摘 要 本文以某集團公司在多元化、多業(yè)態(tài)、跨區域、國際化經(jīng)營(yíng)管理背景，針對集團經(jīng)營(yíng)管理中差旅成本居高不下，以及管控過(guò)程中信息傳遞不夠及時(shí)、準確的現狀，提出應用視頻會(huì )議進(jìn)行管理創(chuàng )新的集團一體化視頻會(huì )議解決方案。集團通過(guò)對視頻會(huì )議系統的方案設計、招標選型、測試和評審，快速組建項目組進(jìn)行實(shí)施和推廣，最終系統成功上線(xiàn)，從而為集團構建了方便、快捷、高效的，具備強大的互動(dòng)性，豐富的數據協(xié)同功能的信息傳遞溝通平臺。通過(guò)視頻會(huì )議系統的應用，集團在提高了辦公效率的同時(shí)，大大降低辦公成本，有效提升了集團面對市場(chǎng)快速變化形勢下的管理經(jīng)營(yíng)決策效能，增強了集團的綜合競爭能力。
關(guān)鍵詞 視頻會(huì )議 集團經(jīng)營(yíng)管理 信息傳遞溝通平臺
1 應用背景
某集團公司是國務(wù)院國資委監管的中央企業(yè)，是集資產(chǎn)管理、資本運營(yíng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)于一體的大型國有獨資公司。該集團公司作為首批董事會(huì )試點(diǎn)中央企業(yè)，采取“戰略管控 + 財務(wù)管控”的管控模式，實(shí)行三級法人體制，集團定位于戰略投資中心，下屬二級板塊企業(yè)定位于經(jīng)營(yíng)管理中心，三級成員企業(yè)定位于成本利潤中心。集團公司控股二級板塊公司 4 家，下轄三級成員企業(yè) 70 多戶(hù)，直接控股成員企業(yè) 3 家，現有員工約 8 萬(wàn)人。集團所屬成員企業(yè)遍布于全國 24 個(gè)省（ 區、市） 和贊比亞、印度等國家，其中 10 余戶(hù)成員企業(yè)為國家大型一類(lèi)、二類(lèi)企業(yè)。集團公司總部設辦公室（ 信息化辦公室） 、戰略投資部（ 安全生產(chǎn)部、科技管理部） 、法律事務(wù)部（ 政策研究室） 、審計風(fēng)險部（ 紀檢監察部） 、資產(chǎn)財務(wù)部、人力資源部（ 董事辦公室、黨委組織部） 、黨群工作部（ 企業(yè)文化部、團委） 、信訪(fǎng)辦公室（ 工會(huì )辦公室） 等部室。總部機關(guān)管理人員控制在 60 人左右。結合確保集團整體健康穩定發(fā)展的整體戰略思路，集團公司提出必須著(zhù)手解決以下問(wèn)題：
（ 1） 面臨國際化的發(fā)展機遇，如何迎接進(jìn)行跨區域、跨國家經(jīng)營(yíng)管理所帶來(lái)的挑戰；
（ 2） 產(chǎn)品多元化、流程復雜化狀況下，集團內產(chǎn)業(yè)鏈上下游企業(yè)或廠(chǎng)區如何有效協(xié)同；
（ 3） 所屬企業(yè)分散，人、財、物如何管控；
（ 4） 如何降本增效，在降低成本的同時(shí)增強同業(yè)競爭力。這些問(wèn)題的解決，離不開(kāi)反復溝通。在各項工作的組織中，如何將領(lǐng)導者的意圖及時(shí)準確地傳遞到各級執行者，并及時(shí)得到信息反饋，是必需解決的問(wèn)題。而視頻會(huì )議系統的應用卻恰恰是集團公司解決以上問(wèn)題的一把利器。
2 現狀分析
2006 年，集團公司建立三級法人組織體系，同時(shí)集團公司總部組織架構基本確立。體系成熟、工作機制確立后，集團公司與所屬企業(yè)間，很多工作需要及時(shí)溝通。信息傳遞的準確性、及時(shí)性上暴露出許多亟待解決的問(wèn)題。
（1） 公文不能及時(shí)傳遞，文字信息滯后，工作效率低。當時(shí)集團公司尚未建立辦公平臺，公文傳遞手段是郵局傳遞、傳真機傳送； 傳遞介質(zhì)為紙質(zhì)文件。速度慢，存在交換環(huán)節丟失、反饋不及時(shí)等現象。
（2） 緊急待辦事宜多使用電話(huà)溝通，信息多部門(mén)、多層級傳遞困難。普通電話(huà)溝通是一對一完成的。如遇多頭事宜及需要再次傳達事宜不可避免有失真現象。
（3） 面對面會(huì )議，參加人到場(chǎng)困難，不好組織；公司有兩個(gè)會(huì )議室，利用率很低； 總部出差人員及會(huì )議相關(guān)的外地工作人員，參會(huì )出勤無(wú)法保障。
（4） 隨著(zhù)集團整體業(yè)務(wù)的迅速擴展，與國外企業(yè)、專(zhuān)家溝通交流日趨頻繁，需要高效便捷的會(huì )議組織方式。
3 應對措施
鑒于集團下屬企業(yè)跨領(lǐng)域、跨地域甚至跨國家的特點(diǎn)，以及集團公司人員編制少，領(lǐng)導及員工出差多，很多事宜急于迅速快捷溝通協(xié)調的具體需求，作者提出兩種解決方案，一是建立視頻會(huì )議系統，二是建立電話(huà)會(huì )議系統。
3.1 方案選擇
視頻會(huì )議系統工作原理： 視頻會(huì )議系統包括軟件和硬件兩種，兩個(gè)或兩個(gè)以上不同場(chǎng)所的個(gè)人或群體，通過(guò)各種電信通訊傳輸媒體，將人物的靜、動(dòng)態(tài)圖像、語(yǔ)音、文字、圖片等多種資料分送到各個(gè)用戶(hù)的計算機上，使得在地理分散的用戶(hù)可以共聚一處，通過(guò)圖形、聲音、文檔等多種方式交流信息，增加雙方對內容的理解能力。
電話(huà)會(huì )議系統工作原理： 以系統外呼式為主的電話(huà)會(huì )議平臺，所有參會(huì )方均可為被叫方，最大限度節省會(huì )議費用。系統采用三大基礎運營(yíng)商中國移動(dòng)、網(wǎng)通和電信的 PSTN 傳統電話(huà)線(xiàn)路，多人參與電話(huà)會(huì )議語(yǔ)音自然清晰。可以主叫 100 多個(gè)國家和地區。視頻會(huì )議與電話(huà)會(huì )議對比情況見(jiàn)表1。
表1 系統功能、投資高低、參會(huì )條件對比情況
以滿(mǎn)足公司需求為出發(fā)點(diǎn)，綜合考慮項目投資高低，會(huì )議組織難易，我們選擇建立基于軟件為主的解決方案的視頻會(huì )議系統。視頻會(huì )議系統網(wǎng)絡(luò )部署方案見(jiàn)圖 1。
圖1 集團公司視頻會(huì )議系統網(wǎng)絡(luò )部署方案
3.2 測試與實(shí)施
系統建設要求，軟件統一； 設備選型提供兩套方案，由試點(diǎn)單位自選，自購或委托集團公司代購均可。為降低項目風(fēng)險，選擇了分步實(shí)施策略。
第一步，集團公司與下屬二級公司作為第一批試點(diǎn)。項目得到公司領(lǐng)導的支持，加上實(shí)施組織較好。首批測試不到七個(gè)工作日完成，設備三天到位，軟、硬件調試三天完成，系統使用培訓半天完成。在這一階段，我們做好了試點(diǎn)企業(yè)現場(chǎng)調試的準備，實(shí)際調試過(guò)程中，全部試點(diǎn)企業(yè)均通過(guò)遠程調試完成測試。
第二步，以板塊為單元完成二級公司與三級公司視頻會(huì )議系統實(shí)施。借鑒第一步測試經(jīng)驗，迅速完成了第二步四十多家企業(yè)的系統實(shí)施。截止2011年底，集團公司視頻會(huì )議系統總投資86.6 萬(wàn)。其中，硬件投資65萬(wàn)，用于服務(wù)器、會(huì )議室建設； 軟件投資 21.6 萬(wàn)，用于視頻會(huì )議系統賬號購置等。
3.3 視頻會(huì )議系統基本情況
視頻會(huì )議系統支持多會(huì )議室同時(shí)開(kāi)會(huì )，支持一對多會(huì )議、多對多會(huì )議、桌面對桌面會(huì )議、桌面對會(huì )議室會(huì )議，同時(shí)，支持互聯(lián)網(wǎng)就接入。總體來(lái)說(shuō)，系統方便靈活，任何人在任何地方，可以召開(kāi)或參加會(huì )議。
視頻會(huì )議室的權限和配置管理同樣便捷，集團公司的視頻會(huì )議高級管理員有權增設視頻會(huì )議室及設置各會(huì )議室管理員，各會(huì )議室管理員有權設置會(huì )議室的成員。
4 應用效果
集團公司視頻會(huì )議系統自建立以來(lái)，因功能簡(jiǎn)單便捷，用戶(hù)不斷增加，視頻會(huì )議應用越來(lái)越廣泛。據統計，五年來(lái)視頻會(huì )議系統累計使用2700余次，累計節約成本1.6 億以上。集團視頻會(huì )議系統已經(jīng)成為公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中依賴(lài)的一個(gè)重要管理支撐工具。應用情況統計見(jiàn)表 2 。
表 2 應用情況統計及節約成本
說(shuō)明： 節約成本金額，按每次會(huì )議，平均每人節約成本 2000 元，平均參加人數 30 人計算
集團公司已實(shí)現員工總量、國資規模、營(yíng)業(yè)收入和利潤總額位居中央企業(yè)陣營(yíng)前 40－50 位，同時(shí)，秉承集團公司“市場(chǎng)國際化”戰略，逐步在鞏固中國30 個(gè)省、市、自治區市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)點(diǎn)或物流網(wǎng)絡(luò )的基礎上，實(shí)現在美洲、歐洲、非洲、中東、東南亞等區域的拓展，集團公司已經(jīng)與國內外幾十家大型企業(yè)集團及國內政府、團體簽署了戰略合作、合資協(xié)議，實(shí)施資本運營(yíng)戰略，成功并購了十幾家企業(yè)，集團公司的貿易伙伴遍布六大洲。視頻會(huì )議系統的應用無(wú)疑對公司的經(jīng)營(yíng)管理起了極其重要的作用，主要體現在以下幾點(diǎn)：
（1） 大大節省了會(huì )議成本。
（2） 溝通及時(shí)，真實(shí)感強，效果較好。
（3） 為總部管理對象多，人員精簡(jiǎn)，管理事務(wù)繁雜提供了很好的技術(shù)支撐。
（4） 提高集團公司與所屬企業(yè)進(jìn)行溝通決策的效率，同時(shí)拉近了外事交流溝通的距離。
5 改進(jìn)方向
后期，集團公司視頻會(huì )議系統將向高清、穩定、易用三個(gè)方向進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，滿(mǎn)足更多高端的會(huì )議、培訓和交流等方面的個(gè)性化會(huì )議需求，為集團運營(yíng)管理發(fā)揮更大的作用。
