如何開(kāi)發(fā)呼叫中心的領(lǐng)導力
CTI論壇 劉煜編譯 2012/02/09
正如我們所知,團隊領(lǐng)導的作用對于一線(xiàn)人員的有效職業(yè)發(fā)展和人員保留都是至關(guān)重要的。雖然“領(lǐng)頭羊”的職權范圍根據該組織的大小而有所不同,但是大多數團隊領(lǐng)導者的作用都存在一些共性元素。它包括:
- 資源規劃(人員/排班規劃,呼叫流程管理)
- 員工和績(jì)效管理(招聘、入職指導、評價(jià)、一對多、指導、培訓和發(fā)展、紀律聽(tīng)證會(huì )等等。)
- 數據和呼叫分析,通過(guò)培訓輔導、確定職業(yè)發(fā)展需要、質(zhì)量監控、確認和調整座席代表行為(總結延遲時(shí)間、了解高放棄率等),與呼叫中心經(jīng)理協(xié)作不斷改善呼叫流程和呼叫中心運營(yíng),最終獲得優(yōu)化的呼叫中心績(jì)效。
- 與呼叫中心經(jīng)理協(xié)作實(shí)現變革和采用新技術(shù),獲得系統和數據庫的最大的利益。
- 參考數據和組織內的其他部分,以滿(mǎn)足與呼叫中心運營(yíng)相關(guān)的企業(yè)目標(服務(wù)水平協(xié)議、客戶(hù)服務(wù)或銷(xiāo)售目標等)
- 解決升級的問(wèn)題和查詢(xún),以盡量減少問(wèn)題再次發(fā)生的可能性
- 進(jìn)行小組會(huì )議和“團隊會(huì )議”,自上而下的分享信息,提升團隊士氣
- 管理團隊的健康和安全。
團隊領(lǐng)導的持續成長(cháng)因此也是必不可少的,通常是呼叫中心經(jīng)理的責任。團隊的領(lǐng)導往往是從一線(xiàn)“成長(cháng)”起來(lái)的;然而即使最好的座席或顧問(wèn)都不會(huì )自動(dòng)成長(cháng)為最優(yōu)秀的團隊領(lǐng)導。
綜上所述,我們可以看到,團隊領(lǐng)導所需的一些技能,包括給予反饋和管理不良績(jì)效的能力。這對于新的領(lǐng)導并不總是容易的事情。我們發(fā)現有效的支持和發(fā)展對于新的團隊領(lǐng)導是必要的。
發(fā)展路徑
呼叫中心領(lǐng)導內部發(fā)展的理想道路是從座席代表開(kāi)始,這樣可以獲取組織內客戶(hù)和服務(wù)的相關(guān)知識。雖然缺乏這方面的經(jīng)驗不是望而卻步,它為未來(lái)的決策能力提供了一個(gè)良好的基礎,有助于培育對新座席代表的尊重(因為他們知道領(lǐng)導可以做,并且做了,他們的工作),并顯示該組織對升職的承諾,這可以激勵任何有抱負的優(yōu)秀員工(為不成功的申請人提供足夠的支持)。
根據一線(xiàn)座席的經(jīng)驗,有抱負的領(lǐng)導需要開(kāi)發(fā)呼叫中心的教練作用,這是非常有用的。教練的職責需要卓越的工作,但也需要傾聽(tīng)、質(zhì)疑、支持和鼓勵。當顧問(wèn)在通話(huà)中遇到問(wèn)題,教練就要發(fā)揮作用- 他們作為教練,要協(xié)助和處理呼叫,同時(shí)他們要尋求解決辦法或資源。專(zhuān)業(yè)的教練可以幫助新員工融入團隊、傾聽(tīng)呼叫,并給予座席代表反饋意見(jiàn)。雖然教練不應該取代領(lǐng)導的所有活動(dòng),但是他們可以從根本上解除一些領(lǐng)導管理員工的工作量。
員工職業(yè)發(fā)展
在提供任何有效的員工職業(yè)發(fā)展時(shí),要考慮一些基本點(diǎn),而這些因素包括:
- 績(jì)效管理流程應該到位,培訓需求應該適當的建立(在技能標準中找出差距,通過(guò)職位描述分析績(jì)效)。
- 無(wú)論是內部或外部流程,都應進(jìn)行定期和有效的職業(yè)發(fā)展活動(dòng)。
- 應該向員工提供其他的工作機會(huì )(不僅限于呼叫中心)。公平的職業(yè)發(fā)展和選擇過(guò)程必須到位。
- 內部沒(méi)有合適的人才時(shí),應該進(jìn)行外部招聘活動(dòng)。
- 培養和留住人才的戰略有效地開(kāi)展之前,內部人才需要成功地確定。
一旦企業(yè)明確了團隊領(lǐng)導和一線(xiàn)員工職業(yè)發(fā)展路徑的作用,下一階段就是設計領(lǐng)導力發(fā)展機遇。對于內部培訓部門(mén)資源可用的企業(yè),它通常會(huì )成為他們的職權范圍,為當前的領(lǐng)導團隊和有理想有抱負的團隊領(lǐng)導設計和提供領(lǐng)導力發(fā)展機遇。根據這些可用的資源,他們自己可以實(shí)施,或借助顧問(wèn)公司。對于規模較小的組織,它可能不會(huì )制定一個(gè)長(cháng)期的領(lǐng)導力方案,那么培訓模塊可能是唯一現實(shí)的解決方案,再加上后期的培訓和來(lái)自呼叫中心經(jīng)理的輔導。
培訓
顧問(wèn)公司可以提供內部培訓模塊,如果團隊領(lǐng)導小組可以一起參加,或者可以選擇采購外部培訓模塊。進(jìn)行培訓的團隊領(lǐng)導人數將要確定,這些方法最具成本效益;在這在兩種情況下,應密切研究質(zhì)量解決方案。
內部培訓的優(yōu)勢,包括同行團體的結合、分享知識、挑戰和解決方案,培訓經(jīng)驗的一致性(信息、培訓時(shí)間,方便團隊領(lǐng)導出席))和定制設計以滿(mǎn)足更小群體的實(shí)際需要,針對具體問(wèn)題允許更大的培訓、互動(dòng)和clinic’風(fēng)格的解決方案。外部培訓的優(yōu)勢,包括團隊領(lǐng)導有機會(huì )與其他呼叫中心企業(yè)交流(如提供專(zhuān)門(mén)的解決方案),在領(lǐng)導力最佳實(shí)踐的基礎上,可以采用快速的方式來(lái)培養團隊領(lǐng)導。
在員工的職業(yè)發(fā)展中,組織除了具體考慮的實(shí)際元素外,下面的軟技能是開(kāi)發(fā)團隊領(lǐng)導力最流行的3個(gè)要求:
1、真實(shí)的領(lǐng)導能力 - 委派的能力、確認和調整績(jì)效,管理座席“心理契約”和“難纏”的人,與人力資源專(zhuān)業(yè)人員協(xié)作,管理任何座席代表病假和持續表現不佳的能力。通過(guò)有效的和一致的領(lǐng)導風(fēng)格能夠激勵和鼓舞座席代表,使級聯(lián)的信息和想法在團隊之間進(jìn)行有效溝通。
2、領(lǐng)導力技巧 - 時(shí)間和自我管理、規劃和組織、領(lǐng)導變革、管理沖突、個(gè)人效能、設置和滿(mǎn)足目標、任務(wù)和時(shí)間規劃、影響力和談判技巧。
3、專(zhuān)業(yè)領(lǐng)導 - 溝通技巧、卓越的客戶(hù)服務(wù)、指導和培訓最佳實(shí)踐方法、運行有效的會(huì )議、創(chuàng )建優(yōu)秀的簡(jiǎn)報、跨團隊跨部門(mén)聯(lián)絡(luò )和工作、更廣泛的組織聯(lián)絡(luò ),愿景,使命和目的,在交付中實(shí)現呼叫中心的作用。
在所有情況下,任何領(lǐng)導力的開(kāi)發(fā)都需要在互動(dòng)的形式下進(jìn)行,利用這些原則可以加速學(xué)習和學(xué)習風(fēng)格理論。為了使學(xué)習的東西能夠有效地運用到工作中,應遵循有效的指導、支持和實(shí)踐機會(huì )。呼叫中心經(jīng)理、訓練有素的專(zhuān)業(yè)人才和良好的平行團隊支持通常能夠做到最好。
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