危機時代郵件數(shù)據(jù)保護漫談（上）

導(dǎo)讀：零散郵件數(shù)據(jù)的不易保護，成為這個危機時代中企業(yè)數(shù)據(jù)管理的隱痛。企業(yè)亟需完整的郵件數(shù)據(jù)保護方案來保存極易丟失的郵件數(shù)據(jù)。
 
何謂危機時代？就是現(xiàn)在企業(yè)動蕩、危機四伏的時代。正如你所見，在不景氣的全球經(jīng)濟背景下，多家大企業(yè)為求過冬或轉(zhuǎn)型都實施了大規(guī)模裁員。這種氣息在全球范圍內(nèi)彌漫，如果說令大企業(yè)員工們?nèi)诵幕袒桃膊⒉粸檫^。
僅僅是員工的日子不好過嗎？恐怕不僅如此。企業(yè)在辭退一批員工后，往往會面臨一個爛攤子：零散的郵件數(shù)據(jù)令人無從下手，項目可能會因此擱淺，這還不算太糟，如果有人惡意刪除郵件，問題就更嚴重了。
當然，企業(yè)并不想刻意詆毀曾經(jīng)的員工，但防患于未然卻是每個企業(yè)從一開始就應(yīng)該做到的。為此，我們與MessageSolution產(chǎn)品總監(jiān)對郵件數(shù)據(jù)保護的相關(guān)信息做了一些了解。
郵件保護的問題
我們都清楚，郵件在具體應(yīng)用中，給人帶來便利的同時也在保存方面產(chǎn)生了不可忽視的麻煩。
1.         員工的郵箱配額限制。通常情況下，每個員工所分配得到的郵箱配額是有一定限制的，當郵件數(shù)量過多時，員工就不得不刪掉一些郵件，這樣員工還要將寶貴時間分配出來一些以管理郵箱，這更是一種浪費。更何況，郵件信息的保存更有相關(guān)法規(guī)予以約束，那么郵件未保存足夠年限便被刪除，企業(yè)將可能面臨法規(guī)問責。
2.         重要郵件誤刪后無法恢復(fù)或恢復(fù)起來費時費力。重要郵件被刪除，這就成為一枚定時炸彈，在企業(yè)需要的關(guān)鍵時刻轟然爆炸。如果企業(yè)進行過備份，那么在時間允許的情況下才能花費高昂的成本從大量數(shù)據(jù)中恢復(fù)幾封郵件。這給訴訟支持帶來了巨大的麻煩。
3.         管理并不便捷。項目負責人無法直接調(diào)取項目相關(guān)郵件，還需要通過郵件管理員查找，這意味著郵件信息會被更多無關(guān)人員知曉，顯然并不利于郵件數(shù)據(jù)的保護。另一種情況是，項目負責人、管理員和審計員的權(quán)限并不分明，這一切都存在著工作隱患。
4.         郵件中可能帶有公司機密。運用郵件進行業(yè)務(wù)聯(lián)系的現(xiàn)象越來越普遍，外發(fā)的郵件中如果帶有公司機密，被無關(guān)人員甚至是競爭對手收到，這種現(xiàn)象相信是任何企業(yè)CIO都不愿看到的。怎樣在郵件收發(fā)時控制敏感信息外流，這也是郵件數(shù)據(jù)保護的重要一環(huán)。
（未完待續(xù)……）