原來(lái)，作為集團公司的文件管理人員，林小姐每天需要處理大量已接受和已發(fā)送的傳真，而很多傳真需要存檔備份以應急用，日積月累，大量堆積如山的傳真管理起來(lái)就非常麻煩，特別是熱敏紙傳真，存檔一兩個(gè)月內容就模糊不清了，需要在敲到電腦里打印出來(lái)。而且一旦領(lǐng)導突然要其中的某一份傳真件，林小姐要從海量的傳真里馬上找出來(lái)，無(wú)疑大海撈針，真是吃盡苦頭還時(shí)常挨領(lǐng)導的罵。那么，有沒(méi)有什么好的辦法幫助林小姐解決傳真管理的問(wèn)題呢？偶然的機會(huì )，公司領(lǐng)導從全國物流采購與信息交流展上給林小姐帶回了AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真機。經(jīng)過(guò)安裝使用后，很快，林小姐就從繁瑣的傳真管理工作中解脫出來(lái)了。
AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真機是由金恒科技（深圳）有限公司推出的具有自主知識產(chǎn)權全球第一款網(wǎng)絡(luò )傳真系統，主要是結合電腦來(lái)實(shí)現傳真辦公的無(wú)紙化，給用戶(hù)節省紙張、耗材費用的同時(shí)，AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統強大的傳真管理功能，也給類(lèi)似林小姐這樣的辦公室人員以及對傳真存檔管理有要求的其他公司員工解決了難題。
首先，AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統結合金恒科技的傳真軟件，把用戶(hù)已收已發(fā)的傳真全部自動(dòng)按時(shí)間順序存檔備份，不管什么時(shí)間，用戶(hù)如果需要查找其中的任何一份傳真，那么就可以利用AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統日志查找功能，根據姓名、傳真標題、已收、已發(fā)、收發(fā)日期、傳真號碼等關(guān)鍵詞隨時(shí)查找出來(lái)，方便快捷。而且，因AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真軟件對所有已收已發(fā)的傳真做特殊處理，雖然是圖片格式存在，但滿(mǎn)滿(mǎn)一頁(yè)A4紙的傳真占用的空間還不到40K,所以既不影響用戶(hù)電腦日常辦公使用，又方便用戶(hù)利用U盤(pán)、硬盤(pán)等存儲備份、攜帶。“原來(lái)可能要很長(cháng)時(shí)間有才能完成的工作,用AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統不到一分鐘就搞定了。”林小姐笑著(zhù)說(shuō)。
其次，AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真機還有獨特的權限管理功能。簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是通過(guò)虛擬傳真分機號碼設置，可以將用戶(hù)所收到的傳真自動(dòng)分發(fā)到每個(gè)人的電腦上，并通過(guò)高管級、管理級、普通級三個(gè)級別的權限設置，使得最高領(lǐng)導層如果需要的話(huà)，就可以查看公司所有員工的已收傳真；部門(mén)領(lǐng)導可以收看本部門(mén)的傳真；普通員工只能收看自己的傳真。這樣既滿(mǎn)足了傳真接收的及時(shí)性，又保證公司重要機密傳真不泄密，安全可靠。同時(shí)，AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真機通過(guò)設置人工分發(fā)值班員和內部轉發(fā)傳真功能，可以把發(fā)送方不知道傳真分機號的公共傳真轉發(fā)到相應的用戶(hù)電腦上，不至于漏接傳真。這樣就實(shí)現了員工不需要離開(kāi)自己的座位，而傳真卻可以根據需要在公司內部快速靈活的流動(dòng)。而AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統的按線(xiàn)路轉發(fā)功能更是能保證某一線(xiàn)路所收到的傳真自動(dòng)分發(fā)給特定的用戶(hù)，（比如公司老總）保證傳真接收的定向性和獨享性。
再次，AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統的電話(huà)簿設置也獨具匠心。比如，用戶(hù)可以在電話(huà)簿里添加用戶(hù)的名稱(chēng)、電話(huà)、地址、郵編、郵箱等聯(lián)系信息，同時(shí)可以針對傳真號碼進(jìn)行查看、增加、修改、刪除、清空、導入、導出等操作。另外，AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統對發(fā)送成功的傳真號碼，用戶(hù)可以選擇加入或不加入到電話(huà)簿中（系統自動(dòng)去重）。AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真機還可以根據用戶(hù)類(lèi)別來(lái)設置群組電話(huà)號碼，比如按客戶(hù)所屬的地區、行業(yè)、長(cháng)途還是市話(huà)等來(lái)分類(lèi)，既方便了傳真號碼管理又可以進(jìn)行群發(fā)傳真。
最后，AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統的圖章管理及授權功能既滿(mǎn)足了用戶(hù)傳真簽字蓋章的需求，又保證了圖章流動(dòng)的安全性，適用可靠。
總之，AOFAX網(wǎng)絡(luò )傳真系統就像一個(gè)不需任何費用，又非常盡忠職守的傳真管理員一樣，在滿(mǎn)足用戶(hù)基本的傳真收發(fā)需求的同時(shí)，又幫助用戶(hù)解決了普通傳真機所不能解決的傳真備份、查找等功能，真是一舉兩得。
