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深圳南瑞公司eWork即時(shí)電子工作平臺應用方案

2005/04/26

　　電子辦公日益被提上企業(yè)管理日程，如何選用電子辦公平臺來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現高效、集成化的管理，被眾多具有遠見(jiàn)的管理者重視。“即時(shí)通訊”辦公平臺的建立更是將管理提升到信息化的軌道上來(lái)，而企業(yè)信息化的推進(jìn)又將帶來(lái)企業(yè)管理觀(guān)念、管理手段、工作習慣、利益分配、企業(yè)文化等多方面脫胎換骨的變化。隨著(zhù)電子辦公平臺更新的需求加劇，廣聯(lián)集團的eWork因其優(yōu)異的性能而受到越來(lái)越多企業(yè)的關(guān)注。近日，在深圳南瑞科技有限公司舉行的電子辦公平臺招標中，eWork又從眾多產(chǎn)品中脫穎而出，一舉中標。

一、用戶(hù)現狀分析：
　　深圳南瑞科技有限公司隸屬于南瑞集團，是國內電力系統繼電保護和變電站綜合自動(dòng)化領(lǐng)域的主流供應商之一，資產(chǎn)規模 2 億元，年銷(xiāo)售額3億元。南瑞公司下設有十多個(gè)部門(mén)，在深圳、南京兩地都有辦公、科研場(chǎng)所，兩地的研究所之間日常存在大量信息交互和協(xié)調工作。而由于時(shí)間和空間的限制，妨礙了及時(shí)溝通，影響了工作效率，具體表現為以下幾個(gè)方面：
　　面對上述問(wèn)題和應用需求，廣聯(lián)集團根據南瑞科技公司的實(shí)際情況，采取"全盤(pán)考慮，精心設計，統一管理，合作應用"的策略, 為其量身打造了一套集即時(shí)通訊、企業(yè)管理、商務(wù)聯(lián)絡(luò )于一體的“ eWork ”電子辦公平臺，使之成為一個(gè)健全、高效的信息化管理平臺，來(lái)實(shí)現協(xié)同辦公。


南瑞科技公司eWork 電子辦公平臺拓撲圖

二、解決方案：

　　1、 構建視頻會(huì )議系統，實(shí)現兩地研究所和部門(mén)之間的實(shí)時(shí)辦公通訊。

　　對于在深圳和南京都有辦公場(chǎng)所的南瑞公司而言，跨越時(shí)空范圍的、實(shí)時(shí)的遠程會(huì )議方式的優(yōu)勢顯得更為突出，因為處于不同的地理位置，傳統的溝通方式很難逾越這種地理上的溝通障礙，而集成在eWork即時(shí)電子溝通平臺上的視頻會(huì )議系統即可掃除這種障礙，實(shí)現隨時(shí)隨地的溝通，提高工作效率，降低企業(yè)的溝通成本。

　　eWork視頻會(huì )議可以非常好的應用于企業(yè)內部溝通、各種會(huì )議，企業(yè)和客戶(hù)以及合作伙伴的交流，客戶(hù)服務(wù)系統，遠程培訓等方面，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行遠程的實(shí)時(shí)音視頻的交流。

　　作為基于IP 網(wǎng)絡(luò )的視頻會(huì )議系統，eWork視頻會(huì )議系統主要完成音頻、視頻和數據協(xié)作信息的三個(gè)信息模塊的交互。它提供多路混音、多路視頻，并提供電子白板、ppt 演示、文字交談等數據協(xié)作功能。多路視頻更充分適應了企業(yè)的實(shí)際需要：可以使公司和南京研究所之間以及公司各部門(mén)之間隨時(shí)進(jìn)行面對面的交流，及時(shí)傳達、交流，快速執行新的政策，就好像大家都坐在一個(gè)會(huì )議室中召開(kāi)會(huì )議一樣，真正實(shí)現兩地實(shí)時(shí)通訊、同步辦公。以前由于辦公地點(diǎn)分散，時(shí)間、交通費用等開(kāi)會(huì )成本特別高。現在通過(guò)視頻會(huì )議系統，隨時(shí)可召集和預約各種會(huì )議，避免人車(chē)勞頓，省時(shí)省力。

　　2、 實(shí)現兩地研究所之間和各部門(mén)之間協(xié)同辦公。

　　根據南瑞公司的工作性質(zhì)，需要兩地研究所和各部門(mén)的協(xié)同工作，共同完成一個(gè)科研項目或一個(gè)工作任務(wù)，因此對于協(xié)同辦公的要求也相對較高。通過(guò)eWork提供的即時(shí)消息、手機短信、網(wǎng)絡(luò )會(huì )議、文檔共享、系統公告、IP 電話(huà)、電子郵件、網(wǎng)絡(luò )傳真、遠程連接等功能即可實(shí)現團隊協(xié)同辦公的要求。

　　a．當工作需要其他同事協(xié)作共同完成的時(shí)候，可以通過(guò)發(fā)送即時(shí)消息、向對方發(fā)出協(xié)作請求，如果對方不在線(xiàn)，還可以選擇發(fā)送離線(xiàn)消息或手機短信的方式發(fā)送請求，對方可以直接給使用者回復，從而實(shí)現雙方的協(xié)作要求。

　　b.工作的過(guò)程中往往有一些電子文檔、資料需要在相關(guān)人員之間傳遞，采用eWork 即時(shí)電子溝通平臺提供的文檔共享功能，可避免傳統電子郵件傳遞文件時(shí)存在安全隱患，以最快的速度傳遞文件；同時(shí)能夠提供多種格式文件和多媒體數據等在內的跨網(wǎng)段的文件傳遞。當然，系統中也保留了電子郵件的功能，讓使用者在一個(gè)溝通平臺下即可實(shí)現對各種溝通方式的需要。

　　c.傳統的電話(huà)溝通只能實(shí)現兩個(gè)人之間的相互溝通，而且每個(gè)企業(yè)都會(huì )為此付出一部分費用。eWork即時(shí)電子溝通平臺內部整合了IP Phone 功能，話(huà)音清晰，為用戶(hù)（尤其是在異地的用戶(hù)）節省多達80％的長(cháng)途通話(huà)費用。此外，還能夠支持無(wú)限多人通話(huà)，便于團隊之間的協(xié)作。

　　d.傳真是日常工作中經(jīng)常用到的溝通方式之一， eWork 的客戶(hù)只要像輸入分機號一樣輸入接收者的eWork編號，就可以完成傳真的自動(dòng)轉發(fā)；當有傳真到達時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)提醒有新的傳真，方便使用者及時(shí)接收傳真。

　　在經(jīng)過(guò)允許的情況下，成員間可共享自己的桌面及應用程序和數據庫，以求得共同完成任務(wù)、良好的團隊氣氛和溝通。所有這些功能的實(shí)現，都是充分考慮了南瑞的協(xié)同辦公的需求，為兩地研究所之間和部門(mén)之間真正建立起一個(gè)高效的協(xié)同辦公的平臺。

　　3、 實(shí)現移動(dòng)、遠程辦公。

　　南瑞公司經(jīng)常需要與出差在外的同事或者在異地代理商進(jìn)行溝通。由于eWork即時(shí)電子工作平臺是基于互聯(lián)網(wǎng)的統一體系的網(wǎng)域信息協(xié)同工作平臺，因此系統提供的各種功能均可以實(shí)現公司移動(dòng)、遠程辦公的需要，當使用者需要和異地的同事、代理商進(jìn)行溝通時(shí)，可以選擇eWork提供的的各種溝通方式中的一種，完成隨時(shí)隨地的溝通需要。

　　在網(wǎng)絡(luò )傳輸時(shí)，采用了國際標準協(xié)議保證信息安全，數據存儲也采用了嚴格的加密算法保證數據安全，確保員工在公司外使用時(shí)，也不會(huì )泄密。

　　4、 制定精密工作圖，實(shí)現工作職責分配、任務(wù)管理。

　　很多企業(yè)經(jīng)常會(huì )遇到這種情形：由于職責和分工的不明確，導致整個(gè)客戶(hù)的抱怨沒(méi)有人去及時(shí)處理，大家不知道對方在處理什么事務(wù)，不知道自己怎么協(xié)助別人來(lái)完成同一個(gè)任務(wù)。這種情況下，公司內部人員急需一種合作和信息的交換，每個(gè)人明確個(gè)人的工作，領(lǐng)導也能明晰下屬的工作范圍和具體職責，便于監督工作完成的情況和安排新的工作，確保下屬工作的有序地進(jìn)行。

　　南瑞公司的eWork電子工作平臺中具備的精密工作圖是用來(lái)提供精確密集的工作的MAP 圖，使用者根據自己所在的部門(mén)明確個(gè)人的工作職責，并做詳細的描述，包括工作的性質(zhì)、目標等等，在相應的工作職責下還可以制定詳細的工作任務(wù)，并可將已完成的任務(wù)歸檔，便于管理上級可根據工作職責分派工作任務(wù)；工作職責和工作任務(wù)以樹(shù)狀形式顯示，使得員工對自己的工作任務(wù)一目了然，不會(huì )遺漏任何事情。領(lǐng)導方便掌握下級的工作狀況，也可以通過(guò)查看員工的精密工作圖明確其職責，更好的安排工作，大大提高整個(gè)部門(mén)的工作效率。

三、實(shí)施效果

　　目前，深圳南瑞公司的eWork電子工作系統已投入使用，極大地促進(jìn)了其各項工作和業(yè)務(wù)的開(kāi)展。解決了部門(mén)間溝通障礙、提高了部門(mén)工作效率，它提供了多種多樣的信息管理和溝通方式，隨時(shí)隨地滿(mǎn)足溝通及管理的需要。具體而言，主要有以下優(yōu)點(diǎn) ：

　　1．不僅使企業(yè)成本大大降低、還使企業(yè)效率成倍增長(cháng)。eWork系統功能運行基于專(zhuān)網(wǎng)，為企業(yè)節省大量的運營(yíng)費用。如電話(huà)費用：eWork的IP電話(huà)、視頻會(huì )議、傳真、即時(shí)信息、手機短信等都有效地利用IP網(wǎng)絡(luò )；其它執行費用：eWork的電子白板和ppt/word等文檔的實(shí)時(shí)共享和同步演示為異地辦公以及項目研討提供了統一、及時(shí)、方便的工作溝通平臺，減少了大量的差旅費用。此外，通過(guò)多種溝通工具的綜合運用，如傳真群發(fā)：利用傳真功能，可以脫離傳真機，不但可以節省紙張，節約辦公成本，而且還可以實(shí)現傳真智能發(fā)送，實(shí)現多人、多文件自動(dòng)排隊、自動(dòng)發(fā)送，只需一次操作就可以把多個(gè)文件傳真到多個(gè)部門(mén)。不僅如此，eWork還可以實(shí)現短信群發(fā)、郵件群發(fā)、多路音頻視頻功能，通過(guò)這些功能極大的提高了企業(yè)工作效率，真正達到了事半功倍的效果。

　　2．隨時(shí)可召集和預約會(huì )議、成員溝通順暢。企業(yè)成員之間可以同過(guò)eWork提供的各種溝通手段進(jìn)行問(wèn)題討論、日程安排、會(huì )議通知、工作協(xié)作等，.加快了日常信息的交換和溝通。隨著(zhù)視頻系統的推廣和使用，解決了以往通過(guò)電郵傳遞信息和回復緩慢的缺點(diǎn)，如今通過(guò)視頻會(huì )議，可做到隨時(shí)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行面對面的溝通，方便及時(shí)地提出和解決問(wèn)題。

　　3．管理細致，職責明確。eWork使整個(gè)企業(yè)各個(gè)部門(mén)及分支機構的工作情況，甚至每個(gè)人的工作情況都變得十分“透明”，提高了管理效率，降低了管理成本。通過(guò)eWork的精密工作體系，可以將項目管理細化到對每一個(gè)人、每一個(gè)任務(wù)的管理，使整個(gè)項目始終處于可控的范圍內。

　　4．績(jì)效考核：由于日常工作繁忙，常常忘記有些該做的事情，通過(guò)精密工作體系可以提醒人們該做的事情，完成后還能自動(dòng)形成工作日志交給上級，作為績(jì)效考核的量化依據，也是一個(gè)自我督促的過(guò)程。

　　5．項目培訓：南瑞公司充分利用eWork的各種溝通手段開(kāi)展了形式多樣、突破時(shí)空、地域限制的項目和技術(shù)培訓。

　　6．技術(shù)論壇：南瑞公司通過(guò)eWork搭建了一個(gè)成員之間進(jìn)行技術(shù)交流討論的園地，使整個(gè)項目成員的技術(shù)水平有了很大的提高。

深圳南瑞公司供稿 CTI論壇編輯


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