點(diǎn)擊GKE與用友致遠A8助力恒豐珠寶信息化
2008/09/25
超過(guò)28年多的歷史，每年生產(chǎn)近1000萬(wàn)件金銀珠寶首飾，擁有金至尊3D-GOLD、銀河明星 La Milky Way等知名品牌，香港最大的金銀珠寶首飾制造商之一，超過(guò)4000多名員工，已經(jīng)在內地30多個(gè)城市開(kāi)設了近300家金至尊及銀河明星專(zhuān)營(yíng)店，如此等等，都是香港恒豐珠寶首飾有限公司傲人的資本。
但是，這樣一個(gè)品牌店在前兩年也不可避免地遭遇到了連鎖經(jīng)營(yíng)的老問(wèn)題——溝通及分銷(xiāo)管理難題。點(diǎn)擊科技GKE與用友致遠A8的系統協(xié)同應用，為其化解了這道難題。
溝通管理難 品牌店遭遇“老問(wèn)題”
以往，恒豐各分店每天都會(huì )有大量的傳真、電話(huà)、E-mail傳到公司總部。特別是分店與總部營(yíng)運部門(mén)之間，相互每天都有大量賬務(wù)、報告等文檔需要及時(shí)傳遞，溝通內容涉及到：調換貨、業(yè)務(wù)咨詢(xún)、型號統計等，不僅信息量大、種類(lèi)多，又要求及時(shí)反饋。
總部面對這么多專(zhuān)賣(mài)店，文件分發(fā)的工作量可想而知。如果涉及到某型號需要調價(jià)，或者銷(xiāo)售政策有變，以及各種假期促銷(xiāo)方案等等，都要一一分發(fā)、通知各專(zhuān)賣(mài)店。尤其是黃金周假期期間，各種業(yè)務(wù)激增，相關(guān)人員只能疲于應付。
顯然，如果單純依靠傳統的電話(huà)、傳真、E-mail等進(jìn)行溝通和管理，不但工作效率低、成本高，而且容易混亂出錯。也就是說(shuō)，傳統的辦公方式已經(jīng)很難適應恒豐珠寶的業(yè)務(wù)發(fā)展與管理需求。
為此，恒豐珠寶采用了北京點(diǎn)擊科技的企業(yè)即時(shí)通訊平臺GKE和用友致遠的A8協(xié)同管理系統，并由兩家公司將兩個(gè)系統整合成統一的協(xié)同辦公與管理平臺。
即時(shí)溝通 讓“天涯若比鄰”
“由于提供了各種即時(shí)通訊手段，群組協(xié)作區，以及多人文字、語(yǔ)音、視頻等網(wǎng)絡(luò )會(huì )議功能，GKE為我們創(chuàng )造了‘天涯若比鄰’一樣的辦公氛圍。現在全國各地銷(xiāo)售渠道實(shí)現了信息的及時(shí)交互，無(wú)論是銷(xiāo)售數據、還是物流調配、甚至產(chǎn)品設計的思路，都能通過(guò)GKE進(jìn)行便捷地溝通，”恒豐金至尊深圳總部網(wǎng)絡(luò )部主管曹勇敢認可地表示。
利用GKE在線(xiàn)及離線(xiàn)快速文件傳輸功能，或者協(xié)作區中文件庫、論壇功等實(shí)時(shí)協(xié)作與共享功能，總部與分店之間的文檔傳輸變得簡(jiǎn)便而快捷，文檔管理也變得更加靈活而輕松。
記者到恒豐在北京復興門(mén)百盛的金至尊專(zhuān)賣(mài)店實(shí)地觀(guān)看他們協(xié)同應用的情況，看到店長(cháng)正熟練地操作GKE，邊與總部營(yíng)運部門(mén)相關(guān)人員就銷(xiāo)售情況、顧客需求、反映等進(jìn)行視頻對話(huà)，邊將該專(zhuān)賣(mài)店當天的銷(xiāo)售數量、庫存型號及數量等相關(guān)報表很快地上傳到總部，期間還時(shí)不時(shí)地用GKE的文字聊天功能與其他分店的店長(cháng)進(jìn)行溝通。
“過(guò)去，公司對某型號珠寶首飾緊急調價(jià)或銷(xiāo)售政策有變時(shí)，總是先一一發(fā)傳真，然后再一一電話(huà)催辦。現在，只要將相關(guān)文件放到相關(guān)協(xié)作區中，再在協(xié)作區中發(fā)個(gè)簡(jiǎn)短通知，全國幾百家分店幾乎同時(shí)收到。遇到緊急情況還可通過(guò)GKE給各專(zhuān)賣(mài)店店長(cháng)的手機群發(fā)短信進(jìn)行通知。比過(guò)去方便、快捷多了，溝通效率也大大提高了!”該專(zhuān)賣(mài)店店長(cháng)對記者說(shuō)。
如果遇到緊急事務(wù)需要召集各分店經(jīng)理討論，會(huì )務(wù)人員不用再像以前那樣，加班加點(diǎn)地聯(lián)系場(chǎng)地、電話(huà)通知各分店、確認參會(huì )人員等，可以直接用GKE的多人對話(huà)，或者在協(xié)作區中直接邀請各分店店長(cháng)進(jìn)行討論，還可利用GKE的視頻會(huì )議系統進(jìn)行在線(xiàn)視頻會(huì )議。不用打電話(huà)，不用發(fā)送E-Mail，不用來(lái)回出差奔波，既節省了時(shí)間和會(huì )務(wù)成本，又提高了工作效率。
“GKE語(yǔ)音通話(huà)質(zhì)量非常高，用起來(lái)也非常方便。我們給各專(zhuān)賣(mài)店都配備了專(zhuān)業(yè)的USB手柄電話(huà)，通過(guò)GKE免費的語(yǔ)音通訊，就像使用普通座機一樣通話(huà)十分方便，而且大大降低了各專(zhuān)賣(mài)店的長(cháng)途電話(huà)費用。需要的時(shí)候，還可以隨時(shí)召集各專(zhuān)賣(mài)店店長(cháng)進(jìn)行多人網(wǎng)絡(luò )語(yǔ)音或視頻會(huì )議。不僅溝通效率大大提高，而且通訊費用一年可節約超過(guò)10萬(wàn)元以上。”曹勇敢說(shuō)。
通過(guò)GKE，恒豐公司領(lǐng)導層還能夠隨時(shí)了解員工的工作進(jìn)度，聽(tīng)取人員匯報，安排工作日程等，員工之間同樣可以隨時(shí)針對工作任務(wù)、工作方式等問(wèn)題展開(kāi)討論，拉近了各專(zhuān)賣(mài)店與公司總部以及各店之間的“距離”，從而為恒豐提供了一個(gè)高度互動(dòng)、個(gè)性化，并且所有人都像在一個(gè)大辦公室中一樣的工作環(huán)境。
協(xié)同應用 實(shí)時(shí)掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展
通過(guò)點(diǎn)擊科技與用友致遠雙方的緊密合作，GKE與A8協(xié)同管理系統在恒豐的應用中首度進(jìn)行了整合，實(shí)現了系統單點(diǎn)登錄、組織機構和人員信息及數據同步、基于事件驅動(dòng)的業(yè)務(wù)處理全程消息提醒和回調等諸多協(xié)同應用功能。
對于GKE與A8系統整合的協(xié)同應用效果，恒豐老總William表示滿(mǎn)意。原來(lái)每天都要占用大量時(shí)間來(lái)集中處理各種審批手續、業(yè)務(wù)報表等，現在使用該系統，A8流程及各業(yè)務(wù)模塊中有任何待辦或需要處理的事宜，都會(huì )通過(guò)GKE的消息提醒系統自動(dòng)彈出提醒消息，此時(shí)不用像原來(lái)那樣一一打開(kāi)業(yè)務(wù)系統中的各個(gè)模塊和業(yè)務(wù)界面，而只需輕輕點(diǎn)擊一下消息中的鏈接，就可直接進(jìn)入A8的相關(guān)業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行待辦業(yè)務(wù)的處理。這樣，William可以隨時(shí)處理這些事情，無(wú)需再像以前那樣需要時(shí)時(shí)查看業(yè)務(wù)系統是否有待辦事宜，也不會(huì )再有待辦事宜延誤和漏辦現象的發(fā)生，大大提高了業(yè)務(wù)處理的實(shí)時(shí)性和效率。為此，William還希望這兩個(gè)系統在后續的升級中能有更緊密的整合，以便能讓自己節約更多的時(shí)間來(lái)陪伴家人。
GKE與A8的整合，也給信息部的小楊帶來(lái)了實(shí)實(shí)在在的好處。由于實(shí)現了數據同步，小楊只需維護A8中的相關(guān)數據，GKE就會(huì )同時(shí)收到。同時(shí)，由于實(shí)現了單點(diǎn)登錄，只需登錄GKE系統就會(huì )自動(dòng)啟動(dòng)A8，而不需像以前那樣，每個(gè)業(yè)務(wù)系統都要一一登錄，領(lǐng)導和同事們再也沒(méi)誰(shuí)向他抱怨系統復雜繁瑣了。“如果其他業(yè)務(wù)系統都能和GKE整合起來(lái)，就太好了!”小楊說(shuō)。
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