企業(yè)如果想要以最快速、便利的方式取得檔案同步和共享服務(wù)，SaaS型態(tài)的公有云服務(wù)是首選
CTI論壇（ctiforum）3月18日消息（記者 李文杰）：隨著云端檔案存取與共享服務(wù)的普及，現(xiàn)在，這類型系統(tǒng)也成為近年相當(dāng)受注目的企業(yè)應(yīng)用，在檔案同步分享應(yīng)用之外，還要能提供更多安全管控的特性。而市調(diào)機(jī)構(gòu)Gartner也特別將這類云端檔案存取與共享服務(wù)，定名為企業(yè)檔案同步和共享（Enterprise File Synchronization and Sharing，EFSS）。
從服務(wù)提供方式來看，目前市面上這類產(chǎn)品可分成公有云、私有云的建置形式。如果企業(yè)想要以最快速、便利的方式取得應(yīng)用，其中SaaS型態(tài)的公有云服務(wù)便是首選，企業(yè)用戶不需特別準(zhǔn)備專用的設(shè)備，直接租用申請，就可以馬上開始使用。
在這次采購特輯當(dāng)中，我們測試5家廠商提供的檔案公有云服務(wù)，包括兩家本土廠商──中華電信HiCloud Box與網(wǎng)擎SecuShare分享云，以及全球知名大廠Box Business、Google Drive for Work與微軟OneDrive for Business方案。
提供企業(yè)使用者帳號管理、檔案分享權(quán)限管理能力
一般來說，企業(yè)檔案同步和共享服務(wù)，比起個(gè)人版更具有集中管理的便利性，以及更強(qiáng)的管控力，像是管理者將能建立企業(yè)使用者成員，讓企業(yè)內(nèi)部成員的分享更加方便。
不過，各產(chǎn)品對于檔案分享管控作法有不同的設(shè)計(jì)，細(xì)節(jié)上也有諸多差異。舉例來說，使用者檔案分享，基本上要能針對企業(yè)內(nèi)部或外部分別管控，當(dāng)分享給外部使用者時(shí)，多數(shù)產(chǎn)品會(huì)提供設(shè)定密碼保護(hù)功能，讓知道連結(jié)的人還要經(jīng)過密碼驗(yàn)證才能存取，或是設(shè)定有效期限，讓分享的連結(jié)能夠在一段時(shí)間后自動(dòng)失效，甚至設(shè)定一次分享，讓對方使用連結(jié)后就會(huì)失效。
在企業(yè)內(nèi)部的檔案與資料夾共享的管控上，基本也都會(huì)提供讓使用者制定共用對象的存取，像是讓共享成員僅有檢視權(quán)限，或是可以編輯、注解，甚至是上傳、預(yù)覽、擁有權(quán)共享等。這些使用細(xì)節(jié)的提供，也增添分享管控力度。
若是企業(yè)需要更強(qiáng)制性的管控，將可以讓管理者來限制個(gè)別使用者的分享權(quán)限，像是設(shè)定只有管理員、資料夾擁有者及共同擁有者可以邀請合作對象，設(shè)定使用者在資料夾中的檔案存取權(quán)限。此外，也能管控使用者的應(yīng)用程式使用方式，像是禁止使用者帳號執(zhí)行同步功能、或是該帳號的App登入使用。在這次5款測試產(chǎn)品中，像是Box Business、Google Drive for Work與網(wǎng)擎SecuShare分享云，就提供較多的管理者控制，可制定企業(yè)成員的分享政策或使用方式，再由企業(yè)員工決定分享檔案的存取權(quán)。而微軟One Drive for Business與中華電信HiCloud Box，則是較偏向從使用者角度出發(fā)，完全由企業(yè)員工來掌握檔案分享的管控設(shè)定。
對于企業(yè)來說，這些服務(wù)都能幫助企業(yè)做到一定的檔案分享管控，并提升企業(yè)檔案分享方便性，只是在管控與方便性上要如何拿捏，以及功能面是否可以符合企業(yè)需求，對應(yīng)企業(yè)本身的使用情境，就是企業(yè)需要自己想清楚。
不僅于此，對于企業(yè)應(yīng)用上，通常也會(huì)考量更多，像是可否于企業(yè)內(nèi)部的AD進(jìn)行整合，能否整合單一登入（Single sign On）機(jī)制。加上過去企業(yè)對于公有云儲存服務(wù)有安全性的疑慮，因此服務(wù)本身的連線加密、安全防護(hù)，以及管理者對于使用者連線的管控，也都是值得注意的地方。常見的使用者帳號安全防護(hù)，像是二階段認(rèn)證機(jī)制，定期強(qiáng)制使用者更換密碼，另外，系統(tǒng)也應(yīng)能自動(dòng)攔阻多次嘗試失敗的連線，并通知管理者。
同步功能與移動(dòng)App為必備功能
從這些企業(yè)檔案公有云的功能發(fā)展來看，不僅都是以SaaS型態(tài)供企業(yè)租用，許多服務(wù)在線上申請、購買這部分也做得很徹底，可以直接開立刷卡、開立發(fā)票，讓企業(yè)用戶取得服務(wù)更簡便。
在功能面上，像是移動(dòng)端App應(yīng)用與PC端同步功能，已經(jīng)是所有檔案同步和共享服務(wù)的必備功能，因?yàn)檫@對于使用者來說相當(dāng)吸引人且便利。像是使用者在手機(jī)、平板上能通過App，直接檢索云端服務(wù)上的檔案，并能直接上傳與下載檔案，畢竟在移動(dòng)裝置應(yīng)用普及的今日，滿足移動(dòng)應(yīng)用存取檔案的需求很重要。與電腦端檔案同步的機(jī)制也很實(shí)用，使本機(jī)上檔案經(jīng)變動(dòng)后，能夠自動(dòng)將檔案更新上傳，并可版本管控。
以這次測試的5款服務(wù)來說，在PC端同步功能上，大多能同時(shí)支持Windows與Mac OS系統(tǒng)，只要安裝代理程式便能同步個(gè)人檔案，甚至也能提供自訂同步資料夾的彈性。也有少數(shù)還不支持Mac OS系統(tǒng)，像是網(wǎng)擎分享云，另外微軟OneDrive for Business目前也只提供預(yù)覽版。
在移動(dòng)端使用上，5款服務(wù)均提供Android、iOS平臺的App，有些甚至是支持Windows Phone、Blackberry，增加應(yīng)用性。基本上，這些檔案同步和共享App的使用都很簡單易用，想要從手機(jī)、平板上下載、上傳、分享檔案都沒問題，分享時(shí)也能使用網(wǎng)頁服務(wù)相同的權(quán)限、防護(hù)設(shè)定。
特別的是，像是Box與微軟OneDrive for Business還能設(shè)定應(yīng)用程式密碼，讓每次開啟App都要輸入密碼才能使用，強(qiáng)化移動(dòng)端的防護(hù)。
