VoIP讓小企業(yè)更像大企業(yè)
2007/07/27
小型企業(yè)也可以通過(guò)些特殊的方法使用一些高級VoIP功能，使得您的小型企業(yè)在用戶(hù)眼中規模更大。筆者為您介紹企業(yè)必須具備的五種高級VoIP功能。
您已經(jīng)知道在滿(mǎn)足企業(yè)電話(huà)需求時(shí)，如果使用VoIP技術(shù)替代傳統PSTN電話(huà)線(xiàn)，或者與其共同使用，都會(huì )在成本控制和方便性方面帶來(lái)極大的好處。但是一旦您決定使用VoIP技術(shù)，您還需要進(jìn)行其他一些決策。
在選擇VoIP供應商，PBX以及/或者IP電話(huà)系統時(shí)，您需要考慮到您所需要的性能。如果您的企業(yè)規模不大，您的全部需求可能就是一些基本功能，如電話(huà)轉接，語(yǔ)音信箱，三方通話(huà)等等。
其實(shí)，小型企業(yè)也可以通過(guò)一些特殊的方法用到一些高級功能。事實(shí)上，更好的功能設置能使您的小企業(yè)在客戶(hù)(特別是潛在客戶(hù))、合作伙伴、供應商以及其他一些通過(guò)電話(huà)進(jìn)行生意的人眼中看起來(lái)更象一家大企業(yè)。
讓我們來(lái)看看什么樣的功能能使小企業(yè)看起來(lái)規模更大，更專(zhuān)業(yè)。以下是我覺(jué)得最重要的5個(gè)功能。
自動(dòng)話(huà)務(wù)員
這是語(yǔ)音郵件的一種擴展功能，自動(dòng)話(huà)務(wù)員是高端IP電話(huà)系統和IP PBX設備的最基本功能。例如，在常用的Asterisk開(kāi)源IP PBX中的自動(dòng)話(huà)務(wù)員功能可以在電話(huà)用戶(hù)等待時(shí)間中播放音樂(lè )或者預先錄好的信息，它所使用的是語(yǔ)音郵件“樹(shù)”功能，能夠支持部門(mén)目錄，員工目錄，或者分機等。
另外，自動(dòng)話(huà)務(wù)員軟件能夠回答打給中央號碼的電話(huà)，并按照打進(jìn)電話(huà)的人的要求轉接電話(huà)。例如，打進(jìn)電話(huà)的人能夠選擇將電話(huà)轉給銷(xiāo)售部，計費部門(mén)，應收帳款部門(mén)等。在一家小型機構中，一個(gè)人或者一個(gè)部門(mén)可能同時(shí)具備全部這些職能，不同的選擇可能都轉給同一個(gè)分機，但是打進(jìn)電話(huà)的人并不知道這個(gè)情況，這樣您的企業(yè)就好象比實(shí)際的規模要大一些。
找到我，跟著(zhù)我
另外一種功能是找到我，跟著(zhù)我(Find Me， Follow Me ，FMFM)。這個(gè)功能允許員工在機構內部或者外部移動(dòng)，但是依然能夠通過(guò)在桌面的設置接到打來(lái)的電話(huà)。在家遠程辦公的工作人員，出差在酒店房間中，在實(shí)驗室外工作的技術(shù)人員，無(wú)論他們身在何方都能夠接到打到公司的電話(huà)。
您可以對系統進(jìn)行配置，當有電話(huà)打進(jìn)時(shí)，桌面電話(huà)首先響鈴，隨后員工的手機響鈴，再然后是員工的家庭電話(huà)響鈴，直到系統找到員工。或者員工也可以使用“跟著(zhù)我”功能設置系統將全部打入的電話(huà)呼轉到他所在的地方。
通過(guò)這個(gè)功能，員工擁有了更高的靈活性，能夠減少客戶(hù)與語(yǔ)音信箱對話(huà)的幾率，提高客戶(hù)與員工直接交流的機會(huì )。不同的廠(chǎng)家提供的FMFM功能名稱(chēng)可能有所不同，如呼叫搜索或者高級呼轉等。
出席功能
這是FMFM的一種擴展功能。出席功能不是被動(dòng)的需要用戶(hù)設置他們將要存在的位置，而是實(shí)際的追蹤用戶(hù)的去向。例如，系統能夠檢測到用戶(hù)在計費部門(mén)使用計算機登錄了電子郵箱，或者在前臺接待區查看了語(yǔ)音信箱，然后系統就能夠推斷用戶(hù)所在的位置。
出席系統以用戶(hù)位置為基礎創(chuàng )建接電話(huà)的規則。例如，當您在CEO辦公室中時(shí)，可以通過(guò)配置使系統不要呼叫您的手機。
會(huì )議功能
良好的VoIP系統應該能夠支持音頻(或者視頻)會(huì )議。高保真的寬頻VoIP會(huì )議電話(huà)允許很多人在不同的位置以正常的聲調參與同一個(gè)會(huì )議。
您也可以將電話(huà)會(huì )議功能與IP協(xié)同應用功能捆綁在一起，這樣在會(huì )議進(jìn)行中，參與著(zhù)能夠交換文件，同步日歷，共享演講文本，甚至看到其他人的電腦桌面。這樣的功能被稱(chēng)為統一交流(unified communications)。
許多企業(yè)提供企業(yè)級的統一交流解決方案。微軟的方案是Office Communications Server 2007 (OCS)，提供了基于SIP的呼叫，基于到場(chǎng)功能的VoIP呼叫管理，短消息以及音頻、視頻以及基于網(wǎng)絡(luò )的會(huì )議功能。
融合功能
統一交流的基礎就是不同技術(shù)的協(xié)作。同一個(gè)交流系統能夠處理語(yǔ)音電話(huà)，語(yǔ)音郵件，電子郵件，短消息，視頻會(huì )議，傳真和其他類(lèi)型的交流等。不同的應用能夠互相了解。例如，如果您所在的位置不能接收語(yǔ)音電話(huà)，那么系統能夠通過(guò)短消息告訴你有人在找你。
總結
科技使資金緊張的小型企業(yè)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )表現，電子郵件以及現在所說(shuō)的VoIP來(lái)與大型企業(yè)進(jìn)行競爭。VoIP不僅為小型企業(yè)提供了長(cháng)途呼叫，800電話(huà)等只有大型企業(yè)才有的方式，現在還使您能夠使用一些高級的VoIP電話(huà)和IP PBX設備的功能，來(lái)給用戶(hù)提供過(guò)去只在大型企業(yè)才有的體驗。
除了以上五個(gè)功能以外，VoIP服務(wù)還能提供多種使用傳統電話(huà)所無(wú)法享受的服務(wù)，如同時(shí)響鈴功能，請勿打擾功能，虛擬電話(huà)號碼功能等。例如Outlook集成的“點(diǎn)擊撥打”Outlook聯(lián)系人，自動(dòng)創(chuàng )建Outlook電話(huà)使用記錄日志等。
隨著(zhù)VoIP技術(shù)在工作領(lǐng)域內的日漸完善，可能會(huì )使大型企業(yè)與小型企業(yè)之間電話(huà)功能的差距日益縮小。
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