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IComMail SQL 企業(yè)郵件管理系統

2008/01/18

  IComMail SQL企業(yè)郵件管理系統是埃康軟件推出的優(yōu)秀的郵件管理軟件,自2003年首推自今已有5年的發(fā)展歷史,系統設計先進(jìn)、功能獨特完整、運行穩定可靠,在國內已有大批裝機用戶(hù),其中以外貿、進(jìn)出口等外向型企業(yè)為主要用戶(hù)群,廣大用戶(hù)已經(jīng)獲得了極大的受益。IComMail SQL系統主推的是其強大的郵件管理功能,與通常的郵件服務(wù)器Mail Server系統有著(zhù)根本的區別,也有別于日趨流行的企業(yè)郵局服務(wù),IComMail SQL系統是建立在通常的郵件服務(wù)器Mail Server或企業(yè)郵局的應用基礎上的,在企業(yè)局域網(wǎng)內設立一IComMail郵件管理服務(wù)器,并采用穩定可靠的SQL數據庫系統作為支撐,為企業(yè)建立安全可靠的企業(yè)郵件數據中心,并在此基礎上,擴展了很多高級的企業(yè)郵件管理功能,使企業(yè)的郵件應用水平有質(zhì)的提升。

  IComMail SQL系統基本功能
  1. 企業(yè)郵件集中收發(fā)、集中存儲、集中管理,大大提高企業(yè)電子郵件的應用水平;

  2. SQL專(zhuān)業(yè)數據庫支持,郵件數據安全可靠,查詢(xún)檢索方便快捷;

  3. 提供專(zhuān)門(mén)的客戶(hù)端軟件,郵件收發(fā)、管理等功能強大,操作簡(jiǎn)單;

  4. 具有POP3/SMTP功能,支持OutLook等通用郵件客戶(hù)端軟件,具有WEB功能;

  5. 支持1-100個(gè)外部POP3信箱的管理,公司所有信箱均可納入統一收發(fā)、統一管理;

  6. 可開(kāi)設無(wú)限多的內部Email信箱,可以給所有員工各分配一個(gè)Email信箱,內部 郵件往來(lái)在局域網(wǎng)內部流轉,數據安全、效率高;

  7. 可按人(按部門(mén))設定統一的外發(fā)郵件地址Mail From, 以實(shí)現規范企業(yè)對外Email地址的目的,確保重要的客戶(hù)往來(lái)郵件不遺失、不外泄;

  8. 強大的郵件自動(dòng)分發(fā)功能,具有按收件人Mail To分發(fā)、發(fā)件人Mail From分發(fā)、郵件主題Subject分發(fā)、關(guān)鍵詞Key Word分發(fā)、附件類(lèi)別Attachment分發(fā)等,確保郵件及時(shí)準確地送抵郵件人的信箱中;

  9. 靈活的郵件自動(dòng)備份功能,可按時(shí)間、收件人(員工)、發(fā)件人(客戶(hù))分類(lèi)檢索查詢(xún),具有強大的郵件事后管理功能;

  10. 靈活的郵件外發(fā)簽審功能,可隨意設定簽審流程,具有強大的郵件事前管理功能;

  11. 強大的郵件檢索功能,郵件可按照員工(業(yè)務(wù)員),按照預設的權限,可以很方便地查看往來(lái)的郵件信息,譬如:經(jīng)理可以查看本部門(mén)下屬的業(yè)務(wù)員的往來(lái)郵件,總經(jīng)理可以查看公司所有往來(lái)的郵件信息。

  12. 具有以客戶(hù)為中心的管理模式,郵件可以按照客戶(hù)來(lái)分類(lèi)存儲,業(yè)務(wù)人員可以在回復某客戶(hù)郵件時(shí),將該客戶(hù)的歷史往來(lái)郵件都調出來(lái)參看,諸如以前曾報過(guò)的價(jià)格等信息一目了然,大大提高工作效率;

  13. 具有效率管理功能,如:可以設定客戶(hù)郵件當天必須回復,沒(méi)有及時(shí)回復的郵件就會(huì )有提醒,提醒收件人及時(shí)回復郵件,經(jīng)理可以查詢(xún)某下屬業(yè)務(wù)員沒(méi)有及時(shí)回復的郵件匯總列表;

  14. 具有強大的安全功能設計,用戶(hù)密碼系統,安全認證機制,靈活的用戶(hù)權限管理設計,郵件外發(fā)限制, 郵件(病毒、垃圾)過(guò)濾等;

  15. 系統運行穩定、維護方便,系統日志齊備,具有系統機器人Watch Dog功能設計,系統具有“自修復”能力。
  IComMail SQL系統應用示意圖

  企業(yè)郵局等基本郵件應用方式可能存在的問(wèn)題

  孤立若干個(gè)POP3信箱(譬如:企業(yè)郵局或收費信箱)的應用模式下,郵件的收發(fā)都是由員工(譬如:業(yè)務(wù)人員)通過(guò)寬帶上網(wǎng)各自完成的,郵件都保存在員工各自的電腦中,可靠性差,一旦文件損壞可能造成郵件的永久性丟失;保密程度低,郵件資料極易外泄;

  業(yè)務(wù)人員的郵件往來(lái)處于不被管理的失控應用狀態(tài),很容易造成由于業(yè)務(wù)人員的離職給公司帶來(lái)無(wú)法挽回的損失;

  公司對外聯(lián)系的Email地址無(wú)法強制設定某幾個(gè)永久地址上,可能會(huì )出現各類(lèi)Email地址(包括一些不夠穩定的免費信箱)隨意對外聯(lián)絡(luò )的狀況,企業(yè)的形象差,容易出現郵件丟失、資料外泄等;

  部分企業(yè)已經(jīng)意識到上述問(wèn)題的存在,統一對外聯(lián)系的Email地址為若干個(gè)重要的信箱,用來(lái)接收重要的業(yè)務(wù)郵件,譬如:國外來(lái)的詢(xún)盤(pán)等,重要的外發(fā)郵件也都以這幾個(gè)重要的信箱作為Mail From,但是,這幾個(gè)重要郵箱的管理者(經(jīng)理)需要同時(shí)擔任“人工郵件網(wǎng)關(guān)“的工作,接收到客戶(hù)郵件需要手工轉發(fā)給相關(guān)的處理人(助理等);助理等的外發(fā)郵件需要“接收——審查并修改外發(fā)郵件地址Mail From——外發(fā)“;流程復雜,效率低下,管理者(經(jīng)理)被瑣事纏身;

  由于并不是所有員工都分配到Email信箱,為了方便企業(yè)內部的郵件往來(lái),不得不啟用一些免費信箱,企業(yè)內部的郵件往來(lái)等于是在一批免費信箱之間流轉,時(shí)效性極差,安全性低下,容易造成重要資料外泄;

  由于歷史郵件都是散落存儲在各處,要查找某天某客戶(hù)的郵件很不方便;

  郵件都是按照時(shí)間順序無(wú)規則存放的,無(wú)法快速地將某客戶(hù)的近期郵件列出來(lái),也無(wú)法將某業(yè)務(wù)員的近期郵件列出來(lái),當需要做此動(dòng)作時(shí),往往需要花費經(jīng)理很多時(shí)間,工作效率十分低下;

  至于是否及時(shí)回復客戶(hù)的郵件,都需要當事人自己記憶處理,忘記及時(shí)回復可能會(huì )時(shí)常發(fā)生,經(jīng)理也沒(méi)有有效途徑(手段)來(lái)管理下屬當天回復郵件。

  IComMail SQL系統受益分析

  往來(lái)郵件(數據)都集中存儲在公司服務(wù)器(IComMail SQL)中,數據安全可靠,查詢(xún)檢索快速便捷;

  郵件資料不易外泄,誤操作刪除郵件數據恢復方便,電腦中毒、硬盤(pán)故障等,在系統重裝之后歷史郵件可方便地恢復,確保郵件資料永不丟失;

  可設置公司統一的(永久的)部門(mén)對外聯(lián)系Email信箱,員工外發(fā)郵件系統會(huì )自動(dòng)置換成統一的Mail From,確保重要的資料不隨員工的離職而外泄,員工離職等也不會(huì )給客戶(hù)帶來(lái)困擾(Email地址更改);

  事后管理(郵件備份)和事前管理(郵件簽審)相結合的全方位郵件管理模式,確保企業(yè)郵件應用安全性的萬(wàn)無(wú)一失;

  超常規的按發(fā)件人Mail From分發(fā)功能,可實(shí)現以客戶(hù)為中心的郵件處理流程,極大地提升工作效率;

  具有局域網(wǎng)郵件服務(wù)器Mail Server的功能,所有員工都擁有內部Email信箱,內部郵件往來(lái)只在局域網(wǎng)中流轉,數據安全,效率高;

  郵件時(shí)按照員工(業(yè)務(wù)員)、發(fā)件人(客戶(hù))分類(lèi)存儲的,查詢(xún)郵件十分方便快捷;

  具有郵件及時(shí)回復控制功能設計,譬如:可以設置客戶(hù)郵件必須當天回復,如果業(yè)務(wù)員沒(méi)有及時(shí)回復某封郵件,系統會(huì )自動(dòng)提醒收件人,經(jīng)理則有權限查詢(xún)下屬所有未及時(shí)回復的郵件列表信息,以實(shí)現效率管理的目的。

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