知識文檔管理混亂：文檔資料散落在不同員工、部門(mén)或業(yè)務(wù)系統中，難以集中管理、查找不便；文檔類(lèi)型繁雜，數量多、版本多，管理混亂。文檔協(xié)作共享困難：通過(guò)郵件、微信群等進(jìn)行共享，文檔協(xié)作無(wú)法實(shí)時(shí)在線(xiàn)、數據難以同步；協(xié)作執行情況沒(méi)有反饋跟蹤與記錄留痕，追溯不便。
缺乏安全管控機制：缺乏權限、流程管控及留痕控制等安全防控機制，敏感信息容易通過(guò)外發(fā)、復制等方式外泄。
6大核心應用場(chǎng)景，讓知識協(xié)同高效、安全
結合21年來(lái)在智慧辦公、知識管理領(lǐng)域的沉淀與經(jīng)驗，藍凌以“知識文檔”為入口，以知識管理和知識創(chuàng )新為目標，打造全新的知識協(xié)同平臺，實(shí)現知識生產(chǎn)、應用全程協(xié)同，提升團隊協(xié)作效率，促進(jìn)業(yè)務(wù)高效運營(yíng)，賦能組織快速發(fā)展。
▲知識協(xié)同業(yè)務(wù)架構
▲知識協(xié)同功能架構
① 在線(xiàn)引用模板，快速創(chuàng )建發(fā)布文檔
系統提供豐富的文檔模板，幫助組織規范文件格式和內容。用戶(hù)制作文檔時(shí)，可引用模板，快速創(chuàng )建，將模板沉淀到知識庫，作為標準公共模板類(lèi)知識存用。
② 搭建協(xié)同團隊，打造知識協(xié)作中心
當售前進(jìn)行標書(shū)制作、研發(fā)撰寫(xiě)立項報告、項目人員撰寫(xiě)項目總結或其他需多人協(xié)作的場(chǎng)景時(shí)，負責人可以新建團隊，設定參與人員、權限，進(jìn)行在線(xiàn)多人協(xié)作，負責人享有文檔的刪稿、定稿、沉淀等權限。
③ 協(xié)作通知提醒，及時(shí)完成協(xié)同任務(wù)
當團隊負責人指派成員文檔任務(wù)后，成員即可收到相應的待辦提醒，保障及時(shí)加入協(xié)作。
④ 多人在線(xiàn)編輯，協(xié)作動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)可見(jiàn)
團隊成員可同時(shí)在線(xiàn)編輯文檔，多人參與編輯的記錄可以通過(guò)“協(xié)作記錄”全程留痕。通過(guò)文檔留痕機制，誰(shuí)在什么時(shí)間對文檔作了哪些改動(dòng)清晰呈現。
⑤ 靈活調用知識，服務(wù)知識生產(chǎn)過(guò)程
文檔寫(xiě)作時(shí)，用戶(hù)可直接在平臺中搜索相應知識內容，并進(jìn)行知識段落的引用插入，也可將所查找到的知識收藏至“知識助手”中，便于下次調用，提升文檔寫(xiě)作的效率。
⑥ 隨時(shí)隨地分享文件，文檔狀態(tài)盡在掌握
文檔創(chuàng )建人可將個(gè)人文檔分享給他人，其他用戶(hù)在授權范圍內進(jìn)行查看、使用、編輯，也可查看他人分享給自己的文檔。
藍凌知識協(xié)同平臺，彰顯5大價(jià)值
藍凌知識協(xié)同平臺，可為企業(yè)帶來(lái)5大價(jià)值：
① 團隊協(xié)作更加便捷：支持團隊自主構建，允許多人同時(shí)編輯文檔，便捷共享、快速檢索，支持跨部門(mén)、組織的文檔協(xié)作，實(shí)現團隊協(xié)作在線(xiàn)化管理。
② 協(xié)作動(dòng)態(tài)全程留痕：通過(guò)實(shí)時(shí)在線(xiàn)協(xié)作、版本自動(dòng)備份、完整的修訂和協(xié)作記錄，記錄內容生產(chǎn)協(xié)作全周期動(dòng)態(tài)，便于過(guò)程追溯。
③ 文檔權限安全管控：通過(guò)登錄限制、動(dòng)態(tài)水印、存儲加密、權限管理、版本管理、留痕控制等安全機制，保證文件的安全性，降低重要文件泄露隱患。
④ 知識成果有效沉淀：模板、文檔成果等統一存儲至平臺中，實(shí)現知識的有效沉淀，便于知識復用。
⑤ 多級知識中心構建：通過(guò)多人協(xié)同與知識生產(chǎn)，構建個(gè)人、部門(mén)、組織三級知識中心。
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