6月15日，荊門分公司客戶經(jīng)理獲悉洋豐集團將在荊門市籌劃召開銷售人員及經(jīng)銷商大會，隨即主動提出運用彩信開一次無紙化會議的方案，得到該集團的支持。在前期準備中，各參會人員的手機號碼被提前錄入系統(tǒng)。6月20日，會議召開的時間地點、會議須知、會議議程、車輛安排、參加人員、會址地圖等信息，都被編輯成彩信發(fā)送到參會人員的手機上。6月21日開會時，組織者又將會議討論議題、注意事項等提示以彩信形式發(fā)給與會人員，及時通知相關(guān)事項。會議結(jié)束后，組織者又將會議成果、主要精神以彩信形式發(fā)送給與會人員。
以彩信形式召開會議不必印制會議手冊和文件資料，不僅節(jié)約了大量紙張和印刷費用，也提高了信息傳遞的及時性和成功率，參會人員可隨身攜帶手冊、隨時閱讀文件。這次“節(jié)能減排”會議的有益嘗試，引起許多大型企事業(yè)單位的關(guān)注。隨后的幾天里，已有不少單位主動與湖北移動洽談?wù)匍_“無紙化會議”事宜。
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