僅按容量計價(jià)的網(wǎng)擎SecuShare檔案分享云，功能上可限制使用者帳號的裝置存取，并禁用同步功能或App使用方式
CTI論壇（ctiforum）3月17日消息（記者 李文杰）：臺灣本土廠(chǎng)商網(wǎng)擎原本就有企業(yè)檔案同步分享系統SecuShare，2014年他們推出了公有云的版本SecuShare分享云（以下簡(jiǎn)稱(chēng)分享云），它的最大特色在于，計費方式是以檔案儲存容量為計算單位，每100 GB儲存空間的年費為5,000元，對于使用者人數沒(méi)有限制，也就是用戶(hù)只買(mǎi)一份授權，就能建立多個(gè)使用者帳號，相較于多數同類(lèi)型服務(wù)以使用者數計費的方式，若企業(yè)開(kāi)放使用的人多且儲存空間不需要太大，這個(gè)服務(wù)就相當劃算。
在功能上，分享云提供PC端檔案同步機制，檔案分享時(shí)也提供密碼與期限的防護設定，并支持iOS與Android移動(dòng)平臺使用，整體而言，與一般檔案同步分享服務(wù)功能相當。
它提供的企業(yè)管控能力算是相當全面，管理者能鎖定使用者分享的檔案連結無(wú)法對外使用，并能限制各個(gè)使用者能否使用手機App、PC端同步程式與瀏覽器的使用，管控程度算是相當細致，并提供公用區的應用方式，讓內部檔案的分享可以變得很容易。只是，SecuShare對于檔案的線(xiàn)上檢視能力較缺乏，較為可惜。網(wǎng)擎表示，目前一些企業(yè)應用在于單純的檔案交換，平臺的檢視與縮圖預覽需求與重要性還不高。
當管理者租用服務(wù)后，便可設定管理帳號與密碼。后續的管控設定項目便能建立使用者帳戶(hù)與等級的管控策略，并能夠設定郵件伺服器，或是額外選擇與網(wǎng)擎提供的Mail Cloud一同應用也可行。目前登入時(shí)的介面語(yǔ)系，并支持正體中文、簡(jiǎn)體中文與英文切換。不過(guò)，想使用分享云，仍須洽詢(xún)網(wǎng)擎啟用服務(wù)，若網(wǎng)擎能在官網(wǎng)上提供這套公有云服務(wù)直接申請、付款、開(kāi)通的機制，將會(huì )讓這套公有云服務(wù)更完整云端化，將會(huì )更好。
可建立使用者權限管控政策，并限制App與同步功能的使用
在管控策略上，建立使用者等級是SecuShare分享云的一大特色，管理者可以建立管控等級，也就是使用者帳號權限管理政策，能夠對使用者套用不同的檔案分享、裝置使用權限。
它提供的使用者權限管控很豐富，也讓管理者在制定政策時(shí)，很有彈性。
舉例來(lái)說(shuō)，在制定使用者等級時(shí)，包含使用者可用的儲存空間、上傳檔案大小、下載速度，更好用的是，可以細到針對使用者各種應用方式做出限制，像是連上網(wǎng)頁(yè)介面的使用，以及PC同步、手機App與Outlook外掛等各功能。也就是說(shuō)，你可以設定部分帳號不能使用PC同步功能、不能使用手機App。另外，管理者也能禁止使用者操作檔案連結分享功能。
值得注意的是，管理者還能針對各使用者做到更進(jìn)一步的管控，像是在檢視此帳號目前使用的所有裝置時(shí)，可以禁止其中幾項裝置在SecuShare中的任何操作，甚至是遠端刪除裝置內檔案。像是當我們針對使用者帳號的手機App執行清除、封鎖功能時(shí)，對方將無(wú)法在手機App上以該帳號登入。
所有存取與操作都有記錄可查詢(xún)，并提供防毒功能
至于其他管理功能，分享云也有幾個(gè)不錯的地方，像是共同管理者的應用，系統管理員能夠將其他帳號設定為共同管理者，方便多人管理。在建立使用者帳號時(shí)，這款云端服務(wù)也支持整合Windows AD，可在管理介面中，通過(guò)認證設定以同步帳號資訊。
由于分享云是以空間容量為基數來(lái)計算，對用戶(hù)而言，如何有效分配是一大重點(diǎn)。這里提供了公用空間的配置，只允許管理者在此空間建立資料夾，并設定存取權限，讓分享檔案可以更集中放置在公用資料夾中，同時(shí)也讓內部檔案共享易于使用。
基本上，公用空間、各使用者的空間配額都可經(jīng)由管理者設定。此外，平臺本身也提供版本記錄功能，管理者將能可以自行設定此機制的最多保留版本數，以及版本記錄大小限制，像是設定100 MB時(shí)，超過(guò)檔案大小限制將不會(huì )保留舊有版本，算是容量管控下不得已的調整機制。
我們要檢視的統計報表也很便利，這里的呈現主要針對登入與存取提供排名、統計與記錄。尤其是存取記錄的查詢(xún)很重要，這里能夠記錄帳號、檔案、操作與日期，還可顯示IP位置，算是詳細，記錄并可匯出成CSV檔。對于使用者的操作記錄也能有完整的查詢(xún)，不論是使用者在系統上所有新增與刪除的動(dòng)作，都將留下記錄。
而且，分享云本身也提供防毒掃描的能力，在檔案上傳時(shí)就會(huì )進(jìn)行掃描，若發(fā)現可疑檔案，系統會(huì )郵件通知管理者，并在使用者介面上該檔案后面提示病毒檔案「無(wú)法下載」。
至于平臺服務(wù)的安全防護方面，原廠(chǎng)表示，目前分享云所在的機房放在中華電信，系統管理作業(yè)由網(wǎng)擎自己維護，全站的連線(xiàn)方式采SSL加密，而且除了本身主機的備援機制以外，也可依據提供額外的備援需求服務(wù)，算是提供一定的彈性。另外，系統也會(huì )在網(wǎng)路層封鎖惡意的IP位址，包括短期封鎖或是封鎖其存取特定帳號。
使用者和管理者的操作介面很簡(jiǎn)單易用，公用空間的各資料夾僅能由管理者設定存取權限
檔案同步分享功能的易用性，對于使用者是否接受來(lái)說(shuō)相當重要。以SecuShare分享云的檔案分享管控來(lái)看，有其獨特之處。像是它預設具有管理者才可建立的公用空間，而個(gè)人資料夾共享僅能針對企業(yè)內部使用，這些限制雖然減少分享彈性，但也讓使用者可以有基本的分享原則去遵循。
基本上，分享云的使用者網(wǎng)站介面相當簡(jiǎn)潔，檔案管理對使用者來(lái)說(shuō)算是相當簡(jiǎn)易，它分成個(gè)人檔案與個(gè)人分享兩大項目，其中的分享項目就包含了他人分享與自己分享的資料，使用者要找尋企業(yè)內部分享的檔案資料，輕而易舉。
介面上也提供分享資料夾、產(chǎn)生檔案連結、或是加上標簽或寫(xiě)下留言等功能圖示。其中的標簽功能也很實(shí)用，使用者可以依據偏好制定不同標簽，屆時(shí)標簽將出現在左側欄位的個(gè)人檔案資料夾下方，增加管理便利性，這里也提供留言機制，讓使用者可以針對分享資料夾或檔案寫(xiě)下留言。
與其他測試的企業(yè)檔案同步服務(wù)不同的是，分享云平臺還提供一個(gè)僅有管理者可以建立資料夾的公用空間。管理者將能建立專(zhuān)屬于A(yíng)部門(mén)、B小組的資料夾，并設定資料夾的使用者成員，限制只有具權限的使用者能存取該資料的檔案。對于使用者來(lái)說(shuō)，因此，固定的部門(mén)、小組檔案交換都可以通過(guò)在公用空間來(lái)分享，很方便。
較可惜的是，在分享云的網(wǎng)頁(yè)介面上無(wú)法線(xiàn)上檢視文件、圖檔或影片，線(xiàn)上編輯的應用，不像這次其他測試服務(wù)更強調能做到如同本機操作的使用性。因此，使用者在檔案管理時(shí)，檔案名稱(chēng)最好要能讓使用者能夠在直覺(jué)辨識。
可設定密碼保護、到期日與下載通知，以強化檔案共享的安全性
針對資料分享應用，SecuShare本身已經(jīng)預先建立了許多使用原則，讓使用者只要照著(zhù)介面上提供的項目去使用，就能遵循，管控較嚴謹。像是介面上主要提供「分享資料夾」或「檔案連結」兩種分享方式，兩者在應用情境上有些差異，仍須了解一下，才不致于混淆。
其中檔案連結的分享應用，是指企業(yè)內外成員都可成為受邀對象，分享邀請通知能以電子郵件寄送，而分享資料夾功能的目標對象，僅以企業(yè)內部帳號成員為限，并能設定分享對象的資料夾管理權限，如新增、編輯與刪除。避免用戶(hù)不慎將大量檔案一次分享到外部。
而且，有分享權限的使用者，在資料夾共用與檔案連結分享上，都可以設定對象、密碼，以及期限等安全防護條件，如此一來(lái)，更強化了檔案分享的管控，因為若對方?jīng)]有密碼、或是分享連結超過(guò)存取期限，便無(wú)法檢視檔案。使用者還可以設定對方下載檔案時(shí)，以郵件通知自己，或是設定下載次數，超過(guò)下載次數后連結就會(huì )失效，這兩個(gè)功能在檔案分享時(shí)也很實(shí)用。
分享云對于檔案共享給外部使用者的流程也算開(kāi)放。擁有權限的使用者將檔案分享與企業(yè)外部成員時(shí)，當受邀的對方點(diǎn)擊分享連結后，只要在平臺上直接注冊新帳號就可以使用，由于注冊不用經(jīng)過(guò)驗證，過(guò)程算是簡(jiǎn)便。分享檔案者只要設定密碼等安全設定，便能讓檔案分享時(shí)有更多的防護。而管理者后續也能對這些外部成員做出管控，從管理介面上檢視「外部帳號列表」，便能決定這些帳號的啟用與關(guān)閉。偏向使用方便性，管控較為被動(dòng)。
基本移動(dòng)平臺使用與同步功能皆具備
在移動(dòng)平臺的使用上，分享云也提供iOS與Android系統平臺的App，兩者使用介面完全一致，這點(diǎn)相當不錯。功能上，基本的下載、分享功能，也都能在使用者端App直接操作，留言、標簽與搜尋功能也能在A(yíng)pp上獲得應用。較可惜的是，無(wú)法縮圖預覽與線(xiàn)上檢視。
至于PC端的檔案同步功能方面，SecuShare僅支持Windows平臺，不像這次其他受測試服務(wù)還能支持Mac OS，較為可惜。同步時(shí)，基本功能使用上沒(méi)有太大問(wèn)題，使用者也可自訂同步選項，像是僅同步個(gè)人檔案，或是個(gè)人檔案與他人分享檔案，算是彈性。
但要注意的是，在Windows檔案總管的資料夾SecuShare Folder中，該資料夾的下一層才會(huì )顯示同步資料夾「Sync」、「Shared」，分別表示個(gè)人檔案與他人分享的資料夾。
提供管理者專(zhuān)屬控制介面
SecuShare提供專(zhuān)屬的管理者介面，想要做到服務(wù)本身的網(wǎng)域、主機設定時(shí)，可由此操作，這里并能針對使用者帳號與公用空間進(jìn)行管理，并有統計報表項目可以查詢(xún)。
可設定等級列表作為管控原則供套用
在管控策略上，SecuShare可依使用者帳號的等級，設定相對應的權限，當中最方便的地方，就是可以針對帳號的裝置使用做出限制，像是限制瀏覽器、桌面軟件、App與Outlook Add-in的使用。另外，管理者也能禁用使用者的檔案連結分享功能。
移動(dòng)平臺使用操作不難
在SecuShare移動(dòng)平臺上的功能與操作，與網(wǎng)頁(yè)介面相當，使用者可以快速依據項目尋找資料，像是個(gè)人檔案與公用空間，要檢視他人的分享則是選則個(gè)人分享，App上的基本功能操作與網(wǎng)頁(yè)介面相當，你可以留言、針對資料夾設定分享或產(chǎn)生連結，或針對檔案產(chǎn)生連結。
資料夾分享可對內部成員設定存取權限
在SecuShare平臺上，分享資料夾的機制是為了對應公司內部使用者，這里的設定介面相當易用且直覺(jué)，并能同時(shí)針對不同使用者，設定資料夾的新增、編輯與刪除權限。要停止對使用者的共用也很容易，可選擇暫時(shí)關(guān)閉，或是完全移除共用。
檔案分享提供密碼、期限與下載次數設定
在產(chǎn)生檔案連結的應用時(shí)，使用者在設定分享對象給外部人員，還可以加入存取條件的設定，像是設定密碼、連結到期日，以及下載次數的限制，讓檔案分享能有更多防護。你還可以開(kāi)啟下載通知，一旦對方下載后，便能通過(guò)郵件通知自己。
提供檔案留言機制，增加溝通便利
使用者在SecuShare網(wǎng)頁(yè)介面上的操作時(shí)，在資料夾與檔案后方均有功能圖示，與內部成員分享資料夾，或是對內外成員傳送檔案連結都很容易，而且介面上還提供留言功能。平臺本身也具備病毒防護功能，可掃描上傳檔案，相當特別。
檔案版本管控機制也支持，便于管理檔案
網(wǎng)頁(yè)介面上傳檔案時(shí)，這里有一項很貼心的設計，那就是若檔名相同時(shí)，會(huì )提示使用者，并且可以選擇覆寫(xiě)或自動(dòng)更名。在覆寫(xiě)檔案情況下，SecuShare平臺上其實(shí)也提供版本管控機制，使用者可以檢視版本記錄，執行回復或刪除舊版。
可遠端封鎖、清除使用者帳號的裝置使用
管理使用者帳號時(shí)，管理者可以通過(guò)等級設定，限制帳號在瀏覽器、App，以及PC端同步程式的使用。更特別的是，這里還提供封鎖與清除功能，像是對App裝置啟用清除或封鎖后，該使用帳號將無(wú)法登入App繼續使用。
提供詳細的檔案存取與使用者操作記錄
在統計報表中，SecuShare主要是針對登入與存取的行為，提供排名、統計與記錄，在管理者檢視存取記錄時(shí)，這里保存了帳號、檔案、操作與日期與IP位置等資訊，而操作記錄項目中，也能記錄使用者在系統上所有執移動(dòng)作。
