不要紙 要傳真
劉志斌 2003/03/10
如果說網(wǎng)絡(luò)和傳真依舊是目前通信的中堅(jiān)方式，那么，兩者之間的溝通成為必須。于是，取傳真的穩(wěn)定，攜網(wǎng)絡(luò)的快捷，有了傳真服務(wù)器。
隨著Internet的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通信日漸成為主要的通信手段。與傳統(tǒng)的通信方式相比，網(wǎng)絡(luò)通信具有低成本、大容量、多媒體傳輸?shù)奶攸c(diǎn)，使得信息的傳播和共享變得非常容易。
電子郵件安全性不能放心
盡管這些都是傳真通信所無法比擬的。但是，就目前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而言，仍舊存在很多不足，比如安全性、網(wǎng)絡(luò)阻塞等問題，使得許多關(guān)鍵的商業(yè)信息傳輸仍用傳真來實(shí)現(xiàn)。
與電子郵件相比，傳真首先具有實(shí)時(shí)傳輸?shù)膬?yōu)勢(shì)，如果要立刻獲得一份報(bào)價(jià)，顯然傳真是最快的；其次是傳真比較安全，因?yàn)閭髡媸峭ㄟ^獨(dú)立的物理線路通信的，而電子郵件則需要在多個(gè)郵件服務(wù)器之間轉(zhuǎn)發(fā)，很容易被截獲，所以重要的商業(yè)文件通常都用傳真來發(fā)送；另外，傳真機(jī)操作簡(jiǎn)單，工作穩(wěn)定，電子郵件的配置和操作則相對(duì)復(fù)雜，而且還要經(jīng)常面對(duì)病毒、死機(jī)帶來的功能失效。據(jù)統(tǒng)計(jì)，1999年全球傳真機(jī)的銷量超過2000萬臺(tái)，而且以每年20%的速度在增長(zhǎng)。財(cái)富500強(qiáng)企業(yè)中有37%的通信費(fèi)是花在傳真上面。這些都說明傳真仍是目前商業(yè)通信的主要手段。
傳真效率太低
隨著信息交流量的日益增長(zhǎng)，傳真使用中的問題也逐漸暴露出來。
首先是紙張消耗驚人。一份文檔從計(jì)算機(jī)生成以后，必須經(jīng)過打印才能從傳真機(jī)上發(fā)送。另外，很多企業(yè)每天都會(huì)收到大量的傳真廣告，消耗很多的傳真紙。第二是手工發(fā)送，效率低,如果一個(gè)企業(yè)只有一部傳真機(jī)，同時(shí)有幾個(gè)人要收發(fā)傳真的話，就要排隊(duì)等候，這樣會(huì)浪費(fèi)許多寶貴的時(shí)間。如果一份傳真要發(fā)送給10個(gè)客戶的話，就要反復(fù)發(fā)送10次，效率同樣很低。第三是不保密。由于傳真機(jī)會(huì)將收到的文檔及時(shí)打印出來，任何人都有機(jī)會(huì)看到，這樣很不利于保守商業(yè)秘密。
傳真服務(wù)器同時(shí)解決
對(duì)企業(yè)而言，構(gòu)造一個(gè)高效、智能的傳真服務(wù)器系統(tǒng)，無論是在節(jié)省費(fèi)用、提高效率還是安全方面都有非常重要的意義。
使用傳真服務(wù)器系統(tǒng)可以節(jié)省購買傳真機(jī)的費(fèi)用。傳統(tǒng)情況下，企業(yè)增加新部門時(shí)就會(huì)添置新的傳真機(jī)。一般較大型的、提供高質(zhì)量高速度的傳真機(jī)的費(fèi)用會(huì)很高，特別是提供激光打印效果的傳真機(jī)價(jià)格就更加昂貴。而使用傳真服務(wù)器系統(tǒng)，大家可以通過網(wǎng)絡(luò)共享傳真設(shè)備，增加新用戶時(shí)只需要添加一個(gè)新的賬號(hào)就行了。配合激光打印機(jī)，達(dá)到激光打印效果的傳真將很容易實(shí)現(xiàn)。并且，使用計(jì)算機(jī)傳真系統(tǒng)，可以大量節(jié)約紙張。
節(jié)省時(shí)間、提高效率也是使用傳真服務(wù)器系統(tǒng)的一個(gè)理由。因?yàn)閭髡娣⻊?wù)器系統(tǒng)都有傳真隊(duì)列管理功能，這樣，發(fā)傳真的時(shí)候就不再需要排隊(duì)等待了，只需要將傳真提交，就可以去做其他工作了。傳真服務(wù)器系統(tǒng)的回執(zhí)功能還可以說明這份傳真是在什么時(shí)候發(fā)送出去的，以及由于對(duì)方占線或沒響應(yīng)在隊(duì)列中等候了多久。由于大多數(shù)的傳真服務(wù)器系統(tǒng)都與企業(yè)的信息系統(tǒng)相集成，使得傳真服務(wù)器系統(tǒng)可以直接采用企業(yè)中原有的客戶數(shù)據(jù)庫，做定制發(fā)送。非常適合那些按客戶逐一發(fā)送傳真的公司，直接從客戶數(shù)據(jù)庫中選定多個(gè)收件人群發(fā)就可以了，這樣可以節(jié)約很多的時(shí)間，而不用把每一個(gè)客戶的電話和傳真號(hào)碼抄錄到公司的傳真封面上再逐一發(fā)送。對(duì)于做市場(chǎng)調(diào)研的公司來說，也可以使用這樣的功能。由于市場(chǎng)調(diào)查的表格是標(biāo)準(zhǔn)的，在企業(yè)的傳真系統(tǒng)后端直接套接上OCR軟件，可以對(duì)收到的傳真表格進(jìn)行識(shí)別，直接輸入數(shù)據(jù)庫，省去錄入人員的工作量。同時(shí)，由于傳真服務(wù)器系統(tǒng)有自動(dòng)分發(fā)功能，因此安全性很高。給誰的傳真，只有接收者才能看到。特別是那些傳真服務(wù)器系統(tǒng)與信息系統(tǒng)相集成的企業(yè)，傳真系統(tǒng)的安全將遵循整個(gè)信息系統(tǒng)的安全標(biāo)準(zhǔn)，因此安全性有了更好的保障。
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