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JXY-CONF電話(huà)會(huì )議系統簡(jiǎn)介

2003/05/15

一、概述：

　　對于大型機構而言，每年都定期召開(kāi)各種類(lèi)型的辦公會(huì )議和臨時(shí)會(huì )議。如果有分支機構分布在不同地區，要按傳統的方式在某地召開(kāi)集中式會(huì )議，勢必伴隨著(zhù)基層人員的旅途奔波，這既會(huì )給企業(yè)帶來(lái)較大的差旅費支出，同時(shí)也會(huì )增加大量的組織工作，造成人力資源的浪費，并將使會(huì )議的時(shí)效性大打折扣。

　　本公司結合國外先進(jìn)技術(shù)，自主開(kāi)發(fā)的"JXY-CONF交互式電話(huà)會(huì )議系統"，從企業(yè)管理層自身的需要出發(fā)，打破了傳統會(huì )議在空間和時(shí)間上的局限性，有效地解決了總部與下層分支機構在會(huì )議過(guò)程中面臨的各種問(wèn)題；此系統實(shí)現了語(yǔ)音及控制兩方面的交互：語(yǔ)音的交互是指會(huì )議主持人以及與會(huì )者不僅可以聽(tīng)到會(huì )議現場(chǎng)別人的發(fā)言，還可以自由地發(fā)表自己的見(jiàn)解；控制的交互性是指會(huì )議主持人具有對整個(gè)會(huì )議的控制權，有權加入新與會(huì )者或強行拆除某與會(huì )者，有權決 定是否對會(huì )場(chǎng)錄音或合適錄音等。和傳統的集中式會(huì )議相比，交互式電話(huà)會(huì )議系統的出現無(wú)疑帶來(lái)會(huì )議方式的一場(chǎng)革命性變化。首先，它打破了傳統的集中式會(huì )議在空間上的局限性。無(wú)論您或您的下屬是在辦公室、出差在外或在家中休息甚至國外，只要使用電話(huà)、手機或傳真機撥通總部電話(huà)，即可召開(kāi)或參加會(huì )議，從而使會(huì )議的因故缺席現象大大減少；其次，它在召開(kāi)會(huì )議的時(shí)效性方面具有傳統會(huì )議無(wú)法比擬的優(yōu)勢。特別是對于一些突發(fā)事情需要召開(kāi)緊急會(huì )議時(shí)，運用本系統能及時(shí)地集中群體的智慧針對實(shí)際情況 ，迅速作出正確的決策；第三是實(shí)現了會(huì )議記錄的無(wú)紙化，傳統的會(huì )議都須有專(zhuān)人負責會(huì )議記錄，但對于一些重要的機密會(huì )議而言，記錄人員記錄的準確性和保密性難以保證，而本系統設置了自動(dòng)語(yǔ)言記錄功能，成功地解決了這一問(wèn)題。

　　可見(jiàn)，交互式電話(huà)系統不僅僅是為企業(yè)節省了差旅費開(kāi)支，更重要的是使會(huì )議的組織變得更加方便，更加及時(shí)，有效提高辦公效率,從而提高企業(yè)在各種環(huán)境中的決策和經(jīng)營(yíng)管理能力。

二、系統功能

電話(huà)會(huì )議方面

1. 會(huì )議功能
　　系統最多可同時(shí)允許64個(gè)用戶(hù)參加會(huì )議。

2．會(huì )議管理功能
　　會(huì )議數據管理功能：編輯、存貯會(huì )議電話(huà)成員，分配會(huì )議號碼、許可密碼等；

3.會(huì )議形式
　　每個(gè)會(huì )議參與者有兩種會(huì )議方式：交互方式（即說(shuō)/聽(tīng)方式），聽(tīng)眾方式（只聽(tīng)方式）

4 會(huì )議發(fā)起功能
　　會(huì )議發(fā)起分兩種方式，一是呼入方式，即會(huì )議參加人員作為主叫方，在會(huì )議約定的召開(kāi)時(shí)間，拔打事先約定的電話(huà)號碼，輸入會(huì )議密碼即可加入電話(huà)會(huì )議。二是呼出方式，即指由會(huì )議組織者通過(guò)電話(huà)會(huì )議系統呼叫與會(huì )人員參加會(huì )議的一種方式。會(huì )議組織者只需在電話(huà)會(huì )議系統中，錄入參加會(huì )議人員的電話(huà)號碼及相關(guān)的會(huì )議通知語(yǔ)音，系統會(huì )在指定時(shí)間自動(dòng)拔打與會(huì )人員的電話(huà)，只要會(huì )議參加人員提機，按提示錄入密碼，即可參加本次電話(huà)會(huì )議。

5 會(huì )前放音：在會(huì )議未開(kāi)始前, 主持人可播放音樂(lè ),網(wǎng)內用戶(hù)收聽(tīng)等待會(huì )議開(kāi)始。

6 會(huì )前點(diǎn)名：主持人可對會(huì )員進(jìn)行會(huì )前點(diǎn)名操作。

7.群呼出功能
　　如果會(huì )議發(fā)起方式采用呼出方式, 在預先規定的時(shí)間內,系統根據電話(huà)號碼列表，啟動(dòng)與會(huì )者按群呼、單呼完成呼叫。

8.監控功能
　　通過(guò)操作終端可對會(huì )議狀態(tài)進(jìn)行監視，監視各話(huà)路通話(huà)情況，必要時(shí)經(jīng)主持人允許對會(huì )議進(jìn)行干預。

11. 會(huì )議中斷自動(dòng)檢測
　　當系統檢測到線(xiàn)路中斷時(shí),應能夠自動(dòng)重新?lián)芴?

12. 多方通話(huà)功能
　　基本配置為32路，需要擴充時(shí)應可以方便地往上累加.

13. 同步數字錄音：
　　以主會(huì )場(chǎng)為主，把會(huì )議內容以文件的形式記錄下來(lái)，可以錄制任何發(fā)言人的內容并能回放，采用文件錄音（光盤(pán)或硬盤(pán)做錄音媒體），便于保存和歸檔；

14.發(fā)言申請
　　與會(huì )者的發(fā)言與否應由會(huì )議主持人決定并控制，與會(huì )的非發(fā)言方也可在會(huì )議進(jìn)行期間在線(xiàn)提出申請，再由會(huì )議支持人決定是否同意其發(fā)言。

主會(huì )議室的布置
　　主會(huì )議室安裝幾個(gè)麥克風(fēng),調音臺一臺，擴音系統1套，會(huì )議系統1套.
主席單元具有優(yōu)先發(fā)言權,對主會(huì )議室及遠端的與會(huì )者可以實(shí)施全方面的控制.
無(wú)論是主會(huì )議室與會(huì )者的發(fā)言,還是遠端與會(huì )者的發(fā)言,均需接入現有的擴音系統,要求音質(zhì)清晰自然,無(wú)干擾、失真、串音等現象.

三、系統特點(diǎn)：

1． 安裝簡(jiǎn)單方便，只須接入到企業(yè)內部的交換機或郵電提供的模擬、數字中繼線(xiàn)上，接口類(lèi)型可為模擬環(huán)路中繼、數字中繼（支持中國1號）
2． 采用微機管理，界面友好，會(huì )議資料管理更方便，同時(shí)提供各種會(huì )議報表數據
3． 單組會(huì )議成員可達64方，擴展性好，系統容量可自由擴展，
4． 提供智能語(yǔ)音引導，會(huì )議操作更方便
5． 支持來(lái)電顯示身份識別功能，也支持密碼識別身份。
6． 支持群呼通知用戶(hù)，提供會(huì )議點(diǎn)名。
7． 會(huì )議方式（主席/普通成員/旁聽(tīng)成員）自由設置
8． 提供會(huì )議錄音功能，方便對會(huì )議過(guò)程作記錄管理
9． 音量自動(dòng)控制及回聲抑制、通話(huà)質(zhì)量高
10．系統具有彈性擴充性能，將來(lái)可根據需要將語(yǔ)音查詢(xún)系統、自動(dòng)傳真服務(wù)、短消息等集成于整個(gè)系統中，成為集語(yǔ)音服務(wù)、傳真服務(wù)、會(huì )議服務(wù)服務(wù)于一身的綜合服務(wù)系統

廣州聚星源公司供稿 CTI論壇編輯