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山脈“e路通”會(huì )議通知系統

　 1、傳統會(huì )議的四大難題

在信息高速發(fā)展的當今社會(huì )，正確的管理與發(fā)展決策是影響到企業(yè)的發(fā)展與生存的一個(gè)重要因素，而會(huì )議則是形成正確決策的最為廣泛而有效的方式。為提高效益，會(huì )議倡導者需要提前確定會(huì )議的主題、議程和會(huì )議列席名單，并把會(huì )議相關(guān)的詳細信息傳達給參會(huì )人員。參會(huì )人員對會(huì )議議題經(jīng)過(guò)深思熟慮之后，才可能在有限的會(huì )議時(shí)間內發(fā)表個(gè)人的見(jiàn)解，使會(huì )議達到預期的目的。

但是要做好上述會(huì )議的準備工作，并非易事。

組 織 難

——通知會(huì )議占用了組織者大量的時(shí)間，使其沒(méi)有足夠的精力做好更重要的會(huì )議準備工作，例如起草會(huì )議議程及議題，選擇確定參會(huì )人員名單等；

——遇到大、中型會(huì )議的召開(kāi)，參會(huì )人員多，通知往往浪費時(shí)間又有遺漏；

——重復而且令人煩躁的撥打電話(huà)通知工作，嚴重挫傷組織者的工作積極性；

——遇到大型會(huì )議，會(huì )議通知進(jìn)度不能滿(mǎn)足實(shí)際需求；

通 知 難

——會(huì )議組織者難以快速、全面、準確地找到參會(huì )人員的全部聯(lián)系方式，故無(wú)法在特殊情況下及時(shí)通知列席；

——遇到參會(huì )人員外出，通知變得更加困難；

——繁忙會(huì )議通知工作具有突發(fā)性，安排多人造成人力資源浪費，安排一人則延誤通知，費時(shí)又費力，且不能給參會(huì )人員充足的思考時(shí)間；

——傳達會(huì )議議題及議程等信息難。電話(huà)通知往往會(huì )造成參會(huì )人員遺漏會(huì )議信息，而人工通知（以紙質(zhì)文件）則造成資源浪費、效率低下，并且不能滿(mǎn)足外出參會(huì )人員的客觀(guān)需求；

參 會(huì ) 難

——參會(huì )人員經(jīng)常因未通知到或未得到及時(shí)通知而延誤會(huì )議；

——參會(huì )者往往因無(wú)法提前知道會(huì )議安排而經(jīng)常造成會(huì )議擾亂工作計劃或因時(shí)間安排不開(kāi)無(wú)法參加會(huì )議；

——因特殊原因而缺席會(huì )議的人無(wú)法及時(shí)在會(huì )后聽(tīng)取會(huì )議實(shí)況；

記 錄 難

——在會(huì )后的工作中需要會(huì )議信息及會(huì )議決議，紙介質(zhì)存儲易于丟失和泄漏會(huì )議信息，難于管理和檢索，難于再利用；

——隨著(zhù)發(fā)展，崗位變動(dòng)趨于頻繁，與會(huì )議組織有關(guān)的大量信息往往因人員的變遷而遺失，使得新人難于快速勝任工作；

2、有沒(méi)有解決辦法？

使用山脈科技“e路通”會(huì )議通知系統，上述問(wèn)題可全部解決。

會(huì )議組織不再難

——強大的數據庫支持----所有的人員名單、會(huì )議信息、歷史資料等得以完整、詳細保存，無(wú)需為信息篩選或臨時(shí)查找而傷透腦筋，使您一切盡在掌握；

——會(huì )議信息個(gè)性化定制----只需輸入相關(guān)主題，所有相關(guān)數據全部自動(dòng)調出，您可按單位、部門(mén)、職務(wù)、政治面貌、性別等相關(guān)字段來(lái)定制參會(huì )人員的名單；

——多種通訊手段支持----普通電話(huà)、手機、傳真、E-mail，保證了會(huì )議組織進(jìn)程；

——辦公地點(diǎn)無(wú)限制----系統運用B/S結構，會(huì )議組織者只要訪(fǎng)問(wèn)到遠程管理服務(wù)器就可以通過(guò)工號和口令的雙重認證來(lái)獲得系統的操作權限，來(lái)下達會(huì )議組織及通知任務(wù)。

會(huì )議通知不再難

——通知流程個(gè)性化設置----您可以對通知方式、人員通知先后順序做任意設置、組合。如：通知方式是使用單一通訊手段通知，還是先用電話(huà)通知，再用手機通知？或者為了確保通知到達索性按順序都來(lái)一遍；人員通知是按表單自然順序還是按照職務(wù)、部門(mén)、年齡？這一切都有您來(lái)決定！

——系統發(fā)送通知快速高效----它在召開(kāi)會(huì )議的時(shí)效性方面具有很大優(yōu)勢，本系統可以同時(shí)使用8路電話(huà)執行會(huì )議通知任務(wù)。下達會(huì )議會(huì )議召集的自動(dòng)電話(huà)通知、傳真通知、E-mail通知等多種現代化手段能及時(shí)、快速地召集會(huì )議人員以便迅速作出應對；

——操作簡(jiǎn)便、快捷----對于大面積的通知、通告的發(fā)布，該系統方便、快捷的優(yōu)勢更是顯而易見(jiàn)；它使會(huì )議的通知變得如此簡(jiǎn)單，你只需通過(guò)系統對所需要召開(kāi)的會(huì )議信息進(jìn)行定制，剩下的事情就可以交給系統自動(dòng)完成了。

參加會(huì )議不再難

會(huì )議資料的快速查詢(xún)----您可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)系統身份驗證后，按關(guān)鍵子段對相關(guān)會(huì )議信息進(jìn)行查詢(xún)，通過(guò)聽(tīng)取會(huì )議的語(yǔ)音信息，及時(shí)了解會(huì )議安排情況，運籌帷幄；

數字化錄音----使你不必為無(wú)法出席會(huì )議而遺漏相關(guān)信息而擔憂(yōu)，數字化錄音保證了會(huì )議再次對你開(kāi)放；

會(huì )議記錄不再難

無(wú)紙記錄----系統實(shí)現了召集會(huì )議記錄的無(wú)紙化，傳統的會(huì )議召集都須有專(zhuān)人負責記錄如：參會(huì )人員名單、會(huì )議召開(kāi)時(shí)間、人員到會(huì )情況等等相關(guān)信息，但對于一些重要的機密會(huì )議而言，記錄人員記錄的準確性和保密性難以保證，而本系統設置了自動(dòng)記錄功能，成功地解決了這一問(wèn)題；

數據存放、讀取方便----所有的會(huì )議以及參會(huì )的人員信息，都存放在系統的數據庫里，支持您按會(huì )議召開(kāi)的主題、時(shí)間，參會(huì )人員的姓名、性別、單位、職位等等字段進(jìn)行方便、快速的查找；并可將查找的結果調出打印。從此，你再也不用為保存數次繁瑣的會(huì )議信息而煩惱，也不必為找不到歷史會(huì )議資料而頭疼；

全程錄音及回放功能----系統具有數字錄音功能，可對所有的通話(huà)進(jìn)行高效的數字錄音，同時(shí)支持本地和遠程兩種回放方式，根據呼叫記錄能方便的聽(tīng)到與呼叫相對應的語(yǔ)音記錄。

從以上可以看出，“e路通”會(huì )議通知系統可有效的提高工作效率，不僅僅是為企業(yè)節省了人力和時(shí)間，更重要的是使會(huì )議的組織與通知變得更加方便，更加及時(shí)，大大提高企業(yè)在各種環(huán)境中的決策和經(jīng)營(yíng)管理能力并節約了企業(yè)的運行成本。同時(shí)，它不需要價(jià)格昂貴的專(zhuān)用硬件設備，并有良好的擴展性，具有優(yōu)秀的性能價(jià)格比，是您企業(yè)進(jìn)行會(huì )議通知、管理的最佳選擇。

　山脈科技發(fā)展有限公司 聯(lián) 系 人： 李小姐 聯(lián)系電話(huà)： 029-8386131/32/33/34-8066 電子郵件： lihua@summit.com.cn 類(lèi)別: 合作信息 有 效 期： 30 標題： 山脈“e路通”會(huì )議通知系統

 

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