CTI論壇(ctiforum)8月14日消息（記者 郭佳):視頻會(huì)議在企業(yè)中開(kāi)啟頻率越來(lái)越高，針對(duì)各種主題、參與者置身在各種場(chǎng)所、跨越各個(gè)時(shí)區(qū)、同時(shí)邀請(qǐng)多家企業(yè)。該如何在各種視頻會(huì)議進(jìn)行前，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行最佳的準(zhǔn)備，讓參與人員在會(huì)議中創(chuàng)造最佳的遠(yuǎn)距溝通體驗(yàn)與協(xié)作質(zhì)量，小編特別為您整理了以下五點(diǎn)貼心提醒，讓您參與視頻會(huì)議不失禮。
1.網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)質(zhì)量確認(rèn)：不論是企業(yè)內(nèi)的硬件視頻會(huì)議設(shè)備或者透過(guò)行動(dòng)裝置連入會(huì)議，都務(wù)必先檢查當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)速率，盡量維持高度穩(wěn)定的聯(lián)機(jī)速率與較高的帶寬支持，能夠擁有較佳的會(huì)議體驗(yàn)
，因?yàn)橐曨l會(huì)議非常講求實(shí)時(shí)互動(dòng)的影音傳輸，若網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)質(zhì)量不佳，對(duì)于視頻會(huì)議的協(xié)作效率將大受影響。
2. 視頻會(huì)議設(shè)備運(yùn)作狀況檢測(cè)：視頻會(huì)議設(shè)備本身必須在可以正常操作的狀態(tài)下，會(huì)議主持人務(wù)必確認(rèn)于會(huì)議中欲分享的簡(jiǎn)報(bào)檔案或文件文件，能夠順利投影于第二組畫(huà)面的輸出信號(hào)；另一方面，確認(rèn)視頻會(huì)議鏡頭保持正常對(duì)焦與自動(dòng)補(bǔ)光的運(yùn)作狀態(tài)，所有會(huì)議參與者的影音畫(huà)面均可正常傳輸；更重要的是，能夠順利連入指定的會(huì)議以及邀請(qǐng)所有會(huì)議參與者進(jìn)入會(huì)議。
3. 會(huì)議環(huán)境檢視：在連入視頻會(huì)議前，必須確保環(huán)境整潔，確認(rèn)預(yù)計(jì)參與的會(huì)議人員均已到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)外，更重要的是避免有關(guān)企業(yè)內(nèi)部機(jī)密的資料與會(huì)議內(nèi)容無(wú)關(guān)的素材，暴露于會(huì)議室當(dāng)中或者放置于分享數(shù)據(jù)傳輸畫(huà)面主持人的計(jì)算機(jī)桌面中，此舉不但將造成企業(yè)內(nèi)部的獲益損失，導(dǎo)致會(huì)議參與者注意力分散，降低會(huì)議效率，進(jìn)一步導(dǎo)致高階主管負(fù)面觀(guān)感產(chǎn)生。
4. 準(zhǔn)時(shí)加入視頻會(huì)議：由于目前越來(lái)越多視頻會(huì)議不僅跨企業(yè)還跨越多個(gè)時(shí)區(qū)，所以一定要預(yù)先確認(rèn)會(huì)議時(shí)間，應(yīng)避免遲到或錯(cuò)過(guò)重要會(huì)議的狀況發(fā)生，造成其他會(huì)議參與者的困擾，更進(jìn)一步讓其他參與者對(duì)于自身所代表的企業(yè)產(chǎn)生負(fù)面評(píng)價(jià)。
5. 非會(huì)議主講者全程保持靜音狀態(tài)：多方會(huì)議進(jìn)行時(shí)，若既非主講者或無(wú)與他人進(jìn)行互動(dòng)溝通時(shí)，請(qǐng)記得保持在靜音狀態(tài)，避免環(huán)境音效或者企業(yè)內(nèi)部同仁討論的內(nèi)容，直接傳遞至?xí)h中，不僅影響會(huì)議進(jìn)行的質(zhì)量，更被視為一種不尊重會(huì)議的表現(xiàn)。
面對(duì)面的開(kāi)會(huì)禮儀，相信一直以來(lái)都是受到企業(yè)高度地重視，隨著遠(yuǎn)距的視頻會(huì)議溝通次數(shù)增加，除了追求硬件傳輸質(zhì)量的提升外，對(duì)于與會(huì)人員的視頻會(huì)議禮儀也應(yīng)越來(lái)越重視，此舉不僅有助于創(chuàng)造高效率、高質(zhì)量的遠(yuǎn)距協(xié)作會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，更能進(jìn)一步獲得更佳的企業(yè)形象與口碑，增加對(duì)于視頻會(huì)議的重視程度，進(jìn)一步將視頻會(huì)議應(yīng)用于更廣泛且重要性的決策上。
