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縮短報銷(xiāo)周期 提高審批效率
羅氏診斷實(shí)施預算和費用報銷(xiāo)系統成功案例

2009/07/20

葡萄城的實(shí)施顧問(wèn)對羅氏診斷作了詳盡的需求調研，發(fā)現問(wèn)題主要集中在以下方面：


• 報銷(xiāo)周期過(guò)長(cháng) 羅氏診斷對公司的報銷(xiāo)流程做過(guò)統計，平均需要42個(gè)工作日才能完成從申請到審批到財務(wù)支付的整個(gè)流程。報銷(xiāo)周期過(guò)長(cháng)的弊端不僅體現于員工滿(mǎn)意度下降，對公司的現金流管理也帶來(lái)了困難。



• 審批過(guò)程不透明 報銷(xiāo)申請離不開(kāi)審批，傳統的手工方式主導下，審批流程是不透明的。員工既無(wú)法了解審批進(jìn)行到了哪一步，還需要多少時(shí)間才能拿到報銷(xiāo)所得，也不能在申請被駁回時(shí)立刻獲悉具體原因。
  
  
• 現金和信用卡的抉擇 羅氏診斷為了減少公司現金預支，鼓勵銷(xiāo)售人員使用信用卡進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)。但準確判別工作消費和個(gè)人消費紀錄卻成了財務(wù)額外的負擔，同時(shí)也造成報銷(xiāo)周期延長(cháng)并可能影響信用卡還款。

• 費用審批按明細拆分進(jìn)行，加快報銷(xiāo)進(jìn)度 員工報銷(xiāo)經(jīng)常會(huì )遇到個(gè)別明細項不符合要求需退回重新填寫(xiě)，通常情況是將整張單據一起退回，其中也包括正確的項目。通過(guò)對細節的深入調研，羅氏診斷發(fā)現員工在重新填寫(xiě)單據方面浪費了大量時(shí)間，而整個(gè)報銷(xiāo)流程的周期也因此延長(cháng)。葡萄城的實(shí)施顧問(wèn)針對企業(yè)需求對員工申請報銷(xiāo)的項目進(jìn)行拆分，一旦單據中某一項費用申請出現問(wèn)題，系統僅僅退回需要修改的明細項，而其他則按照正常流程進(jìn)行審批。



• 導入信用卡消費記錄，減少公司現金預支 葡萄城的實(shí)施顧問(wèn)將銀行提供的信用卡消費記錄導入系統，并做標記以供申請者填寫(xiě)單據時(shí)選擇。員工進(jìn)行費用報銷(xiāo)時(shí)自行選擇相關(guān)記錄作為明細項，各級審批人能方便地核查。對于個(gè)人消費不做報銷(xiāo)用途的記錄，審批人則無(wú)法查看，保護員工個(gè)人隱私的安全性。



• 規范公司流程，提高各環(huán)節工作效率 羅氏診斷嚴格要求施行標準規范的流程以提高整個(gè)企業(yè)的效率，葡萄城的實(shí)施顧問(wèn)根據其需求將出差申請和現金預支流程與費用報銷(xiāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。員工利用系統進(jìn)行出差申請，此后的差旅費用報銷(xiāo)必須與其出差申請單一致，報銷(xiāo)時(shí)系統會(huì )自動(dòng)列出員工提交的出差申請供其選擇，利用同一個(gè)系統規范流程提高效率。現金預支同樣與最后的財務(wù)支付流程相關(guān)聯(lián)，財務(wù)完成最后付款前會(huì )根據SAP系統沖抵的現金扣除預支的金額，申請者通過(guò)系統可以看到實(shí)際歸還的金額。羅氏診斷要求每一張發(fā)票對應一項報銷(xiāo)明細并由系統給出索引號互相對照，財務(wù)只需將索引號導入SAP系統就能對兩個(gè)系統內的數據進(jìn)行核對，便于導出報表及財務(wù)審計。

• 加強合規檢查 系統遵循SOP標準，一旦報銷(xiāo)的費用超過(guò)額定金額標準，系統會(huì )自動(dòng)給出提示并轉給更高權限的負責人進(jìn)行審批。為提醒員工注意合規，系統將法規性文檔作為附件鏈接，減少差錯率。



• 提高審批透明度及員工滿(mǎn)意度 運用流程的益處在于能隨時(shí)查看報銷(xiāo)的進(jìn)展，普通員工可以看到自己所有申報的費用報銷(xiāo)紀錄，并可點(diǎn)擊查看單項費用的審批紀錄、審批進(jìn)展。如果申請被拒，系統則要求審批者必須輸入拒絕理由并扣除申請人相應的分數，加強員工嚴格遵守報銷(xiāo)規則的自覺(jué)性。企業(yè)通過(guò)系統提升了審批的透明度，也提高了員工的滿(mǎn)意度。



• 提高報銷(xiāo)效率，縮短周期 系統通過(guò)郵件提醒審批者有亟待審批的費用，并自動(dòng)在審批結束后進(jìn)入下一個(gè)與物理單據的審核流程，最后報財務(wù)部門(mén)等待付現。即使審批者不在公司也不影響報銷(xiāo)流程的運轉，避免了拖沓。申請者若有事外出，可以設置代理人幫助填寫(xiě)相關(guān)單據并作為草稿保存，節省了不必要的等待時(shí)間。

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