但是，這樣一個品牌店在前兩年也不可避免地遭遇到了連鎖經(jīng)營的老問題——溝通及分銷管理難題。點擊科技GKE與用友致遠A8的系統(tǒng)協(xié)同應用，為其化解了這道難題。
溝通管理難 品牌店遭遇“老問題”
以往，恒豐各分店每天都會有大量的傳真、電話、E-mail傳到公司總部。特別是分店與總部營運部門之間，相互每天都有大量賬務(wù)、報告等文檔需要及時傳遞，溝通內(nèi)容涉及到：調(diào)換貨、業(yè)務(wù)咨詢、型號統(tǒng)計等，不僅信息量大、種類多，又要求及時反饋。
總部面對這么多專賣店，文件分發(fā)的工作量可想而知。如果涉及到某型號需要調(diào)價，或者銷售政策有變，以及各種假期促銷方案等等，都要一一分發(fā)、通知各專賣店。尤其是黃金周假期期間，各種業(yè)務(wù)激增，相關(guān)人員只能疲于應付。
顯然，如果單純依靠傳統(tǒng)的電話、傳真、E-mail等進行溝通和管理，不但工作效率低、成本高，而且容易混亂出錯。也就是說，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)很難適應恒豐珠寶的業(yè)務(wù)發(fā)展與管理需求。
為此，恒豐珠寶采用了北京點擊科技的企業(yè)即時通訊平臺GKE和用友致遠的A8協(xié)同管理系統(tǒng)，并由兩家公司將兩個系統(tǒng)整合成統(tǒng)一的協(xié)同辦公與管理平臺。
即時溝通 讓“天涯若比鄰”
“由于提供了各種即時通訊手段，群組協(xié)作區(qū)，以及多人文字、語音、視頻等網(wǎng)絡(luò)會議功能，GKE為我們創(chuàng)造了‘天涯若比鄰’一樣的辦公氛圍。現(xiàn)在全國各地銷售渠道實現(xiàn)了信息的及時交互，無論是銷售數(shù)據(jù)、還是物流調(diào)配、甚至產(chǎn)品設(shè)計的思路，都能通過GKE進行便捷地溝通，”恒豐金至尊深圳總部網(wǎng)絡(luò)部主管曹勇敢認可地表示。
利用GKE在線及離線快速文件傳輸功能，或者協(xié)作區(qū)中文件庫、論壇功等實時協(xié)作與共享功能，總部與分店之間的文檔傳輸變得簡便而快捷，文檔管理也變得更加靈活而輕松。
記者到恒豐在北京復興門百盛的金至尊專賣店實地觀看他們協(xié)同應用的情況，看到店長正熟練地操作GKE，邊與總部營運部門相關(guān)人員就銷售情況、顧客需求、反映等進行視頻對話，邊將該專賣店當天的銷售數(shù)量、庫存型號及數(shù)量等相關(guān)報表很快地上傳到總部，期間還時不時地用GKE的文字聊天功能與其他分店的店長進行溝通。
“過去，公司對某型號珠寶首飾緊急調(diào)價或銷售政策有變時，總是先一一發(fā)傳真，然后再一一電話催辦。現(xiàn)在，只要將相關(guān)文件放到相關(guān)協(xié)作區(qū)中，再在協(xié)作區(qū)中發(fā)個簡短通知，全國幾百家分店幾乎同時收到。遇到緊急情況還可通過GKE給各專賣店店長的手機群發(fā)短信進行通知。比過去方便、快捷多了，溝通效率也大大提高了!”該專賣店店長對記者說。
如果遇到緊急事務(wù)需要召集各分店經(jīng)理討論，會務(wù)人員不用再像以前那樣，加班加點地聯(lián)系場地、電話通知各分店、確認參會人員等，可以直接用GKE的多人對話，或者在協(xié)作區(qū)中直接邀請各分店店長進行討論，還可利用GKE的視頻會議系統(tǒng)進行在線視頻會議。不用打電話，不用發(fā)送E-Mail，不用來回出差奔波，既節(jié)省了時間和會務(wù)成本，又提高了工作效率。
“GKE語音通話質(zhì)量非常高，用起來也非常方便。我們給各專賣店都配備了專業(yè)的USB手柄電話，通過GKE免費的語音通訊，就像使用普通座機一樣通話十分方便，而且大大降低了各專賣店的長途電話費用。需要的時候，還可以隨時召集各專賣店店長進行多人網(wǎng)絡(luò)語音或視頻會議。不僅溝通效率大大提高，而且通訊費用一年可節(jié)約超過10萬元以上。”曹勇敢說。
通過GKE，恒豐公司領(lǐng)導層還能夠隨時了解員工的工作進度，聽取人員匯報，安排工作日程等，員工之間同樣可以隨時針對工作任務(wù)、工作方式等問題展開討論，拉近了各專賣店與公司總部以及各店之間的“距離”，從而為恒豐提供了一個高度互動、個性化，并且所有人都像在一個大辦公室中一樣的工作環(huán)境。
協(xié)同應用 實時掌握業(yè)務(wù)進展
通過點擊科技與用友致遠雙方的緊密合作，GKE與A8協(xié)同管理系統(tǒng)在恒豐的應用中首度進行了整合，實現(xiàn)了系統(tǒng)單點登錄、組織機構(gòu)和人員信息及數(shù)據(jù)同步、基于事件驅(qū)動的業(yè)務(wù)處理全程消息提醒和回調(diào)等諸多協(xié)同應用功能。
對于GKE與A8系統(tǒng)整合的協(xié)同應用效果，恒豐老總William表示滿意。原來每天都要占用大量時間來集中處理各種審批手續(xù)、業(yè)務(wù)報表等，現(xiàn)在使用該系統(tǒng)，A8流程及各業(yè)務(wù)模塊中有任何待辦或需要處理的事宜，都會通過GKE的消息提醒系統(tǒng)自動彈出提醒消息，此時不用像原來那樣一一打開業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的各個模塊和業(yè)務(wù)界面，而只需輕輕點擊一下消息中的鏈接，就可直接進入A8的相關(guān)業(yè)務(wù)模塊進行待辦業(yè)務(wù)的處理。這樣，William可以隨時處理這些事情，無需再像以前那樣需要時時查看業(yè)務(wù)系統(tǒng)是否有待辦事宜，也不會再有待辦事宜延誤和漏辦現(xiàn)象的發(fā)生，大大提高了業(yè)務(wù)處理的實時性和效率。為此，William還希望這兩個系統(tǒng)在后續(xù)的升級中能有更緊密的整合，以便能讓自己節(jié)約更多的時間來陪伴家人。
GKE與A8的整合，也給信息部的小楊帶來了實實在在的好處。由于實現(xiàn)了數(shù)據(jù)同步，小楊只需維護A8中的相關(guān)數(shù)據(jù)，GKE就會同時收到。同時，由于實現(xiàn)了單點登錄，只需登錄GKE系統(tǒng)就會自動啟動A8，而不需像以前那樣，每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)都要一一登錄，領(lǐng)導和同事們再也沒誰向他抱怨系統(tǒng)復雜繁瑣了。“如果其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)都能和GKE整合起來，就太好了!”小楊說。
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