隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)信息化建設迅速發(fā)展，協(xié)同辦公軟件迅速普及，加上媒體和廠(chǎng)商的大力宣傳，各種概念、理念、產(chǎn)品接踵而來(lái)。國內的很多企業(yè)也都實(shí)施了協(xié)同辦公項目，相關(guān)產(chǎn)品也應接不暇。但是對協(xié)同辦公的認知也是很片面的，認為協(xié)同辦公就是行政辦公，就是收發(fā)文，只是文件的審批和管理，認為協(xié)同辦公的終極目標就是手工轉為電子化，認為協(xié)同辦公實(shí)施很簡(jiǎn)單。其實(shí)不是這樣的。

　　致遠認為協(xié)同辦公作為一個(gè)管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設計理念通過(guò)軟件進(jìn)行固化來(lái)為企業(yè)管理提升價(jià)值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒(méi)有太大的管理價(jià)值。手工轉為電子化只是協(xié)同辦公的第一步，對管理層來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施協(xié)同辦公是需要花費很大的人力，物力，財力去實(shí)現，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來(lái)對管理進(jìn)行變革以適應外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以協(xié)同辦公對企業(yè)管理核心有幾方面：

　　第一：提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執行力的提升

　　手工的審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導者無(wú)法有效監控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個(gè)環(huán)節、那個(gè)部門(mén)、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執行沒(méi)有，執行花費多長(cháng)時(shí)間并沒(méi)有得到有效反饋，也就沒(méi)有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執行。那么我們致遠根據我們致遠獨創(chuàng )的二元化工作流就能從根本上解決這個(gè)問(wèn)題，能夠找出我們的工作在哪個(gè)節點(diǎn)上出了問(wèn)題，哪個(gè)人員出了問(wèn)題，并且能夠對發(fā)起的流程條件進(jìn)行自動(dòng)識別，從而自動(dòng)流轉，自動(dòng)選擇符合公司規定的流程進(jìn)行審批，這也是我們的剛性流程的特性。企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會(huì )被固化下來(lái)。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過(guò)梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規律。那么在工作當中除了這些日常審批之外，遇到最多的還是一些事務(wù)性，臨時(shí)性的事件，那么處理這些事件的時(shí)候，就要利用到我們的柔性流程，隨時(shí)隨地的發(fā)起協(xié)同，自定義流程，來(lái)完成這些臨時(shí)性的事件審批。通過(guò)我們的二元化工作流將我們公司的規章制度進(jìn)行有效落地，有效執行。

　　第二：協(xié)同辦公的終極目的最終是為企業(yè)戰略發(fā)展和管理服務(wù)

　　協(xié)同辦公的整個(gè)管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運營(yíng)過(guò)程為目的，通過(guò)管人來(lái)實(shí)現整個(gè)企業(yè)規范運營(yíng)。所以它區別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財務(wù)，以物流為核心的進(jìn)銷(xiāo)存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點(diǎn)都是以結果為導向，精細化管理為主，對過(guò)程的管控比較缺乏。而協(xié)同辦公，面對的是組織行為，強調的是企業(yè)資源的整體運作。所以協(xié)同辦公與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么協(xié)同辦公的終極目標是什么呢？最終把協(xié)同辦公作為一個(gè)不同部門(mén)，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺，員工每天辦公的數據按照權限自動(dòng)匯總給相關(guān)權限的管理層生成統計報表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數據不能沉淀為管理層需要的報表，我們認為協(xié)同辦公以人為核心的軟件是無(wú)法做到進(jìn)行有效對管理過(guò)程進(jìn)行控制的。

　　第三：部門(mén)與部門(mén)，員工與員工之間信息的溝通和共享

　　在手工時(shí)代，部門(mén)與部門(mén)之間無(wú)法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導致很多重復性的工作。同時(shí)企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門(mén)運作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個(gè)平臺來(lái)支撐。而致遠協(xié)同辦公通過(guò)門(mén)戶(hù)的多空間多維度，按權限的分配將我們企業(yè)的信息有效的共享，將跨地區、組織、部門(mén)的員工緊密地聯(lián)系在一起。

　　第四：知識的沉淀和痕跡的保留

　　對任何企業(yè)來(lái)說(shuō)，都會(huì )有員工流失，都會(huì )有新的員工進(jìn)來(lái)。流失的員工對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，等同于資源的流失，特別是對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個(gè)平臺來(lái)記錄員工日常的核心工作和他所掌握的技能，以方便后續員工快速交接、跟進(jìn)、學(xué)習，避免企業(yè)造成損失。同時(shí)對于新員工培養成一個(gè)適崗的員工，企業(yè)需要花費很大的代價(jià)。如果通過(guò)協(xié)同辦公系統把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗共享給新員工，這會(huì )大大縮短新員工的培訓時(shí)間，并節省公司的培訓費用。我們致遠協(xié)同辦公通過(guò)將剛性流程及柔性流程運行完畢后，可以歸檔到我們的文檔庫，對這些事件加以保存，等到我們需要的時(shí)候，可以隨時(shí)打開(kāi)，可以看到我們處理這個(gè)事件的時(shí)候所涉及到的正文、補充、附件、處理方法以及處理建議，以便與公司其他員工來(lái)學(xué)習，對于公司來(lái)說(shuō)節省了很大的一筆開(kāi)支。

　　第五：加強對員工日常行為的考核

　　很多企業(yè)對員工的考核都停留在表面印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過(guò)致遠協(xié)同辦公系統，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績(jì)作為考核的部分依據來(lái)對員工進(jìn)行動(dòng)態(tài)的績(jì)效考核。來(lái)充分調動(dòng)員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

　　所以協(xié)同辦公不是一個(gè)無(wú)紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過(guò)它來(lái)貫徹企業(yè)管理制度的執行，傳播企業(yè)文化，通過(guò)流程的規范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來(lái)促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。