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呼叫中心KPI管理

劉香玉 2005/03/18

  KPI 的英文名字是Key Performance Indications,即指關(guān)鍵績(jì)效指標,是通過(guò)對組織內部某一流程的輸入端、輸出端的關(guān)鍵參數進(jìn)行設置、取樣、計算、分析,衡量流程績(jì)效的一種目標式量化管理指標,是把企業(yè)的戰略目標分解為可運作的遠景目標的工具,是企業(yè)績(jì)效管理系統的基礎。KPI符合一個(gè)重要的管理原理--"二八原則"。在一個(gè)企業(yè)的價(jià)值創(chuàng )造過(guò)程中,存在著(zhù)"20/80"的規律,即20%的骨干人員創(chuàng )造企業(yè)80%的價(jià)值;而且在每一位員工身上"二八原理"同樣適用,即80%的工作任務(wù)是由20%的關(guān)鍵行為完成的。因此,必須抓住20%的關(guān)鍵行為,對之進(jìn)行分析和衡量,這樣就能抓住業(yè)績(jì)評價(jià)的重心。

一、 KPI管理成為呼叫中心管理的重要手段

  目前呼叫中心越來(lái)越趨向精細化、數字化管理,KPI管理成為一種有效的管理手段。通常,呼叫中心的運營(yíng)管理者們通過(guò)分解運營(yíng)目標制訂各種KPI指標,通過(guò)KPI指標來(lái)引導座席代表行為,從而達到完成項目運營(yíng)目標。

  目前,每個(gè)呼叫中心都有大量的KPI指標,指標的數量各不相同,有的多到一百多個(gè),有的少到只有三五個(gè)。呼叫中心的KPI管理經(jīng)過(guò)了是否引進(jìn)KPI管理,引進(jìn)那些KPI指標到目前的使用多少KPI才是最合適的三個(gè)階段。筆者對于呼叫中心的KPI管理有一點(diǎn)自己的看法,這里與大家共享。

二、 呼叫中心需要那些KPI?

  曾經(jīng)有專(zhuān)家歸納總結出呼叫中心管理的23個(gè)KPI,但是這些KPI是否滿(mǎn)足或是適合每一個(gè)呼叫中心呢?我認為呼叫中心在制訂KPI時(shí),要遵循以下的原則:

(一) 以目標為導向,用全局的觀(guān)念把個(gè)人和部門(mén)的目標與公司的整體戰略目標聯(lián)系起來(lái),遵循從大到小的制訂原則,采用層層分解的辦法制定呼叫中心的KPI體系。

  首先根據呼叫中心總體經(jīng)營(yíng)目標制定總的KPI指標,這個(gè)指標可能只有三五個(gè),呼叫中心的總經(jīng)理只需要關(guān)注這幾個(gè)KPI就可以清楚了解自己的呼叫中心的運營(yíng)情況。其次將呼叫中心的總的KPI指標分解到各業(yè)務(wù)部門(mén),制定各業(yè)務(wù)部門(mén)的KPI指標,這時(shí)部門(mén)關(guān)注的指標數量相較之下會(huì )有大幅度的增加。然后由部門(mén)經(jīng)理根據部門(mén)指標制定部門(mén)員工的具體指標。這種層層分解的制訂方法,最終可能會(huì )導致不同的管理層和業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)注的KPI指標各不相同。但是各種KPI指標最終保證了最高管理層KPI指標的實(shí)現。


(二) 以業(yè)務(wù)類(lèi)型和客戶(hù)需求為基礎,設計不同的KPI指標。

  在綜合型的外包呼叫中心,業(yè)務(wù)類(lèi)型非常多,要根據不同的業(yè)務(wù)類(lèi)型制定不同的KPI。一般根據電話(huà)進(jìn)出可將呼叫中心可以分為:呼入型和呼出型。
例如:呼入型呼叫中心關(guān)注的KPI指標大約可以包括以下幾個(gè):

  呼叫中心總經(jīng)理 運營(yíng)經(jīng)理 基層CSR
客戶(hù)滿(mǎn)意度
員工工作效率
成本利潤率
平均單呼成本
平均通話(huà)時(shí)長(cháng)
平均后處理時(shí)長(cháng)
一次性問(wèn)題解決率
投訴率
平均等待時(shí)長(cháng)
服務(wù)態(tài)度
行業(yè)服務(wù)水平
人均接聽(tīng)量
接通率
業(yè)務(wù)能力考試
監聽(tīng)得分

  而對于呼出型業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō),還要根據不同的呼叫業(yè)務(wù)制定具體KPI。例如對于市場(chǎng)調查項目,客戶(hù)關(guān)心的是呼叫中心能否按量、按質(zhì)、按時(shí)提交最終的調查結果,而呼叫中心的高層管理者關(guān)心的是這個(gè)項目是否讓客戶(hù)滿(mǎn)意、能否按時(shí)收回服務(wù)費用以及該項目的最終能否賺錢(qián)。所以根據各個(gè)族群不同的關(guān)注內容制定KPI體系。

  呼叫中心總經(jīng)理 運營(yíng)經(jīng)理 基層CSR
客戶(hù)滿(mǎn)意度
成本利潤率
員工工作效率
平均單呼成本
行業(yè)競爭力
平均通話(huà)時(shí)長(cháng)
平均后處理時(shí)長(cháng)
人均呼出量
呼出接通率
人均成功量
出勤率

  (三)注重工作質(zhì)量,以工作質(zhì)量建立KPI指標。例如建立客戶(hù)滿(mǎn)意度、業(yè)務(wù)技能、監聽(tīng)分值、投訴率等KPI指標。
  (四)KPI指標具有明確的定義和可操作性,保證可以收集到相關(guān)的數據;制定的指標不應該太復雜,而應該容易理解和接受。
  (五)強調流程管理,對關(guān)鍵的輸入、輸出端點(diǎn)設置KPI指標,加強整體控制效果。制定的指標必須比較穩定,并且可以控制,在流程不變的情況下,KPI最好不要經(jīng)常變動(dòng)。

三、 如何建立呼叫中心的KPI指標值:

  在確立了呼叫中心的需要使用那些KPI指標以后,還需要制定具體的KPI值。有兩種方法可以參考,一是參考行業(yè)標桿,對本呼叫中心的業(yè)務(wù)進(jìn)行具體分析,選擇合適的KPI值。二是根據本呼叫中心歷史數據進(jìn)行統計分析,得出本呼叫中心KPI值。本文將以描述統計為主討論如何通過(guò)統計學(xué)的方法來(lái)計算KPI值。 

(一) 使用描述統計法

  數據分析的工具有很多種,現在使用比較多的工具是SPSS和EXCEL。但是行業(yè)專(zhuān)家和統計學(xué)教授們建議我們使用EXCEL,認為EXCEL具有強大的功能,足以支持我們的分析工作。

  下面我舉例說(shuō)明如何使用EXCEL的描述統計功能。例如我們想知道一個(gè)產(chǎn)品支持中心一年的話(huà)務(wù)量分布情況,從而得到每日最可能的來(lái)話(huà)量,根據來(lái)話(huà)量進(jìn)行話(huà)務(wù)員排班的粗略安排。

  首先我們需要在EXCEL工具一欄中加載宏,然后選擇數據分析一項,完成這個(gè)工作后,就可以選擇需要分析的數據區域,在95%置信度下,選擇輸出區域,得到分析值,得出的分析圖表如下所示:我們可以分別看到在一年中每日呼入量最大、最小、平均量、中值等等的數值,從而確定我們需要的日呼入量的KPI值可以為1452個(gè)。

描述統計法
日呼入總量
2063.00
平均
1430.90
標準誤差
19.89
中值
1425.50
模式
1962.00
標準偏差
379.53
樣本方差
144043.70
峰值
1.38
偏斜度
0.52
區域
2804.00
最小值
667.00
最大值
3471.00
求和
520848.00
計數
364.00
最大(1)
3471.00
最小(1)
667.00
置信度(95.0%)
39.12


  除了以上的描述統計法,EXCEL還可以為我們提供直方圖分析法、回歸分析法、抽樣法分析等等,這些方法可以很好的幫助我們完成KPI的計算。

四、 KPI的調整管理

  雖然我們制訂的KPI值要保證一定的穩定性,但并不是要求一成不變的,而是要根據業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行適當的調整,以保證KPI系列指標可以促進(jìn)呼叫中心最終目標的實(shí)現。以下是KPI管理的一個(gè)基本的流程圖。


鴻聯(lián)九五公司供稿 CTI論壇編輯



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