著(zhù)名的“木桶”理論這樣說(shuō)：
一個(gè)木桶能裝多深的水，取決于這個(gè)木桶最短的那塊木板。
這用來(lái)形容我們的企業(yè)信息管理環(huán)境恐怕再合適不過(guò)了。對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，完整的信息管理環(huán)境就像是一個(gè)木桶，而企業(yè)的信息管理能力大小就取決于整個(gè)信息管理鏈中最弱的那一環(huán)。如何察覺(jué)信息管理鏈中的薄弱環(huán)節，審計就起到了重要作用。
作為全球化經(jīng)濟時(shí)代企業(yè)內外重要而常用的溝通工具之一，E-mail無(wú)疑有著(zhù)非同一般的地位。因此，對郵件的審計，關(guān)系著(zhù)企業(yè)信息管理中的安全管理、內容管理和協(xié)同管理。
針對內容的審計通常包括郵件信息是否合規，是否涉密；針對行為的審計主要是指對授權人員的操作行為和系統進(jìn)程的審計。審計的宗旨在于郵件的內容和行為都要符合公司的制度要求、安全規范和利益需要，更要符合外部法規的嚴格要求。郵件的全部審計流程從事前防控、事中操作到事后報告都要滿(mǎn)足合理合法、全面精準，只有這樣的郵件審計才能達到實(shí)用高效的雙重標準。
在郵件審計方面，MessageSolution EEA開(kāi)郵件歸檔領(lǐng)域之先河。審計模塊與EEA的高效搜索引擎相互配合，可以實(shí)現精確查詢(xún)、二次搜索以快速縮小審計范圍。既支持自動(dòng)審計，又支持協(xié)同審計。對目標信息可執行分類(lèi)、鎖定、打標等操作，繼而跟蹤分析，輸出報告，完成全部審計流程。
MessageSolution發(fā)現，郵件歸檔和審計需求已不僅僅是在金融行業(yè)和上市企業(yè)中產(chǎn)生，目前，政府機關(guān)和事業(yè)單位的審計需求也呈遞增之勢。只是不同企業(yè)單位使用郵件歸檔審計的最初目的可能有所不同，有些企業(yè)是為了內部信息安全和工作程序審計，有些企業(yè)則是未雨綢繆，使之成為規避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險、實(shí)現電子舉證的有效武器。
國內的《企業(yè)內部控制基本規范》對國內上市公司實(shí)行了嚴格而具體的約束，迫使已經(jīng)上市和即將上市的公司不得不提高郵件信息系統的整合，以保證郵件信息的歸檔和審計流程合規。而隨著(zhù)中國企業(yè)的國際化發(fā)展，美國《薩班斯法案》對企業(yè)的影響也逐漸增大，對選擇國外上市的公司而言更是不可忽略的一道關(guān)卡。至此，郵件的歸檔和審計已變得尤其重要。
使用了郵件歸檔審計系統，確保了郵件信息的合規保存，也就保證了郵件不被篡改，這樣才能成為真實(shí)有效的證據，在訴訟中助企業(yè)一臂之力。在MessageSolution多年服務(wù)于客戶(hù)的經(jīng)驗中，類(lèi)似案例不勝枚舉。
所以，郵件歸檔審計無(wú)論是對企業(yè)內部信息管理還是對企業(yè)外部風(fēng)險控制，其重要作用都是不言而喻的。在信息化發(fā)展一日千里的時(shí)代，MessageSolution郵件歸檔能夠幫助企業(yè)完善信息管理，使郵件信息參與到企業(yè)決策進(jìn)程中，發(fā)揮更大的作用。
