- Veritas最新調研報告顯示，員工正削弱企業(yè)對公司數據的管控力
- 數據管理實(shí)踐應與信息共享的發(fā)展實(shí)現同步，否則企業(yè)將面臨合規和數據安全的風(fēng)險
北京 – 2021年3月10日 – 今日，全球數據保護及數據管理領(lǐng)域的領(lǐng)導者Veritas Technologies發(fā)布了Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report（Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報告），突出強調了錯誤使用即時(shí)通訊軟件（IM）和商業(yè)協(xié)作工具的風(fēng)險。該調研顯示，超過(guò)七成員工表示曾用上述工具分享過(guò)對業(yè)務(wù)至關(guān)重要的公司敏感數據。
隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)的不斷創(chuàng )新完善，即時(shí)通訊軟件已成為人們溝通的重要工具，新冠疫情更是加速了其發(fā)展速度。Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report（Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報告）對包括中國在內的10個(gè)國家的12,500名辦公室職員進(jìn)行了問(wèn)卷調查。調研發(fā)現，員工正在削弱企業(yè)對公司數據的管控力，企業(yè)可能將面臨合規和數據安全的風(fēng)險：在中國市場(chǎng)，74%的員工保存了他們通過(guò)即時(shí)通訊軟件分享的信息，與之相反的是，60%的員工則選擇在平臺完全刪除信息。如監管機構要求查看平臺記錄，這兩種情況都可能給企業(yè)帶來(lái)不可預計的損失。
Veritas調研報告發(fā)現，中國員工在即時(shí)通訊軟件上分享的敏感數據包括：客戶(hù)信息（28%）、人力資源相關(guān)信息（26%）、合同信息（20%）、業(yè)務(wù)計劃（23%），甚至包括新冠病毒核酸檢測結果（21%）。另外，員工普遍使用商業(yè)協(xié)作工具來(lái)完成交易、處理訂單甚至同意加薪，但他們認為，即使這么做，也不會(huì )產(chǎn)生有法律效應的正式記錄。調研顯示，有67%的中國員工認為公司保存了他們的這些信息。
Veritas 公司大中華區總裁楊晨表示：”對大多數人來(lái)說(shuō)，我們的工作生活方式從2020年開(kāi)始發(fā)生了重大轉變，越發(fā)依賴(lài)線(xiàn)上應用與社交軟件。多數企業(yè)正在緊急改進(jìn)數據管理策略，以便將新興的業(yè)務(wù)應用平臺納入其中。”
即時(shí)通訊軟件的頻繁使用，加劇了問(wèn)題出現
研究表明，自新冠疫情爆發(fā)以來(lái)，員工使用Zoom、Teams和微信等即時(shí)通訊軟件的時(shí)間增加了20%。目前，中國員工平均每天花費3.1個(gè)小時(shí)在這些應用程序上，其中，30%的員工每周需要花費超過(guò)一半的工作時(shí)間。現在，大量的業(yè)務(wù)都通過(guò)這些軟件進(jìn)行，員工也認為平臺協(xié)議具有約束力。例如，通過(guò)即時(shí)通訊軟件，44%的員工接受并處理了訂單，31%的員工接受了求職者的推薦信，34%的員工接受了已簽署的合同。
在全球范圍內，盡管有30%的員工因在這些平臺分享敏感數據而遭到雇主斥責，但數據還是在共享。這些警告可能并沒(méi)什么用，因為在接受調查的所有員工中，有79%表示他們將來(lái)還是會(huì )分享此類(lèi)信息。
楊晨表示：“我們可以清楚看到，限制員工使用即時(shí)通訊軟件并不起作用。相反，我們不應與之對抗，而是要解決問(wèn)題。”
即時(shí)通訊軟件幾乎和電子郵件一樣被信任
當被問(wèn)及哪種溝通方式最能證明一項協(xié)議的約束力時(shí)，我們發(fā)現，員工認為多數平臺上的信息能成為可靠證據，但公司未必能準確抓取：
- 95%的中國員工認為即時(shí)通訊軟件是對協(xié)議的可靠認定，等同于電子郵件和書(shū)面協(xié)議
- 91%的中國員工信任電子簽名，90%信任電話(huà)，89%信任短信
- 另外，76%甚至認為社交媒體可作為達成一致的可靠證據
另外，通過(guò)對比各個(gè)國家之間的調研數據，我們也看到了一些引人注意的差異：
- 總體來(lái)看，34%的員工會(huì )接受通過(guò)即時(shí)通訊軟件發(fā)出的訂單，并著(zhù)手處理。但存在地區差異——在中國，有49%的員工會(huì )采取銷(xiāo)售行動(dòng)，而在美國只有29%的員工會(huì )這樣做
- 74%的中國員工會(huì )保存自己在即時(shí)通訊軟件上分享的信息，而在美國和英國，這一數據是58%和44%
- 出于個(gè)人目的而使用商業(yè)溝通工具的意愿存在很大差異——57%的中國和韓國員工使用過(guò)公司溝通工具進(jìn)行私人對話(huà)。相比之下，美國員工的比例為47%,而英國僅為32%
- 平均有30%的受訪(fǎng)者曾因使用即時(shí)通訊軟件而遭到雇主斥責，這表明一些雇主在公司規定方面比其他雇主更清楚。在韓國，這一數字上升到40%,但在中國下降到24%
楊晨認為：“目前，商業(yè)數據無(wú)處不在。完成交易，處理訂單，分享敏感個(gè)人信息等都通過(guò)視頻會(huì )議和信息平臺進(jìn)行。在中國，公司和員工對即時(shí)通訊軟件的依賴(lài)高于其他國家，如不及時(shí)采取措施，可能將公司置于巨大風(fēng)險中。對中國企業(yè)來(lái)說(shuō)，把這些快速增長(cháng)的數據納入保護及合規中顯得尤其重要。”
針對商業(yè)協(xié)作隱患的應對措施
對于希望重新獲得對公司數據管控力的企業(yè)，Veritas推薦以下措施，以實(shí)現數據管理實(shí)踐與信息共享的發(fā)展同步：
- 對滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求的即時(shí)通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具進(jìn)行標準化——這將限制雜亂無(wú)序的擴展；
- 制定信息共享政策——這將有助于控制敏感信息的共享；
- 針對部署好的工具和規定，為所有員工提供培訓——這將有助于減少違反規定的現象發(fā)生；
- 使用eDiscovery和SaaS數據備份解決方案，將來(lái)自即時(shí)通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具中的數據整合到企業(yè)的數據管理策略當中——這將使企業(yè)能夠充分利用軟件和工具，而不會(huì )將業(yè)務(wù)置于風(fēng)險之中。
調研方法
Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report（Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報告）由3Gem于2020年11月23日至12月8日完成，其數據來(lái)源于來(lái)自澳大利亞、巴西、中國、法國、德國、新加坡、韓國、阿聯(lián)酋、英國和美國的12,500名在工作中使用即時(shí)通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具的辦公室員工。
關(guān)于 Veritas
Veritas Technologies是全球數據保護及數據管理領(lǐng)域的領(lǐng)導者。超過(guò)五萬(wàn)家企業(yè)級客戶(hù)，包括99% 的全球財富100強企業(yè)， 均依靠Veritas來(lái)化解IT復雜度并簡(jiǎn)化數據管理流程。Veritas多云數據服務(wù)平臺可提供自動(dòng)化的數據保護，無(wú)論何處都能協(xié)調數據冗災恢復，確保關(guān)鍵業(yè)務(wù)數據及應用的24x7實(shí)時(shí)穩定運行，同時(shí)也為企業(yè)提供數據洞察，實(shí)現數據合規。Veritas在可靠性、擴展性以及靈活按需部署方面擁有很好的聲譽(yù)，支持超過(guò)500種數據源，150多種存儲設備，60類(lèi)云平臺。欲了解更多詳細信息，請訪(fǎng)問(wèn)www.veritas.com或者關(guān)注Veritas官方微信平臺：VERITAS_CHINA（VERITAS中文社區）。
Veritas,Veritas標識、 以及NetBackup 是 Veritas Technologies LLC 或其附屬機構在美國和其他國家/地區的商標或注冊商標。其他名稱(chēng)可能是其各自所有者的商標。
