通常，對于那些即沒有多少資金、沒有計算機網(wǎng)絡基礎，也沒有多少技術和任何信息化應用經(jīng)驗，又需要信息應用來幫助他們走出當前困境的中小企業(yè)，我們都是推薦他們使用SAAS(Software-as-a-service軟件即服務)方式的信息化應用方案。
這是因為SAAS產(chǎn)品是由運營商通過互聯(lián)網(wǎng)，以服務的方式向用戶提供的。用戶只需按自己的實際需求選擇相應的SAAS產(chǎn)品，然后按使用的具體時間和使用數(shù)量支付一定的費用，就可以像使用離線軟件一樣使用它們。這樣一來，只需要企業(yè)提供普通的計算機，能夠連接上互聯(lián)網(wǎng)，就可以隨時隨地地使用SAAS產(chǎn)品來完成必要的業(yè)務處理，從而也就為企業(yè)節(jié)省了大量的購買網(wǎng)絡基礎設施、服務器和應用軟件的成本。而且，當企業(yè)應用SAAS信息化應用方式后，所有的后期管理和維護工作全都由SAAS產(chǎn)品運營商解決，包括軟件的升級和故障處理等，也就為企業(yè)節(jié)省了相應的信息化應用管理和維護成本。
就比如在前不久，當?shù)匾患疑a(chǎn)中低檔白酒的中小企業(yè)，他們的黃廠長就直接來到我們公司，向我咨詢有什么低成本的方案，可以幫助他們解決目前企業(yè)總部與五個外地銷售機構(gòu)完成視頻會議的需求問題。
開會挺貴的，上視頻系統(tǒng)好像更貴
在與黃廠長的交談中，我了解到他所經(jīng)營的白酒生產(chǎn)企業(yè)在經(jīng)濟危機發(fā)生之前，就已經(jīng)在本省的5個主要城市分別設立了銷售機構(gòu)，主要負責其生產(chǎn)的白酒在本地區(qū)的銷售和客戶開發(fā)。
由此，公司總部為了每月能夠及時了解到這5個區(qū)域的客戶開發(fā)、產(chǎn)品銷售情況，以及根據(jù)他們反饋的情況做出下一階段的產(chǎn)品營銷計劃，就需要這5個外地銷售機構(gòu)的負責人每月來公司總部開2-3次產(chǎn)品銷售研討會。將公司分支機構(gòu)負責人聚在一起開會或分別單獨來公司開會的原因，主要這種面對面的研討方式，能夠幫且公司總部和分支機構(gòu)更加直觀地做出下一階段產(chǎn)品營銷計劃，也能夠讓每個分支機構(gòu)更加容易理解公司總部制定的產(chǎn)品總體銷售計劃。
這樣一來，這些外地銷售分支機構(gòu)的負責人，每個月就需要在公司總部和所在銷售機構(gòu)之間來回往返4-6次。由于這些分支機構(gòu)與企業(yè)總部之間的路途都很遠，雖然每個分支機構(gòu)都有專車，但是，每個月來回往返好幾次，照現(xiàn)在的油價計算，5個分支機構(gòu)每月來總部開會，光油費就需要支出1-2萬元，再加上在一起開會討論時的餐飲、住宿等方面的支出就更加多了。而且，這些分支機構(gòu)的負責人一直都不喜歡這種方式，因為這樣在路上花費大量時間不說，還不安全(擔心出車禍)。
對于這個問題，其實早在2年前就突現(xiàn)出來了，只是那時經(jīng)濟形勢好，白酒銷售大，企業(yè)資金充足也就沒有太在意。黃廠長繼續(xù)對我說。但是，現(xiàn)在不同了，經(jīng)濟危機讓消費者不敢像以前那樣購買白酒了，現(xiàn)在每月每種類別的白酒銷量都比2年前同比下降了差不多30%。企業(yè)也由此需要嚴格縮減成本，控制每一分錢的支出。但是，這5個外地銷售機構(gòu)是不能撤銷的，而且，現(xiàn)在每個月進行銷售計劃的制定更加需要每個分支機構(gòu)反饋的信息，也需要與他們在一起討論才能做出正確的決定。于是，現(xiàn)在就有一個迫切需要解決的問題橫在了他的面前，那就是需要找到一個比現(xiàn)在成本更低、更安全的會議解決方案。
實際上，黃廠長說，在來我這之前，他已經(jīng)向其它機構(gòu)咨詢過這個問題，他們都推薦我建立一套自己的視頻會議系統(tǒng)。但是，自己建立一套遠程視頻會議系統(tǒng)，公司總部再加5個分支機構(gòu)，剛滿足遠程視頻會議所需的硬件和軟件，它們的購買成本就得好幾十萬。而且，自己建立視頻會議的部署很繁雜，在部署完成后，又必需重新招聘相關的技術人員來對視頻會議設備進行后期管理和維護，將這些都加起來，其總體擁有成本就非常高了，而這么高的前期和后期投入成本，是當前企業(yè)所不能承受的。因此，他必需重新找另一種成本更低、更容易使用的遠程視頻會議解決方案，也就想到了向我進行咨詢了。
了解SaaS，嘗試SaaS
在仔細聽完黃廠長的的敘述后，我心理大致已經(jīng)知道該用什么來解決他現(xiàn)在面臨的這個問題了。我對他說，照您現(xiàn)在所面臨的這個問題，最好的方法，也是成本最低的方法就是使用SaaS方式的視頻會議模式。
就像我前面所提到的，黃廠長也對這個軟件即服務的簡稱不了解。于是，我簡單地向他介紹什么是SaaS應用后，他還是接受了我的建議。但是，他仍然不太相信SAAS方式的視頻會議真如我說的這么好，并提出先對這種方式的視頻會議模式進行試用，然后再決定采不采用，同時還要求我能夠幫他完成這個SaaS遠程視頻會議的應用方案。
我很理解黃廠長對應用SaaS視頻會議模式的態(tài)度，而且他的這種做法也是我積極推薦的。為了做到萬無一失，在與黃廠長談完話的當天下午，我就親自到了他所經(jīng)營的白酒生產(chǎn)廠進行實地調(diào)查。由于黃廠長有事，所以他安排了一位負責銷售的副廠長和公司唯一的IT技術員來幫助我完成調(diào)查。
在實地調(diào)查完成后，我普已經(jīng)知道了他們目前對視頻會議的所有要求：視頻會議中心設在公司總部，通過一條專線與當?shù)仉娦呕ヂ?lián);每個分支機構(gòu)不設單獨的會議室，真接在辦公室中進行，他們都是以ADSL方式連接互聯(lián)網(wǎng)。并且，他們要求所部署的視頻會議系統(tǒng)能夠提供流暢的語音、清晰的視頻圖像、豐富的數(shù)據(jù)協(xié)作功能，還能為他們提供電子白板和實時數(shù)據(jù)共享等功能。而且，這套視頻會議系統(tǒng)必需容易使用，以及具有很高的可擴展性，以滿足企業(yè)今后其它視頻應用的需求。
針對黃廠長所在白酒企業(yè)對視頻會議的實際需求，我為他們繪制了如圖1所示的SaaS方式的視頻會議應用框架，并為按我前面所提出的應用SAAS的處理流程，為他們制定了一套選擇、試用和采用SaaS方式進行遠程視頻會議的具體流程。
黃廠長對我給出的SaaS視頻會議方案和部署流程很滿意，并立即按我的要求安排了總部的IT技術員和每個分支機構(gòu)的一名員工，來與我一起完成剩下的SaaS視頻會議部署過程。
首先，我與白酒廠的參與人員一起，根據(jù)白酒廠對視頻會議的具體需求，對當前市面上有關SaaS視頻會議的現(xiàn)狀進行了詳細的摸查，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在我國提供SaaS方式視頻會議的SaaS運營商還不是很多，其中，V2 Conference視頻會議系統(tǒng)和紅杉樹是兩家做得比較好的。在對它們做進一步的了解和分析后，最終決定選擇V2 Conference視頻會議系統(tǒng)進行試用，這是因為它的模式和價格更適合中小企業(yè)一些。
接下來，就是白酒廠每個參與部署SaaS視頻會議的員工，開始對所選擇的SaaS視頻會議產(chǎn)品進行前期的試用。
試用SaaS方式的視頻會議的操作非常簡單，只需要在參與試用的每臺電腦上接好數(shù)碼攝像頭、耳機(音箱)和麥克風，然后通過IE瀏覽器登錄選擇試用的SaaS視頻會議所在頁面，再點擊頁面中的產(chǎn)品試用，在出現(xiàn)的下一個頁面輸入?yún)⑴c產(chǎn)品試用企業(yè)的相關信息，然后就可以進入視頻會議試用界面。此時，還需要視頻會議試用客戶按頁面提示安裝一個ActiveX 控件，當控件安裝完成后，就會提示安裝SaaS視頻會議的客戶端。這些安裝工作都是由SaaS視頻會議產(chǎn)品運營商所構(gòu)網(wǎng)頁中自動提示用戶安裝的，安裝過程就如同在自己的計算機上安裝普通的Windows軟件一樣簡單。
當上述試用SaaS視頻會議的準備工作完成后，我連同白灑廠的黃廠長，以及每個分支機構(gòu)的負責人一起，參與了一場模擬的遠程視頻會議。在這場模擬的遠程視頻會議過程中，5個分支機構(gòu)與總部之間分別進行了發(fā)言、一起查看文件和完成一項協(xié)作任務等工作，發(fā)現(xiàn)所試用的這款SaaS視頻會議在整個會議過程中，圖像非常清晰，沒有出現(xiàn)圖像和聲音不同步的現(xiàn)象，而且，所有以前需要見面才能完成的工作都能通過視頻會議的方式解決。更重要的是，這種SaaS方式的視頻會議，只需要企業(yè)每月支付不到100元的使用費用，就可以每月不限時間、不限次數(shù)地隨時隨地進行視頻會議了。
回頭看看，好處多多
在對SaaS視頻會議產(chǎn)品進行具體的模擬試用后，黃廠長對此感到非常的滿意，并且立即與這家SaaS運營商進行了洽談，然后與他們簽訂了使用合同。
在使用SaaS方式的視頻會議一個月以后，黃廠長打電話來向我表示感謝。他告訴我，在他們使用SaaS視頻會議的這一個月中，發(fā)現(xiàn)這種會議模式給他們帶來了許多意想不到的好處：
1、 為企業(yè)節(jié)省了大量的成本。公司再也不需要支付每月2萬元左右的會議開銷，而且節(jié)省了自己購買視頻會議硬件和軟件的成本，以及節(jié)省了后期管理和維護視頻會議設備的成本，因為所有工作都由SaaS視頻會議運營商完成了。這樣一來，企業(yè)每月僅僅只需為此支出幾百元的費用。
2、 SaaS視頻會議方式非常容易使用，任何人不需要進行培訓就可以很快掌握它的使用方法。
3、 SaaS視頻會議方式非常靈活，就算負責人在其它位置，不在辦公室，只要能連接互聯(lián)網(wǎng)，就可以通過筆記本電腦上的攝像頭、音箱和耳機隨時隨地進行視頻會議。
4、 選擇SaaS視頻會議提供的功能非常豐富，包括電子白板、文檔共享、文件共享、協(xié)同瀏覽、桌面共享、應用程序共享、電子投票、電子舉手、議程安排等，加速和提高了交流溝通的效率。
5、 SaaS視頻會議廣度可擴展性高，在提供視頻會議的同時，公司還用它進行員工遠程培訓，以及完成與遠程新客戶、重要客戶的洽談會，真可謂一舉兩得。而且，以后公司增加分支機構(gòu)，只需要重要申請更多的用戶就可以與現(xiàn)在的視頻會議相集成。
6、 使用SaaS視頻會議后，加快了企業(yè)對產(chǎn)品銷售的決策速度，提高了企業(yè)的競爭力。
上述這些都在說明，對于像黃廠長這樣的生產(chǎn)白酒的中小企業(yè)，由于存在外地分支機構(gòu)，且每月相互之間需要進行開會討論，加上企業(yè)目前資金預算相對不是太充裕，那么，選擇SaaS視頻會議是一個最好的解決方法。
不管怎么說，中小企業(yè)如果能夠清楚地認識自己在信息化方面的需求，并按照本文給出的流程去了解當前的SaaS市場，選擇相應的SaaS產(chǎn)品去試用，就一定會知道SaaS方式的信息化應用是否真的適合自己。一旦企業(yè)在試用中了解到SaaS完全能夠滿足企業(yè)的當前需求，那么，我相信它一定是選擇它的中小企業(yè)在信息化應用方案中最節(jié)省成本的方式之一。
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