著名的“木桶”理論這樣說(shuō)：
一個(gè)木桶能裝多深的水，取決于這個(gè)木桶最短的那塊木板。
這用來(lái)形容我們的企業(yè)信息管理環(huán)境恐怕再合適不過(guò)了。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，完整的信息管理環(huán)境就像是一個(gè)木桶，而企業(yè)的信息管理能力大小就取決于整個(gè)信息管理鏈中最弱的那一環(huán)。如何察覺(jué)信息管理鏈中的薄弱環(huán)節(jié)，審計(jì)就起到了重要作用。
作為全球化經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)內(nèi)外重要而常用的溝通工具之一，E-mail無(wú)疑有著非同一般的地位。因此，對(duì)郵件的審計(jì)，關(guān)系著企業(yè)信息管理中的安全管理、內(nèi)容管理和協(xié)同管理。
針對(duì)內(nèi)容的審計(jì)通常包括郵件信息是否合規(guī)，是否涉密；針對(duì)行為的審計(jì)主要是指對(duì)授權(quán)人員的操作行為和系統(tǒng)進(jìn)程的審計(jì)。審計(jì)的宗旨在于郵件的內(nèi)容和行為都要符合公司的制度要求、安全規(guī)范和利益需要，更要符合外部法規(guī)的嚴(yán)格要求。郵件的全部審計(jì)流程從事前防控、事中操作到事后報(bào)告都要滿足合理合法、全面精準(zhǔn)，只有這樣的郵件審計(jì)才能達(dá)到實(shí)用高效的雙重標(biāo)準(zhǔn)。
在郵件審計(jì)方面，MessageSolution EEA開(kāi)郵件歸檔領(lǐng)域之先河。審計(jì)模塊與EEA的高效搜索引擎相互配合，可以實(shí)現(xiàn)精確查詢、二次搜索以快速縮小審計(jì)范圍。既支持自動(dòng)審計(jì)，又支持協(xié)同審計(jì)。對(duì)目標(biāo)信息可執(zhí)行分類、鎖定、打標(biāo)等操作，繼而跟蹤分析，輸出報(bào)告，完成全部審計(jì)流程。
MessageSolution發(fā)現(xiàn)，郵件歸檔和審計(jì)需求已不僅僅是在金融行業(yè)和上市企業(yè)中產(chǎn)生，目前，政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的審計(jì)需求也呈遞增之勢(shì)。只是不同企業(yè)單位使用郵件歸檔審計(jì)的最初目的可能有所不同，有些企業(yè)是為了內(nèi)部信息安全和工作程序?qū)徲?jì)，有些企業(yè)則是未雨綢繆，使之成為規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)電子舉證的有效武器。
國(guó)內(nèi)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對(duì)國(guó)內(nèi)上市公司實(shí)行了嚴(yán)格而具體的約束，迫使已經(jīng)上市和即將上市的公司不得不提高郵件信息系統(tǒng)的整合，以保證郵件信息的歸檔和審計(jì)流程合規(guī)。而隨著中國(guó)企業(yè)的國(guó)際化發(fā)展，美國(guó)《薩班斯法案》對(duì)企業(yè)的影響也逐漸增大，對(duì)選擇國(guó)外上市的公司而言更是不可忽略的一道關(guān)卡。至此，郵件的歸檔和審計(jì)已變得尤其重要。
使用了郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)，確保了郵件信息的合規(guī)保存，也就保證了郵件不被篡改，這樣才能成為真實(shí)有效的證據(jù)，在訴訟中助企業(yè)一臂之力。在MessageSolution多年服務(wù)于客戶的經(jīng)驗(yàn)中，類似案例不勝枚舉。
所以，郵件歸檔審計(jì)無(wú)論是對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息管理還是對(duì)企業(yè)外部風(fēng)險(xiǎn)控制，其重要作用都是不言而喻的。在信息化發(fā)展一日千里的時(shí)代，MessageSolution郵件歸檔能夠幫助企業(yè)完善信息管理，使郵件信息參與到企業(yè)決策進(jìn)程中，發(fā)揮更大的作用。
