263EM企業(yè)即時(shí)通訊讓瑞麗內部溝通更快捷
2011/08/11
隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始認識到企業(yè)即時(shí)通訊（EIM）的重要性。不過(guò)，仍然有不少企業(yè)對于EIM系統存在誤區，認為企業(yè)即時(shí)通訊就是為解決中小企業(yè)溝通問(wèn)題而量身打造的。殊不知，企業(yè)的體系越龐大、分支機構越多，就越容易出現溝通困難、信息交流不暢、工作效率低下的問(wèn)題。
北京《瑞麗》雜志社、北京博達新大陸廣告有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)瑞麗、博達），作為中國馳名的傳媒企業(yè)，已經(jīng)發(fā)展成以高檔期刊出版為核心，網(wǎng)絡(luò )、圖書(shū)等多種媒體以及廣告、發(fā)行、模特經(jīng)紀等多項業(yè)務(wù)的立體化企業(yè)。北京《瑞麗》雜志社總部設在北京，并在上海、廣州、香港三地都設有分公司。形成了以《瑞麗服飾美容》、《瑞麗伊人風(fēng)尚》、《瑞麗時(shí)尚先鋒》《瑞麗家居設計》《男人風(fēng)尚》等知名雜志為代表的期刊群。《瑞麗女性網(wǎng)》打造出用戶(hù)量、影響度和創(chuàng )新力均大大領(lǐng)先的瑞麗數字媒體：瑞麗女性網(wǎng)（www.rayli.com.cn）、瑞麗電子雜志以及瑞麗無(wú)線(xiàn)。
然而，隨著(zhù)企業(yè)的快速發(fā)展以及分支機構的建立，總部與外埠分公司以及各分公司之間的溝通與信息共享等也越來(lái)越頻繁。而隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，對信息的傳遞時(shí)效性也越來(lái)越高。以往主要依靠電話(huà)、郵件、傳真的溝通方式，不僅通信成本高昂，而且工作效率低下，同時(shí)信息傳遞不及時(shí)、信息延誤等也常常給企業(yè)造成不必要的損失，已然無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要。為了解決溝通難題、提高工作效率，瑞麗、博達決定部署一套企業(yè)即時(shí)通訊系統。
經(jīng)過(guò)多方試用與評測，瑞麗最終選擇了263EM作為其企業(yè)即時(shí)通訊的服務(wù)商。對此，負責部署的IT部門(mén)負責人表示：“雖然市場(chǎng)上同類(lèi)產(chǎn)品品種繁多，且功能各有千秋。但企業(yè)即時(shí)通訊系統的功能要與企業(yè)的切實(shí)需求緊密結合，這樣才能最大限度的發(fā)揮企業(yè)即時(shí)通訊的作用與價(jià)值。”
據了解，263EM基于“統一通信”的理念，除具有個(gè)人即時(shí)通訊的所有功能外，還無(wú)縫整合了迷你呼叫中心、短信、文件傳輸、視頻會(huì )議、即時(shí)通訊等多種通訊手段，提供了包括統一溝通、工作協(xié)同、知識庫建設等多種服務(wù)。與此同時(shí)，263EM企業(yè)即時(shí)通訊還無(wú)需企業(yè)部署服務(wù)器，即刻下載便可投入使用，方便、快捷；在功能方面，263EM還與電信供應商達成合作，將企業(yè)即時(shí)通訊與電話(huà)、短信緊密結合，打破地域的限制，即便出差到國外也可以與企業(yè)聯(lián)系、溝通，及時(shí)反饋國外時(shí)尚市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)，以便企業(yè)做出快速反應，真正做到零延時(shí)。
據IT部門(mén)負責人介紹，瑞麗、博達應用263EM，使用最廣泛的兩大功能是：
一是支持多方的會(huì )議功能。以往瑞麗北京總公司與外埠分公司之間需要對于某一項目進(jìn)行最終確認的時(shí)候，通常要打三個(gè)以上的電話(huà)，因為要與不同地域的負責人進(jìn)行溝通、協(xié)調，效率非常低下，尤其是遇到文本需要修改的情況，溝通周期更加漫長(cháng)。而用263EM支持多方會(huì )議功能，只需要在EIM平臺上面進(jìn)行操作，便可以同時(shí)與多個(gè)分公司的接口人進(jìn)行溝通、協(xié)調。多方會(huì )議打破了電話(huà)溝通點(diǎn)對點(diǎn)的缺陷、彌補了郵件延時(shí)的缺點(diǎn)，讓企業(yè)之間能夠對于項目或者文件內容做出快速反應、快速決策，不但提高企業(yè)的工作效率，更降低了企業(yè)的溝通過(guò)成本。即便出差到國外，也可以保持暢通的交流，公司對國外的市場(chǎng)環(huán)境變化也能夠做出及時(shí)反應，增強企業(yè)的市場(chǎng)競爭力。
二是文件傳輸功能。在使用企業(yè)即時(shí)通訊軟件之前，企業(yè)內部文件傳送往往都是依靠個(gè)人IM軟件或者進(jìn)行文件共享完成文件的傳輸工作。但用個(gè)人IM傳送文件擠占上網(wǎng)帶寬，勢必會(huì )影響其他員工的網(wǎng)速，造成工作效率的下降；而共享工作文件，雖然方便，但其安全性卻難以得到保證，如果文件被不法者私自盜取，必將給企業(yè)帶來(lái)災難性的損失。263EM的文件傳輸功能提供了加密服務(wù)，相較于以往使用個(gè)人即時(shí)通信工具或者采用文件共享的方式，大大提高了文件傳輸的安全性。并且在文件傳輸完畢后，會(huì )在后臺留下記錄，方便領(lǐng)導了解項目進(jìn)度，更可以有效的落實(shí)企業(yè)問(wèn)責制度，在出現紕漏時(shí)能夠避免員工之間推卸責任或者領(lǐng)導誤判的情況出現。
IT部門(mén)相關(guān)負責人認為，263EM的企業(yè)組織結構非常清晰，新員工到崗后很快就能夠了解公司的整體架構以及各部門(mén)人員情況，工作需要協(xié)同時(shí)不僅能夠很快找到分布在不同部門(mén)和分公司的同事，而且通過(guò)提供的各種通信方式和知識庫等進(jìn)行即時(shí)溝通和信息的實(shí)時(shí)分享，提高了工作效率。更為重要的，263EM的組織結構以及員工姓名、職位等由管理員統一管理，員工個(gè)人無(wú)權限修改，既避免了個(gè)人即時(shí)通訊員工隨便填寫(xiě)姓名、職位等信息從而給公司和其他同事造成的不良影響與不便，而且對離職員工的相關(guān)信息也便于及時(shí)處理。清晰完整的組織結構，也讓總公司與各分公司員工就像在一個(gè)辦公室工作一樣，既拉近了彼此之間的距離，也使得彼此之間的溝通渠道順暢了。
顯然，企業(yè)即時(shí)通訊的使用，對于企業(yè)來(lái)講，無(wú)疑能夠降低成本、提高收益，加速企業(yè)發(fā)展；對于管理者來(lái)講，便于管理員工、建立順暢的企業(yè)內部溝通機制，提高企業(yè)內部的協(xié)同工作能力；對于員工來(lái)講，加強對于企業(yè)的了解與認識，迅速融入集體并產(chǎn)生歸屬感。
“"瑞麗、博達"在使用了263EM企業(yè)即時(shí)通訊軟件之后，企業(yè)內部的溝通變得更加快捷，并且263EM讓企業(yè)內部的通訊做到了真正的及時(shí)化。”瑞麗IT部門(mén)相關(guān)負責人如此表示。
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