首頁 > 2008/09/23
電子傳真是在科技迅速發(fā)展中產(chǎn)生的高效率應(yīng)用，結(jié)合IT技術(shù)、通信技術(shù)，為現(xiàn)代辦公提供高效率、更經(jīng)濟(jì)、更環(huán)保的支持，是傳統(tǒng)傳真機(jī)的替代產(chǎn)品。隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的日漸深入，將傳真納入到信息化管理中來成為企業(yè)的必經(jīng)之路。面對風(fēng)起云涌的電子傳真市場，眼花繚亂的傳真軟件品牌，如何選擇合適的產(chǎn)品顯得尤為重要。下面就從五個方面進(jìn)行介紹：一、選擇適合的產(chǎn)品類別
在選擇一個傳真產(chǎn)品之前，首先要對自身的傳真需求及傳真產(chǎn)品市場做一定的了解，不同傳真產(chǎn)品之間并沒有絕對的好壞，找到合適于自身需求的才是最重要。
在上表中，單機(jī)傳真軟件最具有代表性的是WinFax，這個美國的軟件品牌自90年代進(jìn)入中國后，在中國擁有非常廣泛的用戶群，但由于是單機(jī)模式，僅適用于個人或者小型企業(yè)。
網(wǎng)絡(luò)傳真的代表Fax99，在國內(nèi)有著較大的影響力，由于必須使用運(yùn)營商的傳真號碼，受習(xí)慣性及安全性的限制，一般適用于群發(fā)傳真廣告或者小型企業(yè)。
傳真服務(wù)器作為第四代傳真產(chǎn)品，集合了所有的功能優(yōu)勢。它在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)了用戶對傳真資源的共享，即只需使用一臺傳真服務(wù)器，可讓所有人在自己的電腦上收發(fā)傳真，不僅提高了傳真的收發(fā)效率，節(jié)約了辦公成本，更加強(qiáng)了企業(yè)對傳真的監(jiān)控與統(tǒng)一管理。但過去一直被國外品牌RightFax、Biscom等占領(lǐng)市場，由于投資較大，國內(nèi)市場發(fā)展緩慢。
近年來，國內(nèi)一些軟件廠商已經(jīng)意識到了傳真服務(wù)器的巨大市場潛力，并積極地進(jìn)行了開發(fā)投入和應(yīng)用推廣，國內(nèi)用戶已經(jīng)可以以僅相當(dāng)于國外同類產(chǎn)品四分之一甚至更低的價格購得性能穩(wěn)定、功能完善的傳真服務(wù)器。國內(nèi)市場占有率最高的EastFax則是其中的典型代表。
二、產(chǎn)品性能決定應(yīng)用成敗
完成了傳真產(chǎn)品類別的確定后就要著重考慮實際應(yīng)用層面的問題了。企業(yè)都希望能尋找到一款高性能的產(chǎn)品，傳真服務(wù)器的性能可從以下五個方面來進(jìn)行考量：
1、系統(tǒng)的穩(wěn)定性
穩(wěn)定的性能是是選購傳真服務(wù)器的最基本指標(biāo)，選擇不當(dāng)，則后患無窮。它主要包括以下三條參考項：其一是看軟件經(jīng)過長時間運(yùn)行后是否會出現(xiàn)僵死或癱瘓的現(xiàn)象；其二是看軟件是否占用了過多的系統(tǒng)資源；其三是看當(dāng)傳真量特別大時，服務(wù)器系統(tǒng)（包括軟件部分和硬件部分）能否持續(xù)承受大任務(wù)量的壓力而不出現(xiàn)異常。
2、功能的適用性
大多數(shù)的傳真軟件除基本的收發(fā)功能外，已經(jīng)開發(fā)出許多輔助功能：如用郵件收發(fā)傳真、傳真審批、傳真簽章、傳真編輯、短信通知、語音功能、與復(fù)合機(jī)的整合、集團(tuán)免費(fèi)傳真等等，大大便利了我們的工作。但是，并不是所有的功能都是每個企業(yè)所必需的，而且各款軟件對相同功能的實現(xiàn)都有其獨(dú)特之處，需要根據(jù)實際需求和現(xiàn)有的工作環(huán)境選擇適合自己的產(chǎn)品。
3、對各種傳真設(shè)備的兼容性
目前人們在使用各種方式收發(fā)傳真，有使用傳真機(jī)的，有使用傳真軟件的，有使用網(wǎng)絡(luò)傳真的，也有使用傳真服務(wù)器的，還有使用一體機(jī)的，等等，而每種方式、設(shè)備的品牌和型號非常之多，這就要求傳真服務(wù)器對各式各樣的傳真方式給出的傳真信號具有較強(qiáng)的兼容性。據(jù)統(tǒng)計，同等條件下，兼容性不高的傳真服務(wù)器的收發(fā)成功率不到80%。而兼容性高的傳真服務(wù)器的收發(fā)成功率可以達(dá)到98%以上。如此明顯的差異就要求我們在選購時要格外注意產(chǎn)品要具有良好的兼容性，避免因傳真收發(fā)不正常給公司的業(yè)務(wù)帶來損失。
4、產(chǎn)品的可擴(kuò)展性
企業(yè)在選購時除了要考慮現(xiàn)有的傳真線路、日均傳真量、使用的人數(shù)、功能需求等，還要考慮以后業(yè)務(wù)增長后的升級擴(kuò)容問題。如果僅能滿足目前需求，而不能滿足日后的擴(kuò)容需求，則給企業(yè)帶來的不僅僅是重復(fù)投資，更重要的是傳真數(shù)據(jù)無法延續(xù)、統(tǒng)一管理。
5、靈活的集成能力
現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)充分意識到信息化的必要性，隨著各種信息化系統(tǒng)的引入，軟件如ERP、CRM、OA等，硬件如高端復(fù)合機(jī)，企業(yè)所要考慮的就不止是如何使用這些，更需要實現(xiàn)協(xié)同辦公。為避免傳真繼續(xù)成為信息的孤島，傳真服務(wù)器是否具有靈活的集成能力也是考量時不可忽視的。
三、易用性
快節(jié)奏的工作環(huán)境下，我們要求軟件操作時上手簡單，易學(xué)，盡量方便和人性化。畢竟公司內(nèi)部員工的計算機(jī)水平參差不齊，花費(fèi)大量的時間和人力來培訓(xùn)是一件令人頭疼的事，對于員工也是一種負(fù)擔(dān)。
四、合理的價格
在性能和功能條件基本相同的情況下，價格就成為選擇產(chǎn)品的主要考慮因素，畢竟實惠才是硬道理。所以購買時不妨貨比三家，結(jié)合自身的成本定位和公司的投資預(yù)算，選擇“價廉物美”的產(chǎn)品。在這點(diǎn)上，國內(nèi)傳真服務(wù)器品牌有著明顯的優(yōu)勢。
五、選擇品牌就是選擇服務(wù)
傳真系統(tǒng)雖然只是企業(yè)信息化系統(tǒng)中的小小一員，但對于大多數(shù)企業(yè)而言，傳真有著不可替代的地位，銷售、采購、訂單、合同這些企業(yè)的生命線都離不開傳真，傳真還與其他系統(tǒng)有著千絲萬縷的聯(lián)系。所以傳真軟件的服務(wù)不僅要體現(xiàn)在實施上，更加需要長期的保障。但是服務(wù)作為“軟實力”無法量化也無法提前感受，所以需要購買前對各個品牌進(jìn)行市場調(diào)查，在眾多品牌中找到好口碑、真實力的產(chǎn)品。
近期國內(nèi)傳真服務(wù)器的市場需求量上升勢頭迅猛，許多傳真服務(wù)器提供商如雨后春筍般出現(xiàn)，整個國內(nèi)的傳真服務(wù)器市場也一下子變得魚龍混雜起來。傳真服務(wù)器在國內(nèi)還屬一個新興事物，有些企業(yè)在選購產(chǎn)品的前期考慮得不夠充分，沒有作全面了解，購買的傳真系統(tǒng)在使用一段時間后發(fā)現(xiàn)各種各樣的問題，甚至影響到日常業(yè)務(wù)運(yùn)作，以致后來又更換其它的品牌，造成重復(fù)投資和人力、時間等資源的極大浪費(fèi)。
企業(yè)在選擇傳真服務(wù)器時，得先對自身的實際需求有個清晰的了解，按照以上五大點(diǎn)進(jìn)行比對，并且盡可能下載軟件親自測試，對各個產(chǎn)品盡量多角度的了解比較，相信一定能找到真正適合自己的電子傳真產(chǎn)品。
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