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基于VoiceXML的可編程呼叫中心平臺
——板卡級解決方案

2002/09/27

一、前言

  在商業(yè)競爭日益激烈的今天,作為一個(gè)企業(yè),如何適應不同的客戶(hù)需求、提高服務(wù)水平、提高用戶(hù)滿(mǎn)意度,在留住舊客戶(hù)的同時(shí)吸引更多的新客戶(hù),如何在最小投資的情況下更好地加強與用戶(hù)的溝通、更及時(shí)方便地為用戶(hù)提供服務(wù)以及全方位提高企業(yè)的競爭力,是每個(gè)經(jīng)營(yíng)者時(shí)時(shí)刻刻都在考慮的問(wèn)題。

  目前許多企業(yè)已經(jīng)采用了各種方式來(lái)提高服務(wù)質(zhì)量,獲得更多商機,例如采用呼叫中心、交互式語(yǔ)音應答系統(IVR) 、企業(yè)網(wǎng)站等等。這些系統的使用的確在相當大程度上幫助企業(yè)提高了服務(wù)的質(zhì)量。然而,這些系統各有其不足之處,如呼叫中心需要大量話(huà)務(wù)員提供人工服務(wù),交換式應答系統業(yè)務(wù)流程相對"固化"、按鍵輸入界面不友好,企業(yè)網(wǎng)站只有具備Internet網(wǎng)絡(luò )的用戶(hù)才能訪(fǎng)問(wèn)到,等等。

  聲軟科技(VoiceSoft)針對現有系統中存在的問(wèn)題,并集成了voiceXML、語(yǔ)音識別、語(yǔ)音合成等新興技術(shù),提供基于VoiceXML的呼叫中心完整解決方案。

二、VoiceSoft基于VoiceXML的解決方案

  經(jīng)過(guò)多年呼叫中心的發(fā)展以及語(yǔ)音識別/語(yǔ)音合成技術(shù)的成熟,特別是基于VoiceXML的語(yǔ)音瀏覽技術(shù)的重大突破,新一代的呼叫中心應運而生。

  VoiceSoft結合CTI技術(shù)、語(yǔ)音技術(shù)以及WEB技術(shù),推出國內領(lǐng)先的基于VoiceXML的呼叫中心平臺。該平臺可以作為企業(yè)語(yǔ)音門(mén)戶(hù),提供自助語(yǔ)音服務(wù)、話(huà)務(wù)員人工服務(wù)、傳真服務(wù)、自動(dòng)外撥自動(dòng)通知、短消息/尋呼通知等綜合信息服務(wù)。

該平臺具備以下特色:

· 采用符合國際規范的VoiceXML編寫(xiě)應用流程
· 采用Web技術(shù)與應用服務(wù)器接口
· 支持語(yǔ)音合成和語(yǔ)音識別技術(shù)

2.1 采用VoiceXML

  一般的,呼叫中心提供自動(dòng)服務(wù)和人工服務(wù);將機械的、重復度大的服務(wù)自動(dòng)化是呼叫中心發(fā)展的趨勢。對企業(yè)而言,采用自動(dòng)服務(wù)可以大大降低人工服務(wù)的勞動(dòng)力成本,同時(shí)在確保服務(wù)質(zhì)量的前提下,真正貫徹7x24客戶(hù)服務(wù)的宗旨。

  VoiceSoft的呼叫中心平臺采用國際標準的VoiceXML編寫(xiě)應用流程,實(shí)現自動(dòng)業(yè)務(wù)流程如同采用HTML編寫(xiě)網(wǎng)頁(yè)一般簡(jiǎn)捷。和傳統的IVR系統相比,企業(yè)不再依賴(lài)專(zhuān)用的IVR廠(chǎng)商,不再需要花大量費用培訓專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)、維護人員。相反地,企業(yè)可以按需選擇任何支持VoiceXML的平臺產(chǎn)品,即使是更換平臺企業(yè)的應用流程同樣可以在新的平臺上使用;企業(yè)可以隨意選擇VoiceXML的開(kāi)發(fā)環(huán)境;作為一種開(kāi)放技術(shù),企業(yè)可以更容易聘用到voiceXML的開(kāi)發(fā)、支持人員。

2.2 采用Web技術(shù)

  VoiceXML的設計目標之一就是利用成熟、開(kāi)放的Web技術(shù)。VoiceSoft的呼叫中心平臺作為支持VoiceXML技術(shù)的開(kāi)放式平臺,采用HTTP協(xié)議和后臺業(yè)務(wù)系統接口。對企業(yè)而言,無(wú)論是企業(yè)的電子商務(wù)平臺或企業(yè)網(wǎng)站,還是語(yǔ)音服務(wù)門(mén)戶(hù),或者是窗口營(yíng)業(yè)系統,均采用同一業(yè)務(wù)系統,避免了重復投資。

2.3 支持語(yǔ)音合成和語(yǔ)音識別

  傳統的IVR系統一般只能播放預先錄好的語(yǔ)音,采用電話(huà)按鍵輸入。作為新一代的平臺,VoiceSoft支持語(yǔ)音識別和語(yǔ)音合成功能。語(yǔ)音識別技術(shù)是指將人說(shuō)話(huà)的音頻信號轉換為可被計算機所識別的文字信息,而語(yǔ)音合成技術(shù)則是指將文字信息轉變?yōu)橐纛l信息的技術(shù)。

  由于支持語(yǔ)音識別技術(shù),用戶(hù)可以通過(guò)說(shuō)話(huà)與服務(wù)系統交互,用戶(hù)界面遠遠好于按鍵輸入;由于支持語(yǔ)音合成技術(shù),系統可以將文字實(shí)時(shí)轉換成語(yǔ)音播放,企業(yè)可以更容易地向用戶(hù)播放動(dòng)態(tài)的信息。

三、系統結構

  VoiceSoft基于VoiceXML的呼叫中心平臺由Voice Server、應用服務(wù)器、數據庫應用系統、人工座席系統、電話(huà)錄音系統和呼叫管理系統組成。


3.1 Voice Server

  Voice Server是呼叫中心的重要組成部分,是VoiceSoft最新推出的基于VoiceXML的開(kāi)放式可編程語(yǔ)音平臺,包括:自動(dòng)語(yǔ)音應答系統(IVR)、自動(dòng)呼叫分配(ACD)和計算機電話(huà)集成接口(CTI)。

3.1.1. 自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)系統

  VoiceSoft先進(jìn)的IVR系統是基于開(kāi)放式標準VoiceXML開(kāi)發(fā)的自動(dòng)語(yǔ)音交互系統。應用流程采用VoiceXML編寫(xiě), 應用服務(wù)器通過(guò)事先定義好的接口訪(fǎng)問(wèn)后臺數據庫或者業(yè)務(wù)處理系統。實(shí)現平臺調用應用服務(wù)器上相應的VoiceXML文件解釋執行對應的業(yè)務(wù)流程. 應用流程可以隨著(zhù)客戶(hù)需要的不斷更改而方便快捷的進(jìn)行修改, 客戶(hù)或者集成商所要做的僅僅是把應用服務(wù)器上的VoiceXML文件更改一下即可, 省時(shí)又快捷。

3.1.2. 自動(dòng)呼叫分配系統

  自動(dòng)呼叫分配(ACD)系統是現代呼叫中心有別于一般的熱線(xiàn)電話(huà)系統和自動(dòng)應答系統的重要標志,其性能的優(yōu)劣直接影響到呼叫中心的效率和顧客的滿(mǎn)意度。在一個(gè)呼叫中心系統中,ACD成批地處理來(lái)話(huà)呼叫,并將這些來(lái)話(huà)按規定路由傳送給具有類(lèi)似職責或技能的各組業(yè)務(wù)代表。

3.1.3. 計算機電話(huà)集成接口(CTI)

  計算機電話(huà)集成(CTI)是呼叫中心的一個(gè)重要特征。采用CTI接口,話(huà)務(wù)員在接到電話(huà)的同時(shí),關(guān)于客戶(hù)的相關(guān)信息自動(dòng)出現在話(huà)務(wù)員的計算機上,客戶(hù)不必繁瑣地向話(huà)務(wù)員說(shuō)明他/她是誰(shuí)、希望處理什么業(yè)務(wù),或是以前的交易情況等等。話(huà)務(wù)員可以根據公司客戶(hù)數據庫中的信息為客戶(hù)提供最佳服務(wù)。

3.2 應用服務(wù)器

  主要負責完成業(yè)務(wù)流程的定義, 與其他后臺數據庫或者業(yè)務(wù)處理系統連接的接口的定義等功能。電話(huà)的業(yè)務(wù)流程文件均存放在應用服務(wù)器端,實(shí)現了平臺和應用邏輯相分離,使得系統功能模塊化更加清晰,開(kāi)發(fā)、維護更為便捷。

3.3 業(yè)務(wù)處理系統

  業(yè)務(wù)處理系統是呼叫中心的數據處理中心,用來(lái)存放和處理呼叫中心的各種配置統計數據、呼叫記錄數據、話(huà)務(wù)員人事信息、客戶(hù)信息和業(yè)務(wù)受理信息,業(yè)務(wù)查詢(xún)信息等。呼叫中心的數據源包括已有的業(yè)務(wù)系統中的歷史和當前的數據內容,有些數據可定期從業(yè)務(wù)數據庫復制到呼叫中心數據庫,或經(jīng)過(guò)應用網(wǎng)關(guān)從業(yè)務(wù)系統數據庫中聯(lián)機檢索得到。

  通過(guò)業(yè)務(wù)處理系統,一方面為ACD系統提供基于產(chǎn)品信息、客戶(hù)信息的路由分配方式,為客戶(hù)提供更為迅速,更為個(gè)性化的服務(wù);另一方面為IVR、座席等系統提供數據庫訪(fǎng)問(wèn)服務(wù)、文件服務(wù)。同時(shí)應用服務(wù)器還提供認證加密、系統管理配置、網(wǎng)關(guān)等功能。

  由于業(yè)務(wù)處理系統必須具有高性能、高可靠性、可擴充性、開(kāi)放性、標準性,因此大型的呼叫中心的數據庫應用服務(wù)器一般選擇集群技術(shù),采用兩臺或多臺數據庫應用服務(wù)器,外接大容量的磁盤(pán)陣列,構成大規模的集群系統,實(shí)現高性能、高可靠性和安全性。數據庫系統一般采用企業(yè)級數據庫軟件,如MS SQL Server、Oracle、Sybase、Informix等。

3.4 人工座席

  人工座席是為客戶(hù)提供服務(wù)的業(yè)務(wù)代表、電話(huà)耳機和計算機終端設備。數字話(huà)機一般采用與ACD交換機配合使用的數字話(huà)機,支持自動(dòng)摘機和掛機功能,擔任管理任務(wù)的班長(cháng)座席的話(huà)機還具有擴充的功能健,支持電話(huà)監聽(tīng)等功能。座席計算機一般采用PC微機,運行桌面應用系統,在人工座席按功能可劃分為業(yè)務(wù)代表座席、班長(cháng)座席、質(zhì)檢席、后臺業(yè)務(wù)席。

3.4.1. 業(yè)務(wù)代表座席

  業(yè)務(wù)代表座席由PC微機運行Windows系統,提供查詢(xún)、資料索取、業(yè)務(wù)咨詢(xún)、疑問(wèn)解答、信息交流、投訴、投訴/建議受理、用戶(hù)滿(mǎn)意度的收集、業(yè)務(wù)報表和電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)等各種業(yè)務(wù)功能。可利用語(yǔ)音播放、錄音、錄音調聽(tīng)、傳真、郵件、傳呼、輔助語(yǔ)音通道等資源實(shí)現與用戶(hù)的全方位的交互,大大提高業(yè)務(wù)代表的工作效率。

3.4.2. 班長(cháng)席

  班長(cháng)座席除具有一般話(huà)務(wù)員座席的全部功能外,還具有監控座席/員工的當前狀態(tài)、響應話(huà)務(wù)員的服務(wù)請求、勒令退出某員工等功能,能監控話(huà)務(wù)員桌面當前狀態(tài),查看當前服務(wù)座席數、空閑數、關(guān)閉數等有關(guān)數據。

3.4.3. 質(zhì)檢席

  質(zhì)檢席對業(yè)務(wù)代表的工作進(jìn)行監督和考核。應具有錄音、動(dòng)態(tài)跟蹤呼叫、放音、監視業(yè)務(wù)代表工作情況等功能。

3.4.4. 后臺業(yè)務(wù)席

  服務(wù)于客戶(hù)的業(yè)務(wù),有的可以馬上給客戶(hù)一個(gè)答復,另外的需要由負責后臺處理的操作員進(jìn)行派單到相應的單位,并由相應的單位反饋處理結果以后,才能給客戶(hù)一個(gè)答復。

3.5 VOIP網(wǎng)關(guān)

  VOIP網(wǎng)關(guān)用于用戶(hù)遠程呼入。對在各地區有分支機構或終端用戶(hù)的企業(yè),可以在各地設立VOIP網(wǎng)關(guān),當地用戶(hù)只要撥打本地電話(huà),該電話(huà)通過(guò)企業(yè)內部網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)接入呼叫中心的VOIP網(wǎng)關(guān),由呼叫中心提供自動(dòng)或人工服務(wù)。通過(guò)采用VOIP網(wǎng)關(guān)技術(shù),企業(yè)可以以低成本為各地用戶(hù)提供統一的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.6 電話(huà)錄音系統

  電話(huà)錄音系統對業(yè)務(wù)代表和客戶(hù)的通話(huà)進(jìn)行全程錄音,并對錄音數據進(jìn)行存儲管理。錄音設備作為呼叫中心的輔助設備,可以實(shí)現全程錄音和隨機調聽(tīng)。采用錄音設備后,業(yè)務(wù)代表能夠進(jìn)行談話(huà)信息整理,班長(cháng)和質(zhì)檢人員能夠瀏覽和調聽(tīng)業(yè)務(wù)代表的通話(huà),作為質(zhì)量監督檢查的依據。在呼叫中心中,電話(huà)錄音將作為事實(shí)的依據。

  錄音設備從技術(shù)上來(lái)講,分為對中繼線(xiàn)錄音和對用戶(hù)線(xiàn)錄音兩種。錄音系統也是一般在工控機上插入語(yǔ)音卡和接口卡組成。錄音系統在全程錄音的同時(shí)支持一定線(xiàn)數的隨機調聽(tīng),支持將錄音檢索和調聽(tīng)放音功能集成到應用系統中。

3.7 呼叫管理系統

  呼叫管理系統實(shí)現對呼叫中心實(shí)時(shí)狀態(tài)監控和呼叫統計。系統管理人員依據當前的狀態(tài)監控顯示掌握當前系統的工作狀況,如忙閑程度、業(yè)務(wù)分布、業(yè)務(wù)代表狀態(tài)、線(xiàn)路狀態(tài)等。領(lǐng)導決策人員依據對呼叫信息的歷史統計,進(jìn)行針對性的決策,決定系統的規模、人員數量等的調整,以提高系統的運行效率和服務(wù)質(zhì)量。

四、系統功能

4.1 語(yǔ)音合成

  系統支持語(yǔ)音合成功能,支持中文普通話(huà)、中文粵語(yǔ)、英語(yǔ)等。語(yǔ)音菜單、語(yǔ)音提示均可以通過(guò)語(yǔ)音合成后播放。

4.2 語(yǔ)音識別

  系統支持語(yǔ)音識別功能,并且系統能同時(shí)支持語(yǔ)音輸入和DTMF 鍵輸入。

4.3 業(yè)務(wù)詳單

  系統產(chǎn)生XML 格式的詳細話(huà)單供帳務(wù)系統處理。

4.4 流程控制

  系統提供javascript 實(shí)現的VoiceXML 流程控制模板,以提供編寫(xiě)結構化VoiceXML 的方式。

4.5 業(yè)務(wù)組件

  系統支持在VoiceXML 中使用客戶(hù)定制的業(yè)務(wù)組件。

4.6 自動(dòng)呼叫分配(ACD)

  自動(dòng)呼叫分配(ACD)是呼叫中心的核心功能,負責客戶(hù)電話(huà)的均衡分配。系統實(shí)時(shí)跟蹤坐席狀態(tài)并依此生成有效坐席隊列,進(jìn)行最合適的話(huà)務(wù)分配,支持按照不同的技能組進(jìn)行分配。

4.7 自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)(IVR)

  IVR主要應用于菜單提示。如客戶(hù)撥進(jìn)電話(huà)后,首先聽(tīng)到問(wèn)候,然后接入到具體的坐席人員。IVR系統提供語(yǔ)音工具,便于工作人員進(jìn)行語(yǔ)音的錄制、編輯、合成及播放,可根據業(yè)務(wù)的變化實(shí)時(shí)修改IVR流程,實(shí)現與軟件的無(wú)關(guān)性。

4.8 座席系統

  當顧客電話(huà)轉到某一坐席時(shí),電腦會(huì )彈出一個(gè)窗口,顯示當前顧客的歷史記錄,以及數據錄入界面。當該呼叫轉到其他坐席時(shí),所有的歷史記錄隨同轉移。坐席系統支持軟電話(huà)功能,直接通過(guò)電腦進(jìn)行操作。

4.9 監控管理

  設立專(zhuān)門(mén)的班長(cháng)坐席,對呼叫總數、排隊數、振鈴數、應答數、接通率等進(jìn)行監控進(jìn)行統計,對各坐席的工作狀態(tài)、工作組的工作狀態(tài)進(jìn)行監控通過(guò)實(shí)時(shí)的錄音監控監督話(huà)務(wù)員的工作質(zhì)量。這樣,對坐席人員的服務(wù)質(zhì)量評定就有了一個(gè)客觀(guān)的依據。

4.10 呼叫記錄、報表統計分析

  對第一線(xiàn)的客戶(hù)服務(wù)信息分揀統計,形成圖表,不僅對呼叫中心的管理、監測和運營(yíng)維護非常有價(jià)值,對企業(yè)的經(jīng)驗管理也非常有用。

4.11呼出系統(回訪(fǎng)系統)

  包含呼出預覽與呼出預約,系統自動(dòng)撥號呼出,最大限度地節約業(yè)務(wù)代表的時(shí)間,提高工作效率。在呼出權限控制上,可以對每一個(gè)人的每個(gè)權限進(jìn)行控制。

4.12 傳真收發(fā)和管理

  包括傳真發(fā)送和傳真接收,無(wú)需再打印傳真文件,直接通過(guò)電腦進(jìn)行發(fā)送,接收的傳真文件也保存在電腦中。傳真發(fā)送還包含自動(dòng)發(fā)送功能,用戶(hù)撥入后,直接輸入傳真文件編號即可索取相應的資料。自動(dòng)傳真系統主要服務(wù)于內部分支機構之間的溝通,各地分支機構只要通過(guò)自動(dòng)傳真系統傳送總結等,提取最新通知等。

五、具體應用

5.1信息查詢(xún)

  信息查詢(xún)支持7x24小時(shí)自動(dòng)語(yǔ)音/傳真查詢(xún)。
  對于企業(yè),該功能可以用于:
· 新產(chǎn)品介紹
· 產(chǎn)品公開(kāi)報價(jià)查詢(xún)
· 企業(yè)信息發(fā)布。

  對于公共事業(yè)單位,該功能可以用于:
· 天氣預報
· 公積金電話(huà)查詢(xún)
· 通過(guò)輸入個(gè)人信息查詢(xún)個(gè)性化的辦事流程等。

5.2 客戶(hù)服務(wù)

  客戶(hù)服務(wù)主要包括客戶(hù)電話(huà)投訴、客戶(hù)注冊、業(yè)務(wù)處理等。
對于企業(yè),該功能主要用于客戶(hù)服務(wù):

· 電話(huà)投訴
· 電話(huà)訂貨
· 電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)
· 電話(huà)調查
· 電話(huà)通知等。

對于公共事業(yè)單位,該功能可以用于:

· 消費者投訴
· 市長(cháng)熱線(xiàn)
· 電話(huà)辦事登記
· 辦事?tīng)顩r電話(huà)查詢(xún)
· 辦事結果自動(dòng)電話(huà)通知等。

5.3 辦公協(xié)作

  辦公協(xié)作主要包括日程安排管理、會(huì )議通知、信息溝通等。
  對于企業(yè),該功能主要用于:

· 自動(dòng)會(huì )議通知、自動(dòng)會(huì )議提醒
· 電話(huà)自動(dòng)應答,系統可以根據日程安排中的信息自動(dòng)報告"會(huì )議中"、"外出"等狀態(tài),并請對方留言,甚至根據對方主叫號不同播放相關(guān)的內容
· 可以通過(guò)留言、發(fā)短消息等方式通知。

  對于公共事業(yè)單位,同樣可以利用流程協(xié)作功能,提高工作效率,加強信息溝通。

聲軟科技公司供稿 CTI論壇編輯

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