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AOFAX公安傳真系統之收文確認功能比較

2012/01/09

　　低碳環(huán)保理念的普及帶熱了綠色傳真的應用，在公安系統各級機構中，AOFAX各種型號的數碼傳真機、電腦傳真機、無(wú)紙傳真機、電子傳真機、網(wǎng)絡(luò )傳真機、電腦傳真軟件、網(wǎng)絡(luò )傳真系統、傳真服務(wù)器等也同樣被大量采用。


　　在公安部門(mén)應用的各種新型電子傳真中，最能代表其行業(yè)特點(diǎn)的是AOFAX公安專(zhuān)用傳真系統（也稱(chēng)為公安傳真普發(fā)系統）了。AOFAX公安傳真系統由國內電子傳真的領(lǐng)軍企業(yè)---金恒科技（深圳）有限公司研發(fā)生產(chǎn)，它同時(shí)支持多條傳真線(xiàn)路，支持傳真自動(dòng)發(fā)送、傳真群發(fā)、自動(dòng)語(yǔ)音導航、樹(shù)型電話(huà)簿、多操作員登錄、收文確認、傳真自動(dòng)存檔、智能查找等多項強大功能。AOFAX傳真服務(wù)器在媒體和網(wǎng)絡(luò )上的介紹文章和應用案例已非常多，為節省篇幅，本文將專(zhuān)門(mén)介紹AOFAX公安專(zhuān)用服務(wù)器的兩種收文確認功能及其優(yōu)缺點(diǎn)分析。

　　所謂收文確認，是指上級機關(guān)（發(fā)文單位）給下屬部門(mén)（收文單位）發(fā)送傳真后，收文單位要給發(fā)文單位回復信息，以確保傳真件已經(jīng)正確接收的過(guò)程。

　　收文確認目前主要有兩種方式，一種是傳真回執確認，這種方式的確認過(guò)程為：

　　1、在每份傳真報文前增加一個(gè)回執頁(yè)面，標明傳真主題和傳真的文件流水號；
　　2、傳真服務(wù)器將傳真群發(fā)到各收文單位；
　　3、收文單位接收人在傳真回執頁(yè)面簽字；
　　4、收文單位撥通發(fā)文單位傳真服務(wù)器的傳真號碼，根據傳真服務(wù)器的語(yǔ)音提示，輸入回執上的文件流水號；
　　5、收文單位將回執發(fā)送到發(fā)文單位的傳真服務(wù)器；
　　6、根據接收回執時(shí)收到的文件流水號，傳真服務(wù)器將發(fā)出的傳真與回執自動(dòng)配對，同時(shí)在發(fā)送記錄中清晰顯示；
　　7、超過(guò)一定時(shí)間沒(méi)有收到回執的，通過(guò)人工方式聯(lián)系該收文單位。

　　另一種方式是接收工號確認，每一個(gè)收文單位均指定若干接收人，每個(gè)接收人分配一個(gè)三位數的工號以及三位數的密碼，其確認過(guò)程如下：

　　1、傳真服務(wù)器自動(dòng)撥通收文單位的傳真號碼，發(fā)出語(yǔ)音提示“請輸入工號”，等待收文單位接收人摘機，并輸入工號；
　　2、驗證接收工號后，發(fā)出語(yǔ)音提示“請輸入密碼”，等待接收人輸入密碼；
　　3、驗證對應密碼后，提示“請按開(kāi)始鍵接收傳真”，接收人按開(kāi)始鍵后，將傳真發(fā)出；
　　4、傳真服務(wù)器自動(dòng)記錄傳真發(fā)送情況，及接收人的工號信息。
　　5、超過(guò)一定時(shí)間沒(méi)有發(fā)送成功的，通過(guò)人工方式聯(lián)系該收文單位。

　　說(shuō)到這里讀者就會(huì )立刻比較出，采用接收工號確認方式，明顯好于傳真回執確認方式，原因如下：

　　1、即時(shí)性：接收工號確認方式可以立即知道收文單位是否收到，而傳真回執方式存在時(shí)延。
　　2、安全性：用傳真回執方式，發(fā)出傳真后，可能會(huì )因為對方無(wú)人值守造成文件丟失，或被不該看的人看到，但接收工號確認方式不會(huì )出現這樣的情況。
　　3、發(fā)送速度：發(fā)文單位需要將傳真回執頁(yè)面通過(guò)傳真發(fā)出去，收文單位添好后再把傳真回執發(fā)回來(lái)，浪費不必要的時(shí)間，影響傳真收發(fā)速度和線(xiàn)路占線(xiàn)的概率。
　　4、工作效率：對收文單位而言，傳真回執方式的工作量遠大于接收工號確認方式。

　　因此，從目前各地已經(jīng)上馬AOFAX公安專(zhuān)用傳真系統的情況看，幾乎都選用接收工號確認方式，只是執行過(guò)程略有差異，比如，部分地方公安廳局為進(jìn)一步簡(jiǎn)化程序，采用傳真號碼-接收工號兩級對應的驗證方式，而不是上文中提到的傳真號碼-接收工號-工號密碼三級對應的驗證方式。

　　AOFAX公安傳真系統已被公安部直屬機關(guān)和多地公安廳、公安局、公安分局、110指揮中心、交通管理指揮中心、武警部隊等單位所采用，為公安部門(mén)提高了效率，節省了人力，取得了良好的社會(huì )效益。

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