縱觀(guān)整個(gè)人員出入管理發(fā)展歷程，我們會(huì )發(fā)現，這所有的行業(yè)其實(shí)都在解決一個(gè)問(wèn)題：讓正規來(lái)訪(fǎng)進(jìn)行，阻止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。但通道、門(mén)禁、梯控似乎只做了局部限制，當他進(jìn)入場(chǎng)所以后我們就失去了對他的控制。正如一個(gè)人來(lái)敲了我們家的門(mén)，只要他敲了門(mén)，門(mén)就會(huì )開(kāi)，如果他擁有我家臥室房門(mén)的鑰匙，便可以進(jìn)入任何一個(gè)房間，沒(méi)辦法進(jìn)行管制，安全事故也因此發(fā)生。訪(fǎng)客管理系統的誕生有效緩解了系列問(wèn)題。
資料顯示，隨著(zhù)公安部頒布的《公安機關(guān)監督檢查企業(yè)事業(yè)單位內部治安保衛工作規定》在2007年10月1日正式實(shí)施，來(lái)訪(fǎng)賓客進(jìn)出安全管理問(wèn)題成為各級政府機關(guān)及企事業(yè)單位的頭等大事。特別社會(huì )經(jīng)濟的快速發(fā)展及融合，各種外來(lái)人員流動(dòng)性的日益頻繁，更增加了安全隱患。為此專(zhuān)門(mén)研發(fā)了智能訪(fǎng)客登記管理系統，加強登記有序管理，防止安全事故發(fā)生。智能訪(fǎng)客管理系統的研發(fā)更是可以安全可靠地進(jìn)行來(lái)訪(fǎng)人員管理，不僅可以保障各個(gè)單位的安全，更可以提高企事業(yè)單位的電子化訪(fǎng)客登記水平和形象。
主動(dòng)式智能訪(fǎng)客管理將取代被動(dòng)
無(wú)論是上文的手工登記，還是計算機登記，其實(shí)都不是成熟的訪(fǎng)客管理，他們僅僅做了訪(fǎng)客管理的一個(gè)部分——身份確認。目前市場(chǎng)需要的是能夠給用戶(hù)帶來(lái)良好體驗，又可確保安全訪(fǎng)問(wèn)的訪(fǎng)客管理系統！這種訪(fǎng)客管理不僅要確保他進(jìn)入場(chǎng)所的身份安全，同時(shí)要確保他場(chǎng)所內部的訪(fǎng)問(wèn)安全。
那么，在這個(gè)用戶(hù)體驗為主的時(shí)代，怎樣才能既做到優(yōu)秀的用戶(hù)體驗、又做到高效安全的訪(fǎng)客管理呢？答案只有一個(gè)，化被動(dòng)為主動(dòng)！我們可以在入口處設置自助式的訪(fǎng)客終端，客戶(hù)自行刷卡或致電被訪(fǎng)者即可判斷是否允許訪(fǎng)問(wèn)，自助訪(fǎng)客終端登記速度比被動(dòng)式的登記速度更快；且能夠與通道、梯控、門(mén)禁聯(lián)動(dòng)，實(shí)現對訪(fǎng)客場(chǎng)內軌跡的查看；同時(shí)，我們可以根據場(chǎng)所人流量配置多臺自助終端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口擁堵。
被動(dòng)式訪(fǎng)客登記系統只是過(guò)渡產(chǎn)品，真正的訪(fǎng)客管理將是主動(dòng)式智能管理的天下。我不得不說(shuō)我佩服那些有著(zhù)敏銳嗅覺(jué)并快速反應的企業(yè)。就我所知，單做訪(fǎng)客機排隊機起家的中振以及在通道行業(yè)頗有影響力的杭州立方已經(jīng)將主動(dòng)式智能訪(fǎng)客管理系統推向了市場(chǎng)，并成功運用在了法院、商務(wù)大樓等場(chǎng)所。其中中振推出了MR-H8電話(huà)-短信訪(fǎng)客登記一體機，該款機型支持來(lái)訪(fǎng)者自助登機和預約登記功能。來(lái)訪(fǎng)者到達場(chǎng)所后，可在登記設備上自助登記身份信息，設備將自動(dòng)撥通被訪(fǎng)人電話(huà)，確認是否發(fā)卡；這張卡可通過(guò)通道閘機、電梯、門(mén)禁，帶領(lǐng)訪(fǎng)客暢通無(wú)阻的到達被訪(fǎng)人區域；同時(shí)這款機子還支持網(wǎng)絡(luò )預約功能，被訪(fǎng)人通過(guò)瀏覽器登記預約來(lái)訪(fǎng)人身份和手機號，系統便會(huì )自動(dòng)給來(lái)訪(fǎng)人手機發(fā)送短信預約號，來(lái)訪(fǎng)人到達大廳后，直接輸入預約號即可吐卡。
智能訪(fǎng)客系統受關(guān)注
目前市面上的訪(fǎng)客系統主要分兩類(lèi)，一類(lèi)是登記式訪(fǎng)客系統，另一類(lèi)是智能訪(fǎng)客系統。登記式訪(fǎng)客系統主要靠大樓的物業(yè)人員前臺等來(lái)操作登記來(lái)訪(fǎng)者信息，確定來(lái)訪(fǎng)者身份，發(fā)放來(lái)訪(fǎng)者通行權限，而智能訪(fǎng)客系統主要是由來(lái)訪(fǎng)者自助的進(jìn)行登記個(gè)人信息，由被訪(fǎng)者來(lái)確認來(lái)訪(fǎng)者的身份以及發(fā)放來(lái)訪(fǎng)者的通行權限。智能訪(fǎng)客系統一般也可以分為兩類(lèi)，一類(lèi)是VOIP訪(fǎng)客系統，一類(lèi)是自助語(yǔ)音訪(fǎng)客系統。
VOIP訪(fǎng)客系統是通過(guò)IP電話(huà)機與被訪(fǎng)者視頻通話(huà)（被訪(fǎng)者能看到來(lái)訪(fǎng)者，來(lái)訪(fǎng)者不能看到被訪(fǎng)者），由被訪(fǎng)者確認來(lái)訪(fǎng)者身份，發(fā)放相應的通行權限。這種系統的弊端有二，一是IP電話(huà)機的價(jià)格較昂貴，大樓內的公司越多就意味著(zhù)使用的IP電話(huà)機數量會(huì )越多，且IP電話(huà)機不能當做普通的電話(huà)機使用，所以造價(jià)也就相對昂貴。二是物業(yè)管理者處所留有的信息只有一張照片信息和照片上的人訪(fǎng)問(wèn)了誰(shuí)，相對來(lái)說(shuō)信息量較少。
◇ 自助語(yǔ)音訪(fǎng)客系統
自助語(yǔ)音訪(fǎng)客系統是來(lái)訪(fǎng)者通過(guò)在自助終端機上登記自己的信息，自助終端撥打被訪(fǎng)者的電話(huà)或者手機，由被訪(fǎng)者確認來(lái)訪(fǎng)者身份，發(fā)放相應的通行權限。自助語(yǔ)音訪(fǎng)客系統由受訪(fǎng)者通過(guò)電話(huà)或視頻等親自確認訪(fǎng)客，判斷訪(fǎng)客的權限，避免了由于物業(yè)和承租戶(hù)溝通不暢的問(wèn)題而可能導致的誤授權的可能。在來(lái)訪(fǎng)者請求受訪(fǎng)者發(fā)放拜訪(fǎng)權限時(shí)，受訪(fǎng)者可以拒絕拜訪(fǎng)，能有效避免上門(mén)推銷(xiāo)等打擾受訪(fǎng)者，不受歡迎的人員進(jìn)入等情況發(fā)生。
當拜訪(fǎng)結束，刷卡通過(guò)通道設備后，卡片將注銷(xiāo)此次拜訪(fǎng)的所有授權，可以不再進(jìn)行任何操作便能下次使用，這樣能有效的節省管理者的人力成本，也能避免來(lái)訪(fǎng)者將卡帶走下次不重新登記進(jìn)入，有效的提高了大廈的安全性。
智能訪(fǎng)客系統由被訪(fǎng)者自己確認來(lái)訪(fǎng)者信息，身份的真實(shí)性得到保障。發(fā)放的權限卡有相應的限制，來(lái)訪(fǎng)者進(jìn)入大樓后不能隨意的到其他辦公區域走動(dòng)逗留。能有效的提高大樓的安全性。當大廈的訪(fǎng)問(wèn)人流量較大時(shí)只要增加自助訪(fǎng)客終端即可，避免了人流量打造成大廈的大廳擁堵現象。
由于智能訪(fǎng)客系統的是由來(lái)訪(fǎng)者與被訪(fǎng)者互動(dòng)操作，物業(yè)管理人員不直接參與，減少了管理成本和矛盾糾紛也減少了被訪(fǎng)者被騷擾的可能性。
IP浪潮席卷訪(fǎng)客管理
隨著(zhù)安防IP化浪潮，安防產(chǎn)品IP化的大勢所趨，所以在選擇訪(fǎng)客系統時(shí)選用IP化的產(chǎn)品將會(huì )給布線(xiàn)安裝等帶來(lái)很大的便利。自助語(yǔ)音系統基本架構采用TCP/IP組網(wǎng)結構，保障了高速率的數據傳輸，各個(gè)子系統之間即保持了緊密的聯(lián)系，又符合模塊化設計的原理，可根據實(shí)際需要，自由的添加或減少子系統中的組件，不影響其他子系統功能。
若一棟大廈中有多家公司，為了方便管理需嚴格的控制來(lái)訪(fǎng)者的訪(fǎng)問(wèn)權限。例如，來(lái)訪(fǎng)者A獲得的是5樓501公司的訪(fǎng)問(wèn)權限，但是A卻乘電梯到了6樓，順手將602公司的電腦偷走。這種情況下602公司勢必要找大廈的管理者理論，因為是管理者管理不嚴造成他們的財產(chǎn)損失。那么如何避免類(lèi)似的問(wèn)題出現呢？訪(fǎng)客系統應該做到與其他系統的聯(lián)動(dòng)，以上面的案例為例，在發(fā)放卡片進(jìn)行授權時(shí)就應該只給來(lái)訪(fǎng)者A在5樓501的訪(fǎng)問(wèn)權限，與梯控系統聯(lián)動(dòng)，在乘電梯時(shí)只允許該授權拜訪(fǎng)5樓，其他樓層的按鍵不響應其操作。與門(mén)禁系統聯(lián)動(dòng)，在5樓各個(gè)公司的門(mén)禁之間只有501有響應其操作，502等其他門(mén)將不響應其操作。在樓層與樓層之間安裝權限認證，限制其通過(guò)消防通道進(jìn)入其他樓層。這樣嚴格的控制來(lái)訪(fǎng)者的訪(fǎng)問(wèn)區域能有效、安全、方便的管理客戶(hù)的來(lái)訪(fǎng)。
智能訪(fǎng)客管理普及需要成本的降低
2013年1月1日，一代身份證將不再有效，這就意味著(zhù)二代身份證真正的全面普及。二代身份證普及給訪(fǎng)客管理帶來(lái)的好處就是在登記訪(fǎng)客信息時(shí)更加的方便快捷。更重要的是由于二代身份證難以仿制，避免了來(lái)訪(fǎng)者使用假證件而帶來(lái)的安全隱患。配合攝像頭抓拍來(lái)訪(fǎng)者的照片以供警衛等對比，防止授權的卡片給他人使用，更能提高樓宇的安全性。
目前，由于智能訪(fǎng)客系統的造價(jià)相對較高，市場(chǎng)普及率不是很高，常見(jiàn)的還是以登記式訪(fǎng)客系統為主。智能訪(fǎng)客系統主要應用于高端的寫(xiě)字樓，對安全性，智能化要求較高的場(chǎng)所。典型的案例有上海越洋國際廣場(chǎng)的VOIP訪(fǎng)客系統、上海中信城的VOIP訪(fǎng)客系統、北京創(chuàng )新大廈移動(dòng)總部的自助語(yǔ)音訪(fǎng)客系統。
但在未來(lái)，隨著(zhù)人們安全意識的提高，智能化的普及，以及用戶(hù)對人性化服務(wù)的追求，智能訪(fǎng)客系統將會(huì )逐步的普及，當然隨著(zhù)科技的發(fā)展和生產(chǎn)技術(shù)的提高，系統的造價(jià)成本也將逐漸降低。
