gotoneFax系統,為企業(yè)打造無(wú)紙高效辦公平臺

2006/01/19

gotoneFax是什么

　　快捷的信息傳遞是人們把握市場(chǎng)先機的重要手段。在傳真成為當代企業(yè)依賴(lài)的通信工具時(shí)，如何快速處理急劇增加的傳真文件？gotoneFax System為您帶來(lái)了方便：它是一套專(zhuān)業(yè)傳真服務(wù)解決方案，它提供了局域網(wǎng)內共享的傳真功能，使您可以直接在自己的電腦桌面上收發(fā)傳真，就像收發(fā)Email或打印文件一樣簡(jiǎn)單，從而使通訊過(guò)程加快，成本降低，工作效率提高。gotoneFax System是基于B/S的系統，維護相當便利。以無(wú)紙化傳真為核心，集合語(yǔ)音、電子郵件、電話(huà)等其它功能，在有效解決傳統傳真種種弊端的同時(shí)為企業(yè)建立起一個(gè)高效統一、可持續擴展的綜合信息平臺。

　　通過(guò)如下的拓撲結構可以很清楚看到我們處的位置，我們?yōu)槟�提供的服�?wù)。

　　上圖中紅色框架為gotoneFax系統。它可以很方便的融入目前企業(yè)的網(wǎng)絡(luò )中，擴張您目前網(wǎng)絡(luò )的功能，為您提供及時(shí)的服務(wù)。當然這也是我們的愿望。

　　gotoneFax一個(gè)完整的傳真系統，由計算平臺和核心軟件組成。用戶(hù)只需要接插電話(huà)線(xiàn)和進(jìn)行簡(jiǎn)單的設置即可融入企業(yè)目前的網(wǎng)絡(luò )中。
圖示說(shuō)明：

• 用戶(hù)可通過(guò)多種途徑接入gotoneFax系統：局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)Internet；不受地域的限制，用戶(hù)即使出差在外，只要擁有互聯(lián)網(wǎng)，就可以接入公司傳真系統，進(jìn)行傳真收發(fā)；
• 公司和分公司之間如存在VPN，傳真發(fā)送接受將利用VPN的網(wǎng)絡(luò )免費資源，而不占用電話(huà)線(xiàn)路，可以去除掉公司和分公司直接的傳真費用，而且速度更加快捷
• 公司對外進(jìn)行傳真接受和發(fā)送，同時(shí)支持傳統傳真機和傳真軟件用戶(hù)

為什么選擇gotoneFax傳真系統方案
傳真仍是當前重要的通訊工具之一
　　隨著(zhù)Internet的普及，EMAIL的廣泛應用，很多人認為傳真已經(jīng)慢慢退出市場(chǎng)。但世界卻恰恰相反，傳真仍然是重要的通訊工具之一，據有關(guān)報道：“1996年全世界的傳真量是3.5億頁(yè)，到2000年，傳真量翻倍，達到7億頁(yè)。其中亞洲增長(cháng)最快，到2000年，每年發(fā)傳真的總量3.25億頁(yè)，幾乎占全世界的一半。亞洲有很多地區和不同的語(yǔ)言，亞洲的文字更圖形化，這使通過(guò)傳真發(fā)送手寫(xiě)材料比電話(huà)交談效率更高。中等規模公司平均每年電話(huà)費為3700萬(wàn)美元，而41％花費在傳真上。目前40％以上的太平洋兩岸傳遞信息量為傳真，全球13.5億人使用一億臺傳真機，預計今后兩年世界傳真量將以10—20％速度遞增，亞洲地區增長(cháng)速度為28.5％” 而且在眾多通信工具之中，傳真因具有快速，安全，直觀(guān)的特點(diǎn)在企業(yè)辦公工作中已成為無(wú)法取代的重要通信工具。所以，傳真業(yè)務(wù)在近三到四年內不會(huì )萎縮，反而將會(huì )有上升的趨勢。有統計顯示傳真占整個(gè)企業(yè)通訊量的20-30%，在未來(lái)的若干年中仍然不會(huì )有很大的變化。如何處理大量的傳真仍然是企業(yè)需要面對的問(wèn)題。

目前面臨的煩心問(wèn)題
　　企業(yè)中大量的傳真會(huì )耗費掉我們很多精力。在工作中我們經(jīng)常會(huì )碰到如下情況：

• 傳真機需專(zhuān)人負責，分發(fā)不及時(shí)，不能實(shí)現無(wú)人值守和24小時(shí)連續工作，辦公效率低；
• 同一資料要發(fā)送到多個(gè)目的地時(shí)，必須重復人工撥號，費時(shí)費力，遇到對方占線(xiàn)，更需要耐心和多次反復重撥；
• 對于大量的長(cháng)途和群發(fā)傳真不能充分利用電信的分時(shí)段優(yōu)惠，進(jìn)行最節約費用的發(fā)送時(shí)間安排；
• 無(wú)法共享傳真機：傳真機無(wú)法和單位的局域網(wǎng)(LAN)相連，無(wú)法實(shí)現資源共享，每人配備一臺傳真機，發(fā)件人必須親自到傳真機上發(fā)送和接收傳真，而且無(wú)法保密；
• 無(wú)法利用免費網(wǎng)絡(luò )資源傳輸：具備VPN網(wǎng)絡(luò )的公司，公司和分公司之間的傳真收發(fā)無(wú)法利用VPN網(wǎng)絡(luò )的免費資源傳真，浪費長(cháng)途電話(huà)費紙張浪費：需要購買(mǎi)專(zhuān)用傳真紙；電子文檔傳真需要打印；傳真存檔需要復印；
• 以前重要的傳真無(wú)法很好的保存，找起來(lái)也很麻煩。

　　這個(gè)時(shí)候怎么辦呢？也許你可以試試我們的gotoneFax系統，它也許能給你帶來(lái)很多方便。

gotoneFax能為您做什么
為您提供徹底的無(wú)紙化辦公環(huán)境
　　企業(yè)的OA、ERP、進(jìn)銷(xiāo)存等管理系統給無(wú)紙辦公帶來(lái)很大可能性，但來(lái)自客戶(hù)/伙伴的傳真一直無(wú)法很好的融入其中。gotoneFax系統為您徹底的解決這個(gè)問(wèn)題。gotoneFax系統是將傳真文件完全數碼話(huà)，并且有很強大的管理歸檔功能。并且可以直接很普通傳真機對話(huà)。對方無(wú)法感知您是用傳真機還是用gotoneFax系統。

為你的移動(dòng)辦公提供了最大的可能
　　移動(dòng)電話(huà)，無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )都給現代人的移動(dòng)辦公帶來(lái)了無(wú)限可能。但當您出差，公司前臺告訴您，客戶(hù)一個(gè)非常重要的傳真傳到了公司啦。怎么辦呢 ？如果您選擇啦gotoneFax系統，可以為您輕松解決這個(gè)問(wèn)題。強大的基于WEB的傳真收發(fā)功能，可以為您的移動(dòng)辦公提供最大可能。Internet通的地方都可以象在自己的公司一樣收發(fā)傳真。

高效簡(jiǎn)便的傳真收發(fā)管理
　　gotoneFax系統除具有傳統硬件傳真機的功能外。它包含了傳真自動(dòng)接收（回復）、傳真自動(dòng)發(fā)送（轉發(fā)、重發(fā)）、傳真群發(fā)、傳真定時(shí)發(fā)送、失敗重發(fā)、傳真通報、傳真處理、傳真頁(yè)眉、傳真歸檔、語(yǔ)音信箱等豐富功能，為企事業(yè)單位提供最佳解決方案、建立高效的傳真系統，為您展示了計算機與電話(huà)技術(shù)相結合所創(chuàng )造的高效高速信息通道。

發(fā)傳真

1. 可以同時(shí)傳真群發(fā)給多人，自動(dòng)排隊，無(wú)需手工控制和等待
2. . 大批量傳真提交發(fā)送時(shí)，根據傳真任務(wù)提交數量來(lái)決定是否采用群發(fā)端口發(fā)送(判定標準可設定)，以免影響他人傳真收發(fā)
3. 可以同時(shí)加載多份附件發(fā)送，并可即時(shí)瀏覽，并可選擇需要的頁(yè)進(jìn)行發(fā)送或修改發(fā)送
4. 傳真是否加頁(yè)眉可選，并可以對此內容進(jìn)行設置
5. 收件人和傳真號碼等信息可通過(guò)地址簿來(lái)選擇，也可手動(dòng)輸入
6. 只要可以打印的地方都可以進(jìn)行傳真發(fā)送，選擇gotoneFax的虛擬打印機打印，自動(dòng)連接到gotoneFax傳真軟件，無(wú)需手工啟動(dòng)
7. 外部傳真時(shí)，排隊發(fā)送，并具有優(yōu)先級別，此級別由系統或行政管理員來(lái)設置
8. 可定時(shí)發(fā)送
9. 可存儲發(fā)送任務(wù)到草稿箱，下次直接啟動(dòng)草稿箱記錄發(fā)送
10. 提供轉發(fā)、重發(fā)等功能
11. 發(fā)送成功或失敗，提供多種方式選擇性提醒
12. 傳真發(fā)送，提供語(yǔ)音提示對方接受傳真
13. 發(fā)送的傳真可在發(fā)件箱、已發(fā)件箱中查看，可對某份傳真文件進(jìn)行另外保存

收傳真

1. 傳真接入時(shí)，提供自動(dòng)語(yǔ)音流程提示，供對方操作
2. 傳真接受根據路由自動(dòng)判斷，接受并轉入對應的公共、部門(mén)或用戶(hù)收件箱，并提供多種方式選擇性提醒
3. 接受的傳真可進(jìn)行圖形編輯、轉發(fā)、回復、打印等業(yè)務(wù)
4. 部門(mén)接受傳真時(shí)，如部門(mén)傳真設置為公開(kāi)，則部門(mén)內的用戶(hù)都可以查看此傳真；如未公開(kāi)，部門(mén)設有維護員，則任務(wù)首先發(fā)給維護員進(jìn)行查看，維護員可決定是否再分發(fā)或公開(kāi)給部門(mén)其他用戶(hù)查看；
5. 如果傳真接受時(shí)，不能確定具體用戶(hù)或部門(mén)接受，則直接轉入公共，公共傳真具體同部門(mén)傳真；
6. 接受的傳真可在收件箱中查看，可對某份傳真文件進(jìn)行另外保存

管理歸檔備份
　　可以通過(guò)IE對傳真系統進(jìn)行設置管理備份歸檔。即方便了傳真的管理也方便了傳真的檔案查找。備份分3個(gè)級別災難備份，增量備份，全部備份。
　　不是每個(gè)版本都具有此功能。

電子簽名和加蓋公章
　　通過(guò)對印章的掃描等處理，可以做成電子化的簽章，給業(yè)務(wù)帶來(lái)了無(wú)限的方便。嚴格的流程控制和簽章的密碼管理，確保了你的簽章的唯一性和合法性。安全我們?yōu)槟�考慮的很多。
不是每個(gè)版本都具有此功能。

FAX TO MAIL
　　收到傳真后，可以轉到Outlook express或者Outlook2000等郵件系統。通過(guò)指定的TIFF查看器閱讀傳真。

MAIL TO FAX
　　可以通過(guò)Outlook express或者Outlook2000等郵件系統連接到傳真服務(wù)器后直接發(fā)送傳真。個(gè)性化的Outlook傳真發(fā)送界面。

LDAP協(xié)議
　　系統全面LDAP協(xié)議，實(shí)現單點(diǎn)登錄。方便跟其他系統的一體化工作。

多點(diǎn)路由功能
　　如果集團公司采用分布式FAX部署方案，系統支持多點(diǎn)路由功能。收發(fā)都支持路由。

流程審批
　　發(fā)送的傳真根據預設的流程進(jìn)行審批。

新傳真通知功能
　　有收到新傳真，任務(wù)欄中有消息提示

用戶(hù)選擇直接打印
　　收到的傳真可以直接輸送到指定的打印機上。

通訊錄管理
　　備份，恢復，導入，導出。

OA&M
　　遠程的OA&M，可以在gotoneFax System傳真管理器中可查看到當前各個(gè)板卡服務(wù)器上的任一傳真通道的狀態(tài)，您可監控當前的傳真任務(wù)，并且可以對任進(jìn)行管理和操作，并且當出現故障時(shí)系統有相應的告警顯示和聲音提示

節省您的辦公成本
　　gotoneFax可以并發(fā)處理多路傳真，速率最高可以大道36.6Kbps，節省了您寶貴的時(shí)間。完全電子化的傳真為您省下了大量傳真耗材。智能化的傳真收、發(fā)提高您的辦公效率，從而創(chuàng )造更大的效益。

gotoneFax產(chǎn)品線(xiàn)及其選型

　　為滿(mǎn)足客戶(hù)個(gè)性化的需求，gotoneFax分3個(gè)系列，分別為L(cháng)ite版，Professional版，Enterprice版。系列產(chǎn)品從1線(xiàn)到64線(xiàn)。同一個(gè)系列中又有不同配置的產(chǎn)品。每個(gè)產(chǎn)品都可以進(jìn)行平滑升級。既可以充分滿(mǎn)足您的個(gè)性化的需求又可以保護您投資。

廣州國通信息技術(shù)有限公司供稿 CTI論壇編輯