新東方教育科技集團（NYSE:EDU）由1993年成立的北京新東方學(xué)校發(fā)展壯大而來(lái)，目前集團以培訓為核心，擁有新東方親子中心、泡泡少兒教育、優(yōu)能中學(xué)教育、基礎英語(yǔ)培訓、大學(xué)英語(yǔ)及考研培訓、出國考試培訓、多語(yǔ)種培訓等多個(gè)培訓體系，同時(shí)在基礎教育、職業(yè)教育、教育研發(fā)、出國咨詢(xún)、文化產(chǎn)業(yè)等方面取得了驕人的成績(jì)。作為中國最大的著(zhù)名私立教育機構，新東方教育科技集團于2006年在美國紐約證券交易所成功上市。
隨著(zhù)新東方教育在中國的市場(chǎng)地位不斷增強，集團內部、外部來(lái)往郵件數據量不斷增加，無(wú)論是員工還是公司都需要對郵件進(jìn)行有效管理和運用。而公司規模的迅速增長(cháng)帶來(lái)了很多挑戰，尤其是在美上市后，面臨的是嚴格的法規遵從要求。如何管理海量郵件和應對法規遵從成為新東方教育首先考慮的問(wèn)題。
為應對以上需求，新東方教育選擇了 MessageSolution EEA 企業(yè)郵件歸檔審計系統。經(jīng)過(guò)部署，MessageSolution EEA不僅正常執行即時(shí)歸檔和定時(shí)歸檔全部郵件的任務(wù)，更實(shí)現了搜索、管理的便捷化和高效化，并為將來(lái)的恢復和擴展奠定了基礎。
郵件數據暴漲，搜索管理更高效
當今的教育產(chǎn)業(yè)正處在蓬勃發(fā)展的時(shí)期，對于新東方教育科技集團這一行業(yè)領(lǐng)跑者而言，這意味著(zhù)更大的機遇和更大的挑戰。毫無(wú)疑問(wèn)，承載著(zhù)公司大量機密、參與所有日常工作的郵件，其舉足輕重的地位是不言而喻的。而迅速增長(cháng)的郵件數據使員工和管理員花在郵箱上的時(shí)間和精力都較以往大大增加，令人頭疼不已。看似簡(jiǎn)單的郵件，居然成為了提高辦公效率的瓶頸。
新東方教育的郵件系統管理人員說(shuō)：郵件數據的高速增長(cháng)使我們IT部門(mén)要付出很大的精力來(lái)管理郵件數據和郵件服務(wù)器，還要應對同事們恢復郵件等需求。從個(gè)人使用角度講，郵箱自帶搜索功能已經(jīng)滿(mǎn)足不了海量數據迅速查找的要求，而且也無(wú)法做到項目相關(guān)郵件的集中管理。所以我們需要的是一款能滿(mǎn)足以上所有需求的解決方案。我們評估測試了國內外各具代表性的幾款產(chǎn)品，MessageSolution EEA最符合我們的要求。
滿(mǎn)足法規要求，便捷易用更勝一籌
據統計，僅在美國一地，聯(lián)邦和州政府就起草了約10,000條強調“文檔記錄”的法律或法規，這里面就包括電子郵件這種形式的文檔。法規中最著(zhù)名的莫過(guò)于薩班斯?奧克利法案(Sarbanes-Oxley Act)：要求上市公司保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內，不少于5年。
電子郵件的合規保存不僅意味著(zhù)要保留足夠長(cháng)的時(shí)間，更需要全部、完整、一字不差地保留，同時(shí)要求在響應審計訴訟等緊急情況時(shí)，郵件能迅速被提交。“在法規要求的有效時(shí)間內，從龐大的陳年郵件備份中找出幾封郵件作為證據提交，這幾乎是不可能完成的”，新東方教育相關(guān)工作人員這樣解釋。于是，郵件歸檔是上市公司滿(mǎn)足法規要求的必然選擇。在咨詢(xún)了一些IT同行并對歸檔產(chǎn)品進(jìn)行了嚴格的評測后，新東方教育選擇了MessageSolution EEA。
部署MessageSolution EEA只花了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，IT管理員幾乎可以不用經(jīng)過(guò)培訓就能完成系統配置。將所有郵件全部歸檔后，員工可以自行查找和恢復郵件，既方便了個(gè)人，也大大減輕了管理員的壓力。
新東方教育郵件系統管理人員說(shuō)：使用了MessageSolution EEA，我們在郵件服務(wù)器上的工作壓力就減輕了很多。因為大量的郵箱用戶(hù)，一旦出現郵件大量丟失的問(wèn)題，可想而知我們的壓力是多么大。而現在這些操作都可以在用戶(hù)端自主完成，非常方便。
MessageSolution EEA的用戶(hù)端使用也非常容易，與郵箱桌面客戶(hù)端和網(wǎng)頁(yè)客戶(hù)端無(wú)縫集成，也支持獨立入口，這使員工使用起來(lái)無(wú)需改變原有操作習慣。“管理員在做配置的時(shí)候也不用到每個(gè)用戶(hù)端一一操作，只需在服務(wù)器管理中做統一配置就可以。”工作人員特別提到。
全面合理規劃，支持集團發(fā)展
由于郵件中通常包含了公司的商業(yè)機密，所以歸檔務(wù)必要保證郵件的安全性。被歸檔郵件在壓縮、傳輸、使用等過(guò)程中，均進(jìn)行加密處理，這樣才能保障歸檔郵件的不可篡改。在保證安全性的基礎上，歸檔系統的部署和配置也符合新東方教育的現狀和未來(lái)的發(fā)展規劃。“我們的員工分布于海內外，MessageSolution EEA所提供的功能符合我們跨區域聯(lián)合搜索的要求”，工作人員強調。
同樣重要的是，郵件歸檔還要與企業(yè)未來(lái)的發(fā)展規劃相適應。“MessageSolution EEA還有一個(gè)特別之處，就是具有良好的擴展性，可以對接任意存儲，將來(lái)要添加存儲或進(jìn)行遷移都是非常簡(jiǎn)便的事情”，新東方教育郵件系統管理人員說(shuō)，“MessageSolution在郵件歸檔領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)化令我們非常信任他們，這是一次很愉快的合作。”
