拓敏TraFax Server在昆山飛力國際貨運公司的應用
2004/12/15
用戶(hù)單位名稱(chēng)：昆山飛力國際貨運有限公司
一、背景情況
昆山飛力國際貨運有限公司是經(jīng)國家對外經(jīng)濟貿易合作部、國家民航總局、交通部批準的國際貨運代理一類(lèi)企業(yè)，總部設在昆山，在上海設有分公司，在蘇州設有辦事處，提供海、空運進(jìn)出口貨物的國際貨運代理及倉儲、運輸、報關(guān)、裝卸、物流等全方位的一條龍服務(wù)，并已形成完善的物流體系及集團化規模。飛力集團對外（控股）投資了"昆山飛力集裝箱運輸有限公司"、"昆山飛力倉儲服務(wù)有限公司"及"昆山華東公共型保稅倉庫服務(wù)有限公司"等公司。
飛力國際是昆山地區唯一擁有集裝箱堆場(chǎng)/海關(guān)監管倉庫/出口監管倉庫/出口加工區物流倉庫/華東公共型保稅倉庫的貨運公司。飛力與物流業(yè)者及物流協(xié)助業(yè)者結盟，建立了全球更加堅強的網(wǎng)絡(luò )關(guān)系。:擁有50位專(zhuān)業(yè)關(guān)務(wù)人員提供快速通關(guān)服務(wù)，報關(guān)量每月6500票貨，通關(guān)業(yè)務(wù)量在江蘇省名列前矛。
隨著(zhù)市場(chǎng)競爭的加劇，客戶(hù)的個(gè)性化需求越來(lái)越高，企業(yè)的快速反應能力成為克敵制勝的關(guān)鍵。這就對管理提出了更高的要求，信息要更加及時(shí)和準確，管理控制更加到位，企業(yè)的全面信息化迫在眉睫。
伴隨著(zhù)每一次貨物的流動(dòng)過(guò)程有大量的信息流動(dòng)，這些信息在整個(gè)運輸過(guò)程中起著(zhù)重要的作用。這些信息可以通過(guò)郵寄、傳真、Email來(lái)傳遞，傳真因為它的實(shí)時(shí)性和法律認可性而成為商務(wù)通信的首選工具。
公司與貨主、機場(chǎng)（航空公司）、船務(wù)海運公司、代理公司…之間有大量的表格、合同、訂單、裝運清單、確認單、提貨單、財務(wù)單據等等需要傳真。
隨著(zhù)企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷增加和市場(chǎng)競爭的加劇，飛力國際在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中暴露出如下的問(wèn)題：
- 公司原來(lái)已經(jīng)有十八臺傳真機，但是由于傳真數量大，導致線(xiàn)路和傳真機總是處于繁忙狀態(tài)。不能與用戶(hù)保證順暢的聯(lián)系，對于物流公司來(lái)說(shuō)，就意味著(zhù)失去了很多訂單。公司的各個(gè)部門(mén)強烈要求增加傳真機。
- 傳真到達后通常要經(jīng)過(guò)人工分發(fā)，業(yè)務(wù)員要想立刻拿到發(fā)給自己的傳真，不得不站在傳真機旁等待。如果業(yè)務(wù)員因事外出不能及時(shí)處理，就會(huì )造成傳真丟失的現象。其造成的損失不可預料。
- 子文檔必須先打印出來(lái)然后發(fā)送傳真，如果對方占線(xiàn)只好等一段時(shí)間后再發(fā)送。因運輸環(huán)節中的某個(gè)信息有所改變而需要通知貨主或合作伙伴時(shí)，需要將同樣內容的傳真同時(shí)發(fā)送到多個(gè)地點(diǎn)，手工重復勞動(dòng)，速度慢，工作量大，效率低。
- 量的傳真文件給存檔和查找帶來(lái)了許多不便。
- 同時(shí)企業(yè)內部員工之間不能共享傳真信息。
- 管理成本過(guò)高。由于手工操作，為了加強管理和保證傳真的準確、及時(shí)處理，勢必增加人員，引起管理成本增大。
- 維護耗時(shí)耗力。如果傳真機不及時(shí)維修，經(jīng)常會(huì )出現傳真圖像質(zhì)量不高的現象。公司不得不派專(zhuān)人負責定時(shí)檢修。
公司的管理層認識到，要降低成本，提高效率，上面的這些問(wèn)題必須解決。飛力在2002年，經(jīng)過(guò)多家考察，最終選擇了同業(yè)界領(lǐng)先的傳真軟件供應商拓敏公司合作。通過(guò)拓敏公司的幫助和電信部門(mén)的協(xié)助及企業(yè)員工的共同努力，現已經(jīng)正常運轉。系統推動(dòng)了企業(yè)的信息化進(jìn)程，提升了企業(yè)的市場(chǎng)競爭力。
二、業(yè)務(wù)實(shí)施的過(guò)程
系統概述
TraFax Server是基于網(wǎng)絡(luò )的客戶(hù)端/服務(wù)器的企業(yè)傳真系統，TraFax Server作為服務(wù)的提供者為網(wǎng)絡(luò )的用戶(hù)提供共享的傳真功能。而客戶(hù)端軟件使您可以直接在自己的終端上發(fā)送傳真，就象發(fā)送Email或文件打印一樣簡(jiǎn)單。接收到的傳真以自動(dòng)分發(fā)的方式被轉送到員工的傳真信箱。它能處理大量迸發(fā)的傳真任務(wù)，同時(shí)它能實(shí)現Email-to-Fax轉發(fā)功能。
客戶(hù)端通過(guò)網(wǎng)絡(luò )訪(fǎng)問(wèn)傳真服務(wù)器，安裝了傳真板卡的傳真服務(wù)器負責傳真的發(fā)送與接收。傳真板卡直接與電話(huà)(傳真)線(xiàn)相連。客戶(hù)端的傳真任務(wù)被發(fā)送到傳真服務(wù)器上，傳真服務(wù)器將傳真自動(dòng)排隊，通過(guò)傳真板卡發(fā)送出去。同樣，所有的傳真被接收到傳真服務(wù)器上，然后，通過(guò)自動(dòng)分發(fā)的方式被客戶(hù)端接收。
傳真服務(wù)器依賴(lài)于傳真板卡提供的傳真服務(wù)；傳真客戶(hù)端與傳真服務(wù)器及傳真信使直接進(jìn)行交互式通訊。傳真服務(wù)器負責傳真收發(fā)、信息保存、分類(lèi)管理及任務(wù)調度等事務(wù)；傳真信使負責向客戶(hù)端發(fā)送實(shí)時(shí)信息，隨時(shí)向用戶(hù)報告收發(fā)傳真的情況。文檔轉換與打印輸出負責把用戶(hù)要發(fā)送的文本文檔轉化成傳真用的TIFF文件格式，并把接收到的傳真輸出到指定的網(wǎng)絡(luò )打印機上。
系統配置
針對飛力傳真量大，系統可靠性要求高，傳真服務(wù)器選用了研華工控計算機，NMS AG-E1數字接口傳真板卡作為強大的硬件支持；WIN2000Server操作系統和SQL Server數據庫運行穩定，強壯可靠，傳真服務(wù)器軟件TraFax Server advanced 功能強大，滿(mǎn)足企業(yè)級的通信需求。
系統優(yōu)勢
系統采用AG-E1傳真板卡與電信公共電話(huà)交換網(wǎng)連接，E1數字接口接續速度快， 通信質(zhì)量高、可準確識別主被叫號碼。系統提供了30個(gè)傳真通道可同時(shí)收發(fā)傳真。30個(gè)通道擁有一個(gè)傳真號碼，避免了傳真占線(xiàn)的情況。
Email to Fax Gateway將傳真服務(wù)器與Internet郵件服務(wù)器相結合，實(shí)現傳真/Email的轉發(fā)。
給每個(gè)員工分配一個(gè)傳真信箱號碼，當傳真電話(huà)進(jìn)入系統后自動(dòng)播放語(yǔ)音提示"請輸入傳真信箱號碼"，系統將識別DTMF信號后將傳真自動(dòng)分配到指定的傳真信箱中。只有信箱主人才能收到這份傳真，增強了傳真的保密性。相當于每個(gè)員工都有一臺傳真機。
在自己的電腦上直接發(fā)送傳真文檔，并可設置定時(shí)發(fā)送，可選擇通信費用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真。同樣的傳真發(fā)給不同的地點(diǎn)，從地址簿中選擇組信息實(shí)現傳真的群發(fā)功能。當對方是人工接聽(tīng)時(shí)系統自動(dòng)播放語(yǔ)音請求接收傳真，提高了傳真的成功率。在傳真發(fā)送失敗時(shí)，系統自動(dòng)重發(fā)。系統支持IP傳真，節省傳真通信費用。
拓敏傳真服務(wù)器界面中英文自適應、與Outlook相近的菜單布置。這些設計讓用戶(hù)很容易上手使用。通過(guò)域內的用戶(hù)相互發(fā)送和轉發(fā)傳真文件，增強了企業(yè)內部的信息交流。
傳真瀏覽器為用戶(hù)提供了一個(gè)查看和編輯傳真文件的工具。
傳真地址簿用于管理客戶(hù)信息。系統提供了常用地址簿數據庫的導入/導出功能。
系統將接收和發(fā)送的傳真保存在不同的文件夾中，用戶(hù)可以按多種方式快速查找傳真文件。
服務(wù)器端管理功能強大，包括：系統設置、用戶(hù)管理、系統監控、傳真日志、傳真計費等等。
目前，很多的物流公司都在實(shí)施或計劃實(shí)施ERP項目。拓敏服務(wù)器提供的COM組件開(kāi)發(fā)接口（COM API），就能夠很方便地使傳真服務(wù)器嵌入到整個(gè)ERP系統中，實(shí)現真正的統一管理。
三、效果與反饋
簡(jiǎn)化工作環(huán)節，節省成本，提高工作效率。電子文檔直接傳真，不需浪費時(shí)間等候。可節省大量的資源、人力、時(shí) 間，省下大筆費用。接收傳真時(shí)傳真直達收件人，減少多余的環(huán)節，縮短信息傳遞時(shí)間，使傳真盡快得到處理。
集中傳真資源，節省費用如果選用傳統的傳真機，按每臺五、六千元左右的價(jià)位，同時(shí)購置多臺，對于公司來(lái)說(shuō)也是一個(gè)不小的開(kāi)支。而拓敏傳真服務(wù)器只用一臺服務(wù)器就取代了幾十臺昂貴的傳真機，在最初購置成本上有很大的節約。
由于物流行業(yè)對傳真有很大的依賴(lài)性，每臺傳真機的維護成本也居高不下，而采用拓敏傳真服務(wù)器就可以節省維護費用。
采用數字傳真卡，一個(gè)E1接口可以同時(shí)接通30路傳真，這樣可以方便實(shí)現多個(gè)傳真通道共用一個(gè)號碼。用戶(hù)只需要記住少數幾個(gè)號碼就可以隨時(shí)與公司聯(lián)系。這一點(diǎn)對于物流公司也很重要。傳真資源共享，30個(gè)傳真通道系統智能分配，提高系統的利用率，保證信息傳遞更加暢通。域內用戶(hù)傳真文件的相互傳遞，提高了工作效率。
全方位的傳真服務(wù) TraFax Server 傳真服務(wù)器Email-to-Fax網(wǎng)關(guān)使用戶(hù)的辦公室成為移辦公室，不論用戶(hù)在家里、 在旅途中都可以收發(fā)傳真。
節省通信成本，提高企業(yè)競爭力。利用通信費用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真或利用IP網(wǎng)關(guān)，通過(guò)Internet發(fā)送傳真，大幅度降低傳真費用。
傳真文件統一管理，飛力的所有傳真文件都保存在傳真服務(wù)器里，電子文擋查找方便。
總之，飛力使用系統后，徹底改變了傳真獨立而分散的狀況，公司與貨主、合作伙伴及公司內部各部門(mén)之間的溝通順暢起來(lái)；企業(yè)的工作效率得到了顯著(zhù)的提高，推動(dòng)了飛力的全面信息化進(jìn)程。
美迪格威公司供稿 CTI論壇編輯
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