實(shí)踐出真知
05年呼叫中心運營(yíng)管理中的成功體驗

董艷輝 2006/11/03

　　轉眼又到了年底，在客服中心主管這個(gè)位置上已經(jīng)一年了，回顧起來(lái)，感受頗多。

　　主管的位置代表自己不能再像當培訓師時(shí),只做局部管理，而是要做全面的管理。作主管壓力最大時(shí)是楊主管離開(kāi)客服中心的時(shí)候，我感覺(jué)客服中心的重擔一下子壓了下來(lái)，面對發(fā)展中且存在問(wèn)題的客服中心，當時(shí)真有種無(wú)所適從的感覺(jué)。但我馬上告誡自己，一定要冷靜下來(lái)，找出問(wèn)題，一個(gè)一個(gè)去解決。十一之前公司會(huì )議結束后，易總談話(huà)：“遇到問(wèn)題不要害怕，勇敢面對，要去想解決問(wèn)題的方法這才是關(guān)鍵”給了我很大的鼓勵，更堅定我要管理好客服中心的決心。

　　十月中旬，王經(jīng)理對我們的工作及時(shí)跟蹤和指導，客服中心的每位管理人員都回答了王經(jīng)理提出的五個(gè)針對性問(wèn)題，并得到了及時(shí)回復，給我的回復中讓我印象最深的是：“作好一個(gè)客服管理人員，是一件不容易，卻又非常有成就感的事情，快速執行、快速反應、抓細節這些都是關(guān)鍵的地方。”這句簡(jiǎn)單卻非常貼切的話(huà),時(shí)刻伴隨著(zhù)我，使我把工作的壓力轉化為動(dòng)力。

　　感謝領(lǐng)導的鼓勵和指導，也非常感謝各位同事的支持。站在這個(gè)位置上，一定要把這個(gè)客服管理好，才是對大家最好的回報。以下是我一年來(lái)工作的總結。

　　在管理整個(gè)客服上，貫穿“讓所有優(yōu)秀的人的力量凝聚到一起，打造一個(gè)優(yōu)秀團隊”的思想。在管理中根據每個(gè)客服管理人員的優(yōu)勢,明確分工。根據所分工作做及時(shí)跟蹤督促。在整個(gè)客服中心的管理上，根據客服現狀，從業(yè)務(wù)提高和人員思想出發(fā)，列出階段性目標和長(cháng)期目標。從而達到客服整體面貌的改觀(guān)。

一、 提高業(yè)務(wù)技能方面

1. 讓每個(gè)座席人員從基本功練起，打字過(guò)關(guān)。
2. 客服培訓手冊應用新員培訓，使培訓更進(jìn)一步走入正規化。
3. 客服內部資料庫的建立。新活動(dòng)及群發(fā)內容及時(shí)更新，供座席人員查閱學(xué)習。
4. 試行“首問(wèn)負責制”。簡(jiǎn)單投訴問(wèn)題不再依賴(lài)班長(cháng)，認真鉆研業(yè)務(wù)后，能做到獨立解決。

二、服務(wù)質(zhì)量方面

　　在服務(wù)質(zhì)量監測上實(shí)施獎罰分明的機制。設立服務(wù)標兵崗位，對服務(wù)優(yōu)秀人員授予“服務(wù)之星”榮譽(yù)稱(chēng)號，在精神上給予鼓勵。加大扣罰力度，出現問(wèn)題者，以過(guò)失單形式扣罰。并要求質(zhì)檢人員和班長(cháng)找其談話(huà)，使座席人員從根本上認識自己的不足,最終達到提高其服務(wù)質(zhì)量。

三、針對客服中心由史以來(lái)的一大難題，在人員有限的基礎上，提高一次接通率

1. 提出技術(shù)需求，將選擇性接聽(tīng)改為直接接聽(tīng)，在一定程度上提高了一次接通率。
   
2. 在話(huà)務(wù)量高峰期，人員不足的情況下，實(shí)施新的補班計劃，思想工作同步開(kāi)展，將一次接通率和每位員工結合起來(lái)，用團隊的力量共同達到標準。以至于現在每個(gè)員工都養成了習慣，都會(huì )隨時(shí)關(guān)注一次接通率，從被動(dòng)關(guān)注到現在的主動(dòng)關(guān)注。從而達到提高客戶(hù)的感知。

　　以上的數據，告訴我，任何事情都是：沒(méi)有做不到的，只有想不到的。

四、創(chuàng )造了客服中心一個(gè)全面溝通的文化環(huán)境

　　客服中心是客戶(hù)的中心，是人的中心。客服中心的管理，必須是以人為本的管理。這是袁道唯博士負有哲理的話(huà)。結合客服現狀，讓每位員工從內心上服從管理，除了一些完善制度的約束外，另外一個(gè)主要使命就是溝通。溝通可以隨時(shí)進(jìn)行，但溝通文化卻是需要逐漸培育的，作為客服中心的主管，我有責任給客服中心的員工營(yíng)造一個(gè)全面的溝通文化環(huán)境。 綜合考慮，我選擇了電子郵箱，沒(méi)有時(shí)間和地域的限制，是一個(gè)非常有效的溝通方式。當然，郵箱剛建立時(shí)，兩天沒(méi)有任何反映，因為大家還對它還不信任。當第三天的時(shí)候，收到了第一封信，根據所反映的問(wèn)題在最短的時(shí)間內給予解決，為以后起到很好的帶頭作用。郵件是接踵而來(lái)。收到的信件里，難免因前期無(wú)順暢的溝通渠道造成一些不理解而出現一些偏激的語(yǔ)言，我在回信時(shí)針對提出的問(wèn)題，若有執行可能性，立即讓其它部門(mén)配合，馬上實(shí)施，讓事實(shí)說(shuō)話(huà)。若暫無(wú)法實(shí)現或無(wú)法解決的，會(huì )告訴其原因。如果思想有偏差的，我會(huì )給其指引一個(gè)正確的方向。

　　創(chuàng )造客服中心溝通文化環(huán)境時(shí)，鼓勵并給大家創(chuàng )造機會(huì )，讓所有客服員工把自己的想法表達出來(lái)，讓大家感覺(jué)到溝通的正面效果。最終使大家以更好的心態(tài)投入到工作中去。從10月份以來(lái)，客服人員情緒較穩定，人員流動(dòng)量降低到0.02%,并且對客服團隊有了信任,以前的意見(jiàn)箱，現在變成了建議箱。好的建議更利于客服的發(fā)展，讓我體會(huì )了溝通的重要性。

五、文化建設方面

1. 7月份益智大比拼，使員工從緊張的晉級考試中得已緩解。提高員工團隊協(xié)作，豐富了員工課余生活。
   
2. 客服主辦的“中秋晚會(huì )”圓滿(mǎn)成功，在這個(gè)全家團聚的特殊節日里，讓員工感到公司對大家的關(guān)心和照顧。從而能更踏實(shí)的投入到工作中去。
   
3. 積極鼓勵客服員工參與公司舉辦的“我行我秀”文化建設活動(dòng)中，綜合大家的想法，客服部在這次活動(dòng)中，拿下了“整體效果獎”“團隊協(xié)作獎”“最佳創(chuàng )意獎”三項大獎，讓我也再次體會(huì )到了團隊凝聚力是不估量的。

六、制度完善方面

　　根據新進(jìn)同事建議，引進(jìn)其它優(yōu)秀客服的好的制度并運用到客服中心。

1. 示忙制度更規范。
2. 班長(cháng)工作流程的規范。
3. 客服考勤制度的完善和運用。

　　通過(guò)以上六個(gè)方面的努力，使客服中心整體面貌有了一定的提高，讓我深深體會(huì )了王經(jīng)理曾對我說(shuō)過(guò)的話(huà)“作好一個(gè)客服管理人員，是一件不容易，卻又非常有成就感的事情。”一年來(lái)收獲最大的，也是體會(huì )最深的：一個(gè)人的優(yōu)秀不叫優(yōu)秀，一個(gè)團隊的優(yōu)秀才是真正的優(yōu)秀。作為客服中心的主管，一定要有能力把所有人優(yōu)秀的力量綜合起來(lái)，打造一個(gè)優(yōu)秀的團隊。團隊的凝聚力是不可估量的。以上是我工作的真實(shí)體會(huì )和感受。

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作者供稿 服務(wù)與營(yíng)銷(xiāo)論壇編輯