中國煙草總公司云南省公司下轄16家地市級煙草專(zhuān)賣(mài)局（公司）、129家縣級局（分公司），下設15個(gè)職能處室，7個(gè)專(zhuān)業(yè)部門(mén)。企業(yè)綜合實(shí)力雄厚，年營(yíng)收達1099億，占云南省財政收入的70%以上。
為全面貫徹落實(shí)“中國制造2025”和“互聯(lián)網(wǎng)+”的行動(dòng)理念，煙草行業(yè)致力于積極推動(dòng)傳統管理體制的改革升級，全面建設和打造“現代煙草”、“數字煙草”，不斷促進(jìn)煙草行業(yè)持續穩定協(xié)調健康發(fā)展。
項 目 概 況
▶︎項目背景
■ 數字管理升級
省煙草提出數字化轉型，其中合同管理的數字化是云南省煙草數字轉型的重要一環(huán)。線(xiàn)下合同簽訂耗時(shí)過(guò)長(cháng)、無(wú)法滿(mǎn)足合同高效集中管理需求。
■ 提效業(yè)務(wù)流程
公司合作方遍及自然人、學(xué)校、企業(yè)、合作社、村委員會(huì )等多種合作機構。急需建立標準化的工作流程體系，促進(jìn)合同業(yè)務(wù)流程統一、規范、高效。
■ 強化組織協(xié)同
公司涉及機構170+家、部門(mén)1600+個(gè)、員工4000+人，機構和部門(mén)分布于云南省各州市，急需提效跨組織、跨部門(mén)、跨層級協(xié)作溝通，助力業(yè)務(wù)的高效開(kāi)展。
▶︎項目目標
■ 在合同管理系統中完成范本管理、合同起草、合同簽訂、合同履約狀態(tài)記錄、合同變更、合同歸檔，合同全生命周期管理。
■ 既能適應不同業(yè)務(wù)和管理的差異化要求，又能實(shí)現集中管理的目標
▶︎藍凌智慧合同解決方案
為了打造完整合同管理生態(tài)，提升合同管理能力，云煙攜手藍凌，打造智慧合同管理系統，實(shí)現合同管理簽訂前、簽訂中、履行中、履行后全過(guò)程的管理，提升合同處理的高效與穩定。
▶︎運行效果
項目上線(xiàn)一年，系統組織架構內機構達170+個(gè)，部門(mén)達1600+個(gè)。系統用戶(hù)達到4600+個(gè)，日均活躍用戶(hù)100+。自2021年1月11日上線(xiàn)，管理采購合同和科技專(zhuān)項合同數量20000+個(gè)。
系 統 功 能
NO.1 相對方管理
支持相對方準入管理，確保簽署人的身份和意愿都真實(shí)，避免假冒或冒用他人身份簽電子合同的情況，在線(xiàn)對相對方基本信息進(jìn)行增刪改查，從而確保所簽署的電子合同真實(shí)有效。
建立內部統一相對方庫，依托大數據風(fēng)控技術(shù)，動(dòng)態(tài)防范相對方資信風(fēng)險。平臺支持證照資質(zhì)、賬戶(hù)信息、主要股東信息、資信評級信息等的管理。
NO.2合同起草
系統提供各類(lèi)合同類(lèi)型模版，并在分類(lèi)信息提示中顯示合同類(lèi)型的適用場(chǎng)景和業(yè)務(wù)；系統后臺提供審批流程相同分類(lèi)的審批模版，實(shí)現合同審批流程的快速調整。
▲合同模板
合同起草環(huán)節可實(shí)現合同模板的導入，要素填寫(xiě)、在線(xiàn)編輯、在線(xiàn)修訂、格式調整等功能，快速提效合同起草。
經(jīng)辦人發(fā)起合同流程后，到達法務(wù)審批環(huán)節，發(fā)現合同問(wèn)題，可直接附加合同修改意見(jiàn)，或退回指定節點(diǎn)進(jìn)行修改，避免了合同傳統審批效率低的問(wèn)題。
NO.3合同簽訂
合同起草審批結束后，系統會(huì )自動(dòng)發(fā)起一條合同簽訂的待辦到合同起草人處。合同簽訂階段可以進(jìn)行新建授權書(shū)和關(guān)聯(lián)已有授權書(shū)操作以及跳轉電子簽章系統進(jìn)行電子簽章等。
通過(guò)電子簽名、時(shí)間戳、防篡改等技術(shù)，對簽署全流程的證據進(jìn)行固定、留存、收集和提取，保證電子證據的完整性、不被篡改、不被損毀，有效提升電子合同的證據效力。
平臺支持手動(dòng)簽署，相關(guān)業(yè)務(wù)人員在電腦上手動(dòng)拖動(dòng)印章，即可完成合同簽署，支持騎縫章等多種簽章形式；也可以選擇自動(dòng)簽署，系統自動(dòng)蓋章。
▲合同簽署
NO.4合同臺賬
建立統一的合同臺賬，對企業(yè)所有合同的類(lèi)別、金額等各項信息統一管理，并將合同數據圖表化。藍凌合同臺賬與財務(wù)報賬系統高度集成，系統自動(dòng)推送合同付款計劃、收款計劃，記錄應付賬款臺賬、應收賬款臺賬
NO.5集成開(kāi)發(fā)
■ 合同管理系統通過(guò)對OA系統和企業(yè)微信的集成，實(shí)現了內部單點(diǎn)和移動(dòng)端單點(diǎn)；
■ 合同管理系統通過(guò)對采購系統的集成，實(shí)現了采購系統和合同管理系統的數據和信息同步；
■ 合同管理系統通過(guò)對智能財務(wù)系統的集成，實(shí)現了合同管理的結算數據和信息同步；
■ 合同管理系統通過(guò)對電子簽章系統的集成，實(shí)現了合同管理和用印管理的數據和信息同步；
■ 合同管理系統通過(guò)對科技項目管理系統的集成，實(shí)現科技項目數據的同步。
NO.6移動(dòng)端
通過(guò)集成移動(dòng)端辦公平臺，實(shí)現合同線(xiàn)上起草、審批、簽訂、復核等內容，日常辦公更便捷，提效每條流程飛起來(lái)。
落 地 價(jià) 值
在數字化轉型層面，省煙草智慧合同系統，從降本提效、業(yè)務(wù)標準、安全管理、企業(yè)管理等四個(gè)方面，為省煙草的數智化提供了數據化和智能化支撐。
▶︎▶︎ 企業(yè)降本提效
通過(guò)對合同相對方信息有效性驗證，線(xiàn)上電子合同的唯一性，每年減少10000+核對和驗證工作，節約大量時(shí)間；同時(shí)降低紙張打印、快遞運輸、人力管理等運營(yíng)成本，提升效率。
▶︎▶︎ 制定業(yè)務(wù)標準
根據業(yè)務(wù)需求，標準化相關(guān)合同模版，同時(shí)在業(yè)務(wù)過(guò)程中進(jìn)行數據采集和埋點(diǎn)，進(jìn)行合同管理業(yè)務(wù)的數字化和標準化改造。
▶︎▶︎ 實(shí)現安全管理
電子簽約流程環(huán)環(huán)相扣，共同形成完整證據鏈，有效規避私刻公章、合同篡改等風(fēng)險；同時(shí)可以有效避免因自然或人為因素導致的合同錯配、丟失、損毀、外泄等情況。
▶︎▶︎ 打造數智管理
通過(guò)相關(guān)圖表和統一管理，提供管理的數據支撐，多系統打通業(yè)務(wù)，提升企業(yè)管理者效率。
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