CTI論壇(ctiforum)8月14日消息（記者 郭佳):視頻會(huì )議在企業(yè)中開(kāi)啟頻率越來(lái)越高，針對各種主題、參與者置身在各種場(chǎng)所、跨越各個(gè)時(shí)區、同時(shí)邀請多家企業(yè)。該如何在各種視頻會(huì )議進(jìn)行前，針對企業(yè)內部進(jìn)行最佳的準備，讓參與人員在會(huì )議中創(chuàng )造最佳的遠距溝通體驗與協(xié)作質(zhì)量，小編特別為您整理了以下五點(diǎn)貼心提醒，讓您參與視頻會(huì )議不失禮。
1.網(wǎng)絡(luò )聯(lián)機質(zhì)量確認：不論是企業(yè)內的硬件視頻會(huì )議設備或者透過(guò)行動(dòng)裝置連入會(huì )議，都務(wù)必先檢查當前的網(wǎng)絡(luò )聯(lián)機速率，盡量維持高度穩定的聯(lián)機速率與較高的帶寬支持，能夠擁有較佳的會(huì )議體驗
，因為視頻會(huì )議非常講求實(shí)時(shí)互動(dòng)的影音傳輸，若網(wǎng)絡(luò )聯(lián)機質(zhì)量不佳，對于視頻會(huì )議的協(xié)作效率將大受影響。
2. 視頻會(huì )議設備運作狀況檢測：視頻會(huì )議設備本身必須在可以正常操作的狀態(tài)下，會(huì )議主持人務(wù)必確認于會(huì )議中欲分享的簡(jiǎn)報檔案或文件文件，能夠順利投影于第二組畫(huà)面的輸出信號；另一方面，確認視頻會(huì )議鏡頭保持正常對焦與自動(dòng)補光的運作狀態(tài)，所有會(huì )議參與者的影音畫(huà)面均可正常傳輸；更重要的是，能夠順利連入指定的會(huì )議以及邀請所有會(huì )議參與者進(jìn)入會(huì )議。
3. 會(huì )議環(huán)境檢視：在連入視頻會(huì )議前，必須確保環(huán)境整潔，確認預計參與的會(huì )議人員均已到達現場(chǎng)外，更重要的是避免有關(guān)企業(yè)內部機密的資料與會(huì )議內容無(wú)關(guān)的素材，暴露于會(huì )議室當中或者放置于分享數據傳輸畫(huà)面主持人的計算機桌面中，此舉不但將造成企業(yè)內部的獲益損失，導致會(huì )議參與者注意力分散，降低會(huì )議效率，進(jìn)一步導致高階主管負面觀(guān)感產(chǎn)生。
4. 準時(shí)加入視頻會(huì )議：由于目前越來(lái)越多視頻會(huì )議不僅跨企業(yè)還跨越多個(gè)時(shí)區，所以一定要預先確認會(huì )議時(shí)間，應避免遲到或錯過(guò)重要會(huì )議的狀況發(fā)生，造成其他會(huì )議參與者的困擾，更進(jìn)一步讓其他參與者對于自身所代表的企業(yè)產(chǎn)生負面評價(jià)。
5. 非會(huì )議主講者全程保持靜音狀態(tài)：多方會(huì )議進(jìn)行時(shí)，若既非主講者或無(wú)與他人進(jìn)行互動(dòng)溝通時(shí)，請記得保持在靜音狀態(tài)，避免環(huán)境音效或者企業(yè)內部同仁討論的內容，直接傳遞至會(huì )議中，不僅影響會(huì )議進(jìn)行的質(zhì)量，更被視為一種不尊重會(huì )議的表現。
面對面的開(kāi)會(huì )禮儀，相信一直以來(lái)都是受到企業(yè)高度地重視，隨著(zhù)遠距的視頻會(huì )議溝通次數增加，除了追求硬件傳輸質(zhì)量的提升外，對于與會(huì )人員的視頻會(huì )議禮儀也應越來(lái)越重視，此舉不僅有助于創(chuàng )造高效率、高質(zhì)量的遠距協(xié)作會(huì )議經(jīng)驗，更能進(jìn)一步獲得更佳的企業(yè)形象與口碑，增加對于視頻會(huì )議的重視程度，進(jìn)一步將視頻會(huì )議應用于更廣泛且重要性的決策上。
