隨著(zhù)規模的不斷擴大、管控要求的日益細化和深化，集團型企業(yè)越來(lái)越依賴(lài)協(xié)同辦公系統來(lái)強化縱向管控和橫向協(xié)同。那么，集團型企業(yè)該如何建設協(xié)同辦公系統，又該選擇怎樣的支撐產(chǎn)品呢？
協(xié)同辦公系統對于集團型企業(yè)的重要性毋庸置疑。慧點(diǎn)科技OA產(chǎn)品經(jīng)理李小娟認為，協(xié)同工作系統的建設是集團型企業(yè)推進(jìn)服務(wù)創(chuàng )新、管理創(chuàng )新、制度創(chuàng )新、成果轉化，以及落實(shí)企業(yè)發(fā)展戰略的重要保障，是企業(yè)應對市場(chǎng)競爭的關(guān)鍵舉措，也是核心價(jià)值鏈的管理和監督落地的基礎能力。
處理好三個(gè)關(guān)系
李小娟表示，集團型企業(yè)要從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，以發(fā)展的眼光來(lái)看待協(xié)同辦公系統的建設，遵循“統一規劃、統一設計、統一開(kāi)發(fā)、統一運維、快速推廣”的原則來(lái)建設系統，將有助于達成業(yè)務(wù)貫穿、成果復用、信息共享、降低建設成本和縮短建設周期的目標。具體來(lái)說(shuō)，應該處理好以下三種關(guān)系：
首先，要處理好系統建設與落實(shí)“服務(wù)創(chuàng )新、管理創(chuàng )新、制度創(chuàng )新、成果轉化”目標之間的關(guān)系。企業(yè)需要適時(shí)調整戰略和制度以應對日新月異的市場(chǎng)變化，管理精細化程度和管控需求也會(huì )隨之變化。作為集團型企業(yè)日常運營(yíng)管理和制度監管的延伸，協(xié)同辦公系統要有足夠的擴展性來(lái)適應這種變化。
其次，要處理好系統建設目標和企業(yè)發(fā)展戰略之間的關(guān)系。協(xié)同辦公系統建設的目標最終要服務(wù)于發(fā)展戰略并融入其中，并且滿(mǎn)足“企業(yè)治理、風(fēng)險管理和合規審查”的價(jià)值定位。因此，信息管理部門(mén)要緊跟著(zhù)集團的中長(cháng)期戰略，主動(dòng)作為，扎實(shí)工作。
最后，要處理好系統與企業(yè)核心價(jià)值鏈的管理和監督落地的關(guān)系。集團型企業(yè)要實(shí)現核心價(jià)值鏈的管理和監督落地，實(shí)現業(yè)務(wù)處理過(guò)程的可追溯，不斷強化企業(yè)的執行力，就要強化風(fēng)險內控、內部監督和督辦問(wèn)責等。然而，市場(chǎng)競爭、改革發(fā)展、戰略執行、依法治企等內外部多重壓力疊加，給集團型企業(yè)的信息化建設帶來(lái)了前所未有的挑戰。通過(guò)慧點(diǎn)科技集團型協(xié)同辦公平臺的建立，可以讓企業(yè)更加從容地面對這些壓力和挑戰，從關(guān)注繁雜的信息系統建設轉變?yōu)楦訉?zhuān)注于企業(yè)本身的運營(yíng)管理、組織和制度建設。
李小娟表示，集團型企業(yè)要遵循“統一規劃、統一設計、統一開(kāi)發(fā)、統一運維、快速推廣”的原則來(lái)建設系統
兼顧基礎管理和個(gè)性化需求
由此可見(jiàn)，協(xié)同辦公系統在集團型企業(yè)管理中充當著(zhù)越來(lái)越重要的角色，因此系統的選型也格外重要。李小娟強調，集團型企業(yè)的協(xié)同辦公系統建設不可能一勞永逸，要隨企業(yè)的變化而變化，因此系統除了要具有強大的功能以外，還要基于開(kāi)放、可擴展、易開(kāi)發(fā)的平臺。慧點(diǎn)科技集團型協(xié)同辦公系統Indi。Office正是這樣一款產(chǎn)品。
據悉，慧點(diǎn)科技集團型協(xié)同辦公系統基于高性能、高可用、可伸縮的集團化架構，針對集團型企業(yè)多層級、分布廣、業(yè)務(wù)和管理模式多樣化的特點(diǎn)，幫助企業(yè)解決集團管控過(guò)程中低效率、低績(jì)效、高成本的問(wèn)題，從而提升企業(yè)縱向管控和橫向協(xié)作的效率和質(zhì)量，有力支撐企業(yè)業(yè)務(wù)流程改進(jìn)和運營(yíng)管控。其主要功能如下：
其一，作為集團型企業(yè)的統一工作平臺。系統為集團型企業(yè)提供日常工作處理的統一工作平臺，通過(guò)與用戶(hù)緊密相關(guān)的內外部信息、待辦事宜和應用系統進(jìn)行無(wú)縫集成，幫助用戶(hù)迅速定位需要處理的待辦工作、待閱郵件，以及其他需要處理的事宜等。系統還可針對不同層級的用戶(hù)提供不同的界面，確保工作臺能滿(mǎn)足不同角色員工的要求。
其二，信息管理。系統提供通知公告新聞、網(wǎng)上調查、領(lǐng)導日程和集團公共通信錄等信息的管理。
其三，效能統計管理。對協(xié)同辦公系統中各類(lèi)流程提供多維度監控，通過(guò)統計、分析流程審批的時(shí)間、數量、流轉效率、辦理情況等數據，并結合BI報表工具進(jìn)行圖形化展現，從而使集團型企業(yè)能夠實(shí)時(shí)掌握流程狀態(tài)、深度分析業(yè)務(wù)流程效率，為企業(yè)的管理提升提供依據。
其四，集團公文管理。系統能全面適應集團型企業(yè)的公文特點(diǎn)和公文應用模式，通過(guò)強大的工作流引擎和內置的標準化模板，幫助集團型企業(yè)構建從總部到下屬企業(yè)全覆蓋的電子公文網(wǎng)絡(luò )，提供公文起草、審批、質(zhì)量評價(jià)、套打蓋章、發(fā)送、歸檔、發(fā)文后跟蹤和收文辦理的全生命周期管理。
其五，集團協(xié)作往來(lái)聯(lián)系單。系統可幫助集團型企業(yè)構建跨組織機構的部門(mén)級協(xié)作體系，通過(guò)表單和流程銜接各部門(mén)間的往來(lái)與協(xié)作，提升集團內部組織協(xié)作效能。
此外，慧點(diǎn)科技集團型協(xié)同辦公系統還具有行政業(yè)務(wù)、企業(yè)郵箱、人事管理和IT管理等功能。對于多數企業(yè)而言，可以借助系統快速實(shí)現基礎管理制度的固化和落地。
而集團型企業(yè)的個(gè)性化需求，則可以通過(guò)系統的支撐平臺Indi。Platform來(lái)滿(mǎn)足。集團型企業(yè)可以借助Indi。Platform進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)，將特色管理制度進(jìn)行固化，然后包裝成管理模板，充分利用平臺的私有云架構在成員企業(yè)中進(jìn)行快速推廣，從而在運營(yíng)管理層面實(shí)現“統一管控、監管落地、兼顧差異、資源共享”的目標。
值得一提的是，Indi。Platform是慧點(diǎn)科技基于IBM Lotus Domino打造的、面向集團型企業(yè)協(xié)同和流程類(lèi)應用的快速開(kāi)發(fā)平臺，具有高性能、穩定、安全、易維護、易擴展、可快速開(kāi)發(fā)、高性?xún)r(jià)比、支持平滑升級等特點(diǎn)。
沉淀千余家用戶(hù)經(jīng)驗
李小娟介紹，慧點(diǎn)科技集團型協(xié)同辦公系統是慧點(diǎn)科技在十余年、千余家集團企業(yè)管理信息化實(shí)踐積累的基礎上，以先進(jìn)的GRC管理理念為核心，潛心打造的適用于中國大型集團企業(yè)的協(xié)同辦公產(chǎn)品，能為集團企業(yè)帶來(lái)以下價(jià)值：
- 規范管理過(guò)程、落實(shí)管理要求、保障管理秩序，實(shí)現業(yè)務(wù)的可追溯、可審計，強化企業(yè)執行力；
- 支撐面向企業(yè)的靈活多變的管理策略的落地，縮短流程整改進(jìn)程，提高企業(yè)運營(yíng)效率和適應市場(chǎng)的能力；
- 集團化架構可支持全球協(xié)同工作，實(shí)現制度、流程與人的高效協(xié)作；
- 落實(shí)集團統一管控要求，實(shí)現管理復制，提升對成員企業(yè)的管控水平；
- 實(shí)現職能部門(mén)專(zhuān)項管控的體系化和專(zhuān)業(yè)化，利用IT手段創(chuàng )新管理模式，提升管理效能；
- 通過(guò)一站式的任務(wù)處理機制、強大的流程模型和流程監控，提高用戶(hù)滿(mǎn)意度；
- 借助成熟、規范的產(chǎn)品體系架構，降低學(xué)習和溝通成本；
- 支持流程管理分級授權，責權明晰，用戶(hù)對被授權流程具有完整的管理權；
- 統一協(xié)同平臺，縮短系統建設周期，降低項目建設和運維成本。
據悉，慧點(diǎn)科技集團型協(xié)同辦公系統已廣泛應用于能源電力、石油石化、鋼鐵冶金、交通、金融、制造和政府等領(lǐng)域，成為企業(yè)協(xié)同運營(yíng)、統籌管控、理念傳播的重要工具。
