很低，特別是在遇到需要響應審計訴訟等緊急情況時，要在法規(guī)要求的有效時間內(nèi)，迅速提交相關郵件資料十分困難。
4. 郵件信息中往往包含一些很重要的企業(yè)信息，而這些信息分散在各處，企業(yè)無法對所有郵件的往來、操作及內(nèi)容進行有效的監(jiān)管審計。
5. 企業(yè)在耗費大量的時間、精力、成本備份郵件數(shù)據(jù)后，無法隨時隨地對郵件進行調取和管理，這給快速恢復郵件數(shù)據(jù)帶來不小的困難。
針對以上困擾企業(yè)的難題，北京慧點科技有限公司（簡稱慧點科技）為企業(yè)用戶提供了一款全面、高效、安全、便捷的郵件歸檔解決方案。該方案主要具有以下6大特色：
其一，全面滿足法規(guī)遵從需求。慧點科技采用了能夠全面滿足法規(guī)遵從需求的企業(yè)郵件架構，將企業(yè)的電子郵件完整地遷移到企業(yè)郵件歸檔服務器上， 以滿足國內(nèi)外法律法規(guī)對郵件等電子文檔的留存方式和留存時間要求。
其二，跨平臺高效自動歸檔。慧點科技郵件歸檔系統(tǒng)不僅支持Windows、Linux等操作系統(tǒng)，更可同時連接Domino、Exchange等多種主流郵件服務器及多種存儲設備，自動將企業(yè)中的郵件全部歸檔、管理起來。
其三，大幅度降低存儲空間。慧點科技郵件歸檔系統(tǒng)在對郵件進行壓縮、削減、單實例處理后，能夠釋放70%以上的郵件存儲空間，用戶可以在確保遵從法規(guī)的同時，大幅減少存儲上的支持，并降低郵件系統(tǒng)的復雜性。
其四，不改變用戶使用習慣。慧點科技郵件歸檔系統(tǒng)能夠與郵件客戶端和OA系統(tǒng)進行無縫對接，用戶可以不用改變自己的使用習慣，依舊按照原來的方式查找、瀏覽、下載或轉發(fā)已歸檔的電子郵件，更可以自行恢復誤刪的郵件。
其五，精準高效檢索所需郵件。系統(tǒng)內(nèi)置的搜索引擎支持多種語言和多種附件種類的檢索，豐富的查詢條件、多樣的檢索方式以及特有的歸檔數(shù)據(jù)加密存儲格式，幫助用戶在短短的幾秒鐘內(nèi)從上百萬封的郵件中搜到所需信息。
其六，集中監(jiān)管審計企業(yè)郵件。慧點科技郵件歸檔系統(tǒng)提供自動審計、分組審計、郵件跟蹤審計、操作行為審計、屏蔽敏感數(shù)據(jù)和監(jiān)管情況通知等多種功能。用戶可以自定義審計策略，由系統(tǒng)自動監(jiān)控往來郵件并將結果發(fā)送給指定的監(jiān)管人員。
慧點科技郵件歸檔系統(tǒng)已經(jīng)為眾多企業(yè)提供了專業(yè)的郵件歸檔服務，國內(nèi)某國際機場股份有限公司就是受益者之一。在經(jīng)過對郵件歸檔系統(tǒng)一段時間的使用后，公司對系統(tǒng)的表現(xiàn)十分滿意。系統(tǒng)不僅將郵件一封不落地全部歸檔，從而實現(xiàn)相關法規(guī)的遵從，而且郵件經(jīng)過去重壓縮后的內(nèi)容只占原空間的30%，郵件服務器的性能得到了顯著的提升。其出色的搜索引擎也有效支持了緊迫的訴訟要求和日常工作的需要。而郵件監(jiān)管功能也幫助公司審計部門能夠及時發(fā)現(xiàn)符合監(jiān)管條件的郵件，第一時間通知監(jiān)管人員。這些都使慧點科技郵件歸檔系統(tǒng)完全融入到該公司的信息管理流程中，成為日常工作的重要組成部分。
