首頁(yè) > 2008/03/13
在科學(xué)技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，社會(huì)上隨之而來(lái)的是層出不窮的危機(jī)。一場(chǎng)危機(jī)會(huì)給社會(huì)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失，甚至造成人員傷亡。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，面對(duì)社會(huì)上激烈的競(jìng)爭(zhēng)和瞬息萬(wàn)變的商業(yè)環(huán)境，危機(jī)無(wú)疑會(huì)對(duì)企業(yè)的生存構(gòu)成巨大的威脅，使企業(yè)頃刻間瀕臨絕境。據(jù)IDC統(tǒng)計(jì)，2000年以前的10年間，發(fā)生過(guò)災(zāi)難的美國(guó)公司中，有55% 當(dāng)即倒閉，剩下的45% 中， 有29% 也因數(shù)據(jù)丟失而在一年之內(nèi)倒閉，生存下來(lái)的僅為 16%。危機(jī)來(lái)臨時(shí)，如何有效地化解危機(jī)，確保業(yè)務(wù)延續(xù)性，成為企業(yè)生存急待解決的問(wèn)題。危機(jī)中通信面臨的困難
當(dāng)危機(jī)襲來(lái)，在緊迫的時(shí)間，有限的信息資源和交流受阻的強(qiáng)大壓迫下，企業(yè)團(tuán)隊(duì)往往陷入各種各樣的困境，而無(wú)法做出有效的危機(jī)應(yīng)答。
一個(gè)危機(jī)應(yīng)答團(tuán)隊(duì)的成員可能包括政府官員、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者等。在危機(jī)中，由于地域的限制，有些人無(wú)法及時(shí)趕到現(xiàn)場(chǎng)，共同制定決策。這些人相互之間可能遠(yuǎn)隔千里，在平常情況下也難得見面，更談不上深入了解對(duì)方。面對(duì)危機(jī)，如果僅憑無(wú)線電、電話或電子郵件這類應(yīng)付日常交流的溝通方式，是無(wú)法有效應(yīng)對(duì)這類緊急突發(fā)事件的。因?yàn)樵谖C(jī)中，由于時(shí)間緊迫，團(tuán)隊(duì)成員間必須快速收集和傳達(dá)信息。如果團(tuán)隊(duì)成員不是面對(duì)面坐在一起，而是分散在異地，將無(wú)法實(shí)現(xiàn)順暢的溝通，而這又會(huì)導(dǎo)致一系列不利于危機(jī)應(yīng)答的情況發(fā)生。
合理的決策通常來(lái)自于各種觀點(diǎn)和信息的融匯。即使再優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，如果無(wú)法得到充分順暢的溝通，也會(huì)做出糟糕的決策。成功的危機(jī)應(yīng)答通常是由團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)答而非個(gè)人應(yīng)答決定的。在決策制定時(shí)，應(yīng)將所有人員都包括在內(nèi)，才能做出全面有效的決策，這在危機(jī)中很難做到。因?yàn)樵诰o迫的時(shí)間里，領(lǐng)導(dǎo)者或決策者很容易在沒(méi)有聽取多方意見的情況下，就草率做出決定。而團(tuán)隊(duì)成員即使存有個(gè)人的一些獨(dú)到的意見，也會(huì)因?yàn)闇贤ú粫硯?lái)的不便，而最終選擇緘默不語(yǔ)。這樣一來(lái)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)看似保持高度一致，其實(shí)僅僅是把意見化為沉默。由于地域的因素，這種情況更容易出現(xiàn)在異地團(tuán)隊(duì)。
溝通不暢會(huì)產(chǎn)生信息誤解。這種情況特別發(fā)生在上傳下達(dá)的過(guò)程中。當(dāng)下屬?zèng)]有收到，或錯(cuò)誤地理解了上級(jí)的指示，有可能會(huì)做出相反的舉措。而同樣的通信失誤也會(huì)發(fā)生在上級(jí)身上，使上級(jí)沒(méi)有收到或錯(cuò)誤地理解了下屬的報(bào)告，做出錯(cuò)誤的決策。最嚴(yán)重的是，當(dāng)這樣的情況發(fā)生時(shí)，人們往往意識(shí)不到，使信息沒(méi)有得到及時(shí)反饋。缺乏信息反饋，團(tuán)隊(duì)很難從紛雜的信息中選擇出相關(guān)的、重要的信息，去掉無(wú)關(guān)的、錯(cuò)誤的信息，從而造成低效應(yīng)答機(jī)制。
視頻會(huì)議在危機(jī)通信中的應(yīng)用
面對(duì)面的交流方式能夠保證順暢的溝通，建立有效的危機(jī)應(yīng)答機(jī)制。美國(guó)3M公司的研究表明，面對(duì)面會(huì)議的說(shuō)服能力比電話會(huì)議高43%。因?yàn)楫?dāng)我們面對(duì)面在一起時(shí)，溝通會(huì)根據(jù)談話內(nèi)容和肢體語(yǔ)言自然順暢得進(jìn)行，不需要揣度用交流工具發(fā)送的文本信息內(nèi)容。可見，面對(duì)面交流相比電話、E-mail等傳統(tǒng)通信手段能大幅提升信息交換的能力。
然而，在危機(jī)中，由于各方面因素，尤其是地域因素的限制，面對(duì)面的交流往往是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。那么，如何將有效溝通進(jìn)行到底？如何預(yù)防和化解危機(jī)中的困難？如何確保有效的危機(jī)應(yīng)答？視頻會(huì)議的應(yīng)運(yùn)而生，將一切難題一一化解。
不同于電話、無(wú)線電、電子郵件和短消息，視頻會(huì)議將面對(duì)面的元素融入其中，實(shí)現(xiàn)了語(yǔ)音、數(shù)據(jù)、視頻的融合，創(chuàng)造出一種強(qiáng)大、完整和實(shí)時(shí)的溝通方式。憑借實(shí)時(shí)交流，視頻會(huì)議實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)成員和領(lǐng)導(dǎo)者以及專家間的異地多點(diǎn)視頻交流，你可以在任意地點(diǎn)如大中小會(huì)議室、個(gè)人桌面或家庭隨時(shí)實(shí)行遠(yuǎn)程交流，不僅可以減少出差的費(fèi)用，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，避免了異地交流的不便，更重要的是，在小組成員、領(lǐng)導(dǎo)者和專家間形成了一個(gè)緊密合作的團(tuán)隊(duì)，即使在千里之外，也同樣能迅速對(duì)危機(jī)做出判斷，制定有效的決策。團(tuán)隊(duì)成員間能夠更快更準(zhǔn)確地獲得信息，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行確認(rèn)和更正，達(dá)到信息交流的最大化。視頻會(huì)議使團(tuán)隊(duì)成員之間的交流更加活躍，討論問(wèn)題更加方便，同時(shí)，也對(duì)團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)和任務(wù)更加明確，提高了效率，避免了因溝通不充分，導(dǎo)致決策者獨(dú)自做出決定。
視頻通信對(duì)溝通能力的提升確保了企業(yè)對(duì)危機(jī)的及時(shí)反應(yīng)，已成為企業(yè)節(jié)約成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力，防止突發(fā)事件的重要戰(zhàn)略工具。視頻會(huì)議的廣泛普及應(yīng)用必將成為未來(lái)企業(yè)確保永續(xù)發(fā)展的有力保障，視頻會(huì)議也必將成為確保企業(yè)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)后盾。
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