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GrapeCity預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案

2009/03/02

　　開(kāi)源節流語(yǔ)出《荀子•富國》，意為開(kāi)辟財源節約開(kāi)支。博大精深的中國文化早已揭曉現代企業(yè)致富的不二法門(mén)，但如何從激烈競爭中脫穎而出，卻需要企業(yè)不斷地內修外功。上海葡萄城信息技術(shù)有限公司針對企業(yè)加強費用內控的需求推出預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案，運用靈活的工作流程支持企業(yè)資金管理，協(xié)助決策者控制每一筆預算資金的分配并了解其最終使用結果。利用流程進(jìn)行費用審批的另一項優(yōu)勢是縮短費用報銷(xiāo)周期，提高相關(guān)工作人員效率，加快企業(yè)資金流轉。

面臨的挑戰

　　與企業(yè)日常運營(yíng)密切相關(guān)的費用管理包含報銷(xiāo)和預算兩個(gè)組成部分，大多數企業(yè)采用的手工流程一方面存在報銷(xiāo)周期過(guò)長(cháng)的弊端，另一方面也不能很好地控制預算和實(shí)際發(fā)生的費用，遠遠落后于現代化的發(fā)展要求。問(wèn)題集中體現于以下兩方面：

　　預算失衡——資金流向不明，管理者不了解錢(qián)究竟花在何處 　　手工操作效率低——預算和報銷(xiāo)的審批周期冗長(cháng)，存在大量重復勞動(dòng) 葡萄城預算控制和費用報銷(xiāo)管理解決方案

　　上海葡萄城信息技術(shù)有限公司對企業(yè)現有的管理制度模式進(jìn)行詳細調研和周密論證，從企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程和需求出發(fā)，通過(guò)與企業(yè)內部其他系統（目錄管理、ERP、財務(wù)系統等）的接口，可以從其他系統獲取相關(guān)數據供本系統使用，例如企業(yè)預算、供應商付款情況、組織結構等。

系統架構

　　A.采用B/S(Browser/Server)形式，用戶(hù)只需安裝IE瀏覽器即可訪(fǎng)問(wèn)系統
　　B.使用Form和Windows域帳號集成兩種登錄方式，滿(mǎn)足出差在外人員和辦公室人員的不同需求
　　C.葡萄城工作流平臺用以部署復雜的審批流程節點(diǎn)
　　D.采用Microsoft Reporting Services靈活定制報表
　　E.利用模塊權限及數據權限控制為系統提供安全保證

功能描述

　　系統主要包括三大模塊：預算流程管理、費用報銷(xiāo)支付流程管理、業(yè)務(wù)單據流程管理。這三個(gè)模塊各自發(fā)揮其功能，使企業(yè)能夠更好地應對今天的挑戰，贏(yíng)得未來(lái)的競爭。

　　預算管理 從預算管理模塊或ERP和財務(wù)系統中導入預算信息，包括個(gè)人預算額度，部門(mén)預算，項目預算等類(lèi)型。預算信息主要用于實(shí)際發(fā)生的費用和相應科目預算的比對查詢(xún)，以及預算執行進(jìn)度的查詢(xún)和控制。當申請人提交預算申請時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)提示已經(jīng)使用的金額。超出預算的部分，系統自動(dòng)進(jìn)入超預算流程，將申請提交給更高級別的審批人。

　　報銷(xiāo)管理 系統將報銷(xiāo)的手工流程電子化，單據都在線(xiàn)填寫(xiě)并進(jìn)行審批，系統會(huì )自動(dòng)將員工的申請單據與報銷(xiāo)單據進(jìn)行關(guān)聯(lián)，供審批者核實(shí)。系統自動(dòng)發(fā)送郵件提醒審批者及時(shí)批閱回復，并在審批結束后自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)流程。

　　業(yè)務(wù)單據管理 系統提供三種單據查詢(xún)方式，普通員工和管理者根據各自的權限設定可對已提交的單據進(jìn)行分類(lèi)查詢(xún)，便于隨時(shí)查看費用報銷(xiāo)進(jìn)展情況。對于駁回的申請，系統采取兩種處理方式，員工可選擇作廢單據，也可參考駁回意見(jiàn)對單據進(jìn)行修改后再提交。對后一種情況，系統自動(dòng)生成新的單據并作廢前一張單據，但是在新的單據中會(huì )保留已作廢單據的鏈接，方便審批者查看單據為何被駁回。

特色功能

　　預算實(shí)時(shí)控制 在費用報銷(xiāo)管理模塊中進(jìn)行費用審批時(shí)，審批人員可以實(shí)時(shí)查詢(xún)和報銷(xiāo)單據相關(guān)的費用預算執行情況，并作為審批的重要依據。

　　強大的通知提醒功能 系統在用戶(hù)界面的顯著(zhù)位置提示用戶(hù)有需要關(guān)注的問(wèn)題，并可與企業(yè)的郵件服務(wù)器和手機短信系統進(jìn)行集成。這一功能完全取決于用戶(hù)自行定義和選擇。

　　快速審批 系統設置了快速通道功能對應企業(yè)特殊情況下快速審批單據的業(yè)務(wù)需求，這類(lèi)單據會(huì )以醒目方式在審批人員的單據列表中置前，從而引起管理者重視，不至于延誤業(yè)務(wù)發(fā)生。

　　用戶(hù)信用等級 這一功能對于擁有眾多異地辦事處和子公司，而報銷(xiāo)審批流程需要集中于總部進(jìn)行處理的公司來(lái)說(shuō)能夠非常有效地縮短報銷(xiāo)流程以及降低管理難度。首先，每個(gè)用戶(hù)在系統初始化時(shí)都擁有一定的信用度，信用度在一定范圍內的時(shí)候，只要在網(wǎng)上填寫(xiě)的報銷(xiāo)單據通過(guò)了審批流程，財務(wù)部就會(huì )根據網(wǎng)上審批結果立即打款，不必等待收到物理票據，大大縮短了報銷(xiāo)流程。對于物理單據發(fā)生錯誤或其它原因導致退單的用戶(hù)，信用度會(huì )相應降低。降低到一定程度后，財務(wù)部就必須等待物理單據收到后才會(huì )打款，這樣會(huì )促使用戶(hù)自覺(jué)認真核查自己的單據和相關(guān)票據內容來(lái)保證信用度。

客戶(hù)收益

　　預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案不僅實(shí)現了無(wú)紙化辦公的理想，更在以下三個(gè)方面為企業(yè)帶來(lái)收益：

　　提高工作效率 審批過(guò)程不再需要員工拿著(zhù)單據在各審批人辦公室、財務(wù)部門(mén)之間來(lái)回折返，系統通過(guò)郵件提醒審批者有亟待審批的費用，并自動(dòng)在審批結束后進(jìn)入下一個(gè)與物理單據的審核流程，最后報財務(wù)部門(mén)等待付現。即使審批者出差在外，也不影響報銷(xiāo)流程的運轉。原先需要一個(gè)半月才能完成的報銷(xiāo)流程能縮短至兩周左右時(shí)間。

　　提升審批透明度 系統通過(guò)權限設置提供不同級別的查詢(xún)功能。普通員工可以看到自己所有申報的費用報銷(xiāo)紀錄，并可點(diǎn)擊查看單項費用的審批紀錄。主管按部門(mén)、產(chǎn)品項目不同，可查詢(xún)自己權責范圍之內的所有差旅辦公、產(chǎn)品專(zhuān)項開(kāi)發(fā)費用等紀錄，而更高層領(lǐng)導者則可查看公司全體員工的報銷(xiāo)情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統還能統計員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著(zhù)重考察信用額度較差的員工。

　　降低運營(yíng)成本 系統設有的費用預算管理這一功能項，按年度、季度規劃個(gè)人、部門(mén)費用預算，包括交際、辦公用品、電話(huà)傳真、差旅費用，并提供預算與實(shí)際成本的對比報表，有助于主管了解在哪些方面支出超過(guò)了預算，加強對費用的監控力度，改善企業(yè)內部資金占用情況，從各方面降低企業(yè)總體運營(yíng)成本。

最佳實(shí)踐

　　李錦記——2008年李錦記（中國）銷(xiāo)售有限公司運用預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案，銷(xiāo)售部門(mén)運用此系統按照項目對資金進(jìn)行管理，而財務(wù)部門(mén)的實(shí)際工作量也大為減少。

　　羅氏診斷——2008年羅氏診斷實(shí)施預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案，將平均42個(gè)工作日的報銷(xiāo)周期縮短至兩周左右。

　　妮維雅——2008年妮維雅中國公司實(shí)施預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案，原先需要45天才能完成的報銷(xiāo)周期將縮短至少半個(gè)月時(shí)間，同時(shí)提升了管理層對費用的監控能力。

　　日立數字映像——2007年日立數字映像（中國）有限公司實(shí)施預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案，利用方案中的預算管理模塊加強企業(yè)費用控制。

　　先靈葆雅——2006年先靈葆雅制藥有限公司實(shí)施預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案，著(zhù)重解決分布全國各地的銷(xiāo)售人員的日常報銷(xiāo)周期冗長(cháng)的難題。

　　浦東發(fā)展銀行——浦東發(fā)展銀行實(shí)施預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案，解決了員工日常借款、報銷(xiāo)簽批過(guò)程復雜、結算過(guò)程等待時(shí)間長(cháng)的問(wèn)題；最大程度規范財務(wù)單據的填寫(xiě)、簽批操作，避免人為錯誤。

　　昂立教育集團——昂立教育集團實(shí)施預算控制和費用報銷(xiāo)解決方案，解決了該集團報銷(xiāo)周期冗長(cháng)的問(wèn)題，還對原有的財務(wù)系統做出進(jìn)一步的優(yōu)化。

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