傳真無紙化 管理方便化

　　目前，國內(nèi)絕大多數(shù)公司收發(fā)傳真都是通過傳真機實現(xiàn)的，它們共同面臨的問題是：其一，紙張消耗驚人：發(fā)傳真時，電腦文檔要先打印才能發(fā)送，耗紙耗墨；收傳真時，無論是有用傳真還是垃圾傳真，都得照收不誤，消耗了大量傳真紙。其二，傳真管理十分不便——傳真紙張不便保存和管理，同時無法監(jiān)控傳真的收發(fā)。
　　為此，國內(nèi)外不少廠家致力于開發(fā)新產(chǎn)品，在保持傳真實時傳輸、安全可靠的同時，又能克服傳真機以上的缺點。Hualu局域網(wǎng)傳真服務(wù)器采用了自己獨特的技術(shù)路線，它由專用的硬件和軟件組成，無需昂貴的傳真卡、語音卡，即可實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)任何用戶傳真的無紙化自動收發(fā)。下面以北京華錄北方電子有限責任公司的新產(chǎn)品——Hualu牌LANFax局域網(wǎng)傳真服務(wù)器為例，分析它是如何實現(xiàn)傳真無紙化和電子化管理的。從技術(shù)角度來說，傳真服務(wù)器具備上述功能是因為實現(xiàn)了普通紙傳真到電子文檔傳真的轉(zhuǎn)化。那么，這個傳真無紙化過程是如何實現(xiàn)的呢？下面按發(fā)送和接收兩種情況分別分析。
　　眾所周知，目前普遍被使用的是三類傳真機，它遵循CCITT提出的T.4編碼建議和T.30建議(文件傳真在公用電話交換網(wǎng)上的傳輸規(guī)程)。當傳真機向LANFax傳真服務(wù)器發(fā)傳真時，傳真機首先對傳真的紙張進行掃描拾取，將紙張上的內(nèi)容變?yōu)閳D像信號，并按照T.4建議進行編碼，然后調(diào)制解調(diào)器將編碼數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成模擬信號，遵循CCITT的T.30建議，利用公共電話交換網(wǎng)，將模擬信號傳輸?shù)絃ANFax傳真服務(wù)器處。接著，LANFax服務(wù)器硬件通過解調(diào)將模擬信號轉(zhuǎn)為數(shù)字信號，從電腦串口送到電腦里。不過，此時電腦接收到的數(shù)據(jù)是T.4編碼后的傳真數(shù)據(jù)，還不能直接查看，LANFax軟件通過加入tif文件頭并進行適當調(diào)整后存盤，T.4編碼的傳真數(shù)據(jù)就變成了標準的tif圖像文件(可通過ACDSee等看圖軟件直接查看)，這就是LANFax傳真服務(wù)器收傳真時傳真無紙化過程。
　　具體來說，這個過程就是：首先，當用戶選擇發(fā)送某種電腦文檔(如WORD文檔)時，LANFax虛擬打印機負責把該文檔打印成BMP圖像格式，LANFax軟件負責對BMP圖像進行T.4編碼，然后LANFax硬件通過調(diào)制過程，把編碼后的傳真數(shù)據(jù)變?yōu)槟�擬信號，遵循CCITT的T.30建議的有關(guān)規(guī)定，從電話線發(fā)送到遠方的普通傳真機上，傳真機便可將其打印到傳真紙上，從而實現(xiàn)了普通電腦文檔直接發(fā)到對方傳真機上的無張化發(fā)送過程。
　　無紙化傳真表現(xiàn)在：可把電腦中任何可打印的文檔，包括WORD文檔、各種圖像、網(wǎng)頁等，直接發(fā)送到遠方傳真機上，而無需打印、復印；收傳真時，把遠方發(fā)來的傳真，直接以電子文檔的形式存于電腦里，方便查看。整個傳真收發(fā)過程無需耗費紙張和墨盒。
　　同時，由于收發(fā)的傳真都自動變成了電子文檔，易于電腦編輯處理，所以LANFax具備了企業(yè)盼望已久的各種傳真管理功能：
　　1. 收發(fā)的傳真都變成了電子文檔(tif圖像文件)，使得傳真資料能永久保存于電腦，且傳真的主人可以隨意拷貝、分發(fā)，如：可以附件形式e-Mail給其他人；
　　2. 收、發(fā)的每一份傳真都是一個tif文件，便于電腦管理，可以記錄傳真收發(fā)日志，包括記錄收發(fā)時間、傳真頁數(shù)、收發(fā)成功與否、傳真號碼、誰發(fā)的傳真、誰收了傳真等詳盡信息，也可以進行用戶帳號管理，有效監(jiān)控傳真收發(fā)，防止人員濫用傳真；
　　3. 就象Outlook管理電子郵件一樣，LANFax對眾多的傳真電子文檔進行了有效的管理：能按其收發(fā)時間、收件人、發(fā)件人、傳真號碼、傳真主題或頁數(shù)等關(guān)鍵詞進行排序，也能按以上任一關(guān)鍵詞查找所需的傳真。另外，LANFax自動地把不同用戶的傳真分放在不同的文件夾內(nèi)，同時用戶還可以新建各種層次的文件夾，靈活地組織、管理自己的傳真。
　　4. 與傳真機相比，電子化的傳真另一好處是可靈活地定制每頁傳真的頁眉，頁眉除了包含發(fā)件時間、頁號、收發(fā)方電話號外，還可自動加進中文或英文公司的名稱、發(fā)件人姓名、傳真總頁數(shù)等有用信息。
　　Hualu傳真服務(wù)器在實現(xiàn)無紙化和方便輕松的傳真管理方面，形成了自己獨特的優(yōu)勢。

計算機世界網(wǎng)(www.ccw.com.cn)