不用出差 網(wǎng)真技術(shù)助AT&T召開(kāi)客戶(hù)會(huì )議
2009/10/21
CTI論壇(ctiforum)10月21日消息:AT&T亞太區集團每年召開(kāi)兩次地區咨詢(xún)會(huì )議（RAC），邀請企業(yè)客戶(hù)會(huì )聚一堂，共同探討AT&T的行動(dòng)方案、收集反饋意見(jiàn)，以幫助AT&T更好地了解和滿(mǎn)足客戶(hù)需求。
AT&T負責在亞洲的一座主要城市組織會(huì )議相關(guān)活動(dòng)，而差旅費和住宿費則由客戶(hù)自行承擔。然而，2009年嚴峻的全球經(jīng)濟形勢卻對RAC造成了影響。多數客戶(hù)表示，礙于公司的開(kāi)支限制，他們將無(wú)法前往參會(huì )。
針對這一情況，AT&T以虛擬會(huì )議的方式召開(kāi)了2009年春季會(huì )議。與會(huì )者無(wú)需乘飛機前往參加為期兩天半的會(huì )議，而只需坐在位于美國、歐洲和亞洲的網(wǎng)真會(huì )議室中即可參加。借助65英寸的高清顯示屏和空間音頻技術(shù)，會(huì )議室提供了一種身臨其境的體驗，遠程與會(huì )者仿佛就在身邊。
此次會(huì )議召集了來(lái)自四大洲10個(gè)城市的21名與會(huì )者。持續四個(gè)小時(shí)的虛擬會(huì )議受到了與會(huì )者的高度評價(jià)，他們對網(wǎng)真技術(shù)帶來(lái)的互動(dòng)和協(xié)作水平贊不絕口。此外借助網(wǎng)真技術(shù)召開(kāi)會(huì )議，還在降低開(kāi)支、減少環(huán)境影響、提高委員會(huì )成員的時(shí)間利用率等方面有著(zhù)顯著(zhù)收益。
AT&T區域咨詢(xún)會(huì )議：極有價(jià)值的資源
AT&T亞太區集團每年召開(kāi)兩次咨詢(xún)會(huì )，與16位區域及全球客戶(hù)會(huì )面。會(huì )議為增進(jìn)AT&T與其主要客戶(hù)之間的聯(lián)系和合作提供了一個(gè)絕佳的機會(huì )。咨詢(xún)會(huì )開(kāi)通了一個(gè)雙向溝通渠道，主題涵蓋從基礎設施投資到服務(wù)水平及收費程序改進(jìn)等諸多方面。
AT&T亞太區副總裁余文質(zhì)指出：“RAC會(huì )議對我們來(lái)說(shuō)意義重大，便于我們直接從幾家大客戶(hù)那里獲得反饋意見(jiàn)。”
亞太區RAC會(huì )議照例在一座亞洲主要城市舉行，如北京、河內、香港、新德里或新加坡。AT&T負責制定議程，并承擔會(huì )議和招待費用，差旅和住宿費則由客戶(hù)自理，平均下來(lái)每場(chǎng)會(huì )議的總成本超過(guò)10萬(wàn)美元。
雖然RAC會(huì )議的會(huì )期一般為兩天半，但算上耗費在路上的時(shí)間，與會(huì )者通常要為每次會(huì )議花整整三到四天時(shí)間。
RAC 2009：成本因素推動(dòng)技術(shù)解決方案
在計劃2009年亞太區春季會(huì )議的過(guò)程中，RAC成員提出了他們的擔憂(yōu)——在低迷的全球經(jīng)濟環(huán)境下，與會(huì )者將無(wú)法承擔面對面會(huì )議所需的高額差旅費。另外，人們也日漸意識到全球航空旅行對環(huán)境造成的不利影響。然而，完全取消RAC會(huì )議勢必會(huì )減緩集團的發(fā)展勢頭，甚至可能減弱其凝聚力。正是這些顧慮為利用網(wǎng)真技術(shù)召開(kāi)RAC會(huì )議創(chuàng )造了條件。
網(wǎng)真技術(shù)：無(wú)需全球旅行也可實(shí)現企業(yè)間協(xié)作
對許多企業(yè)而言，傳統的視頻會(huì )議不失為一種有用的工具——但與現代的網(wǎng)真會(huì )議相比，未免有些原始。網(wǎng)真技術(shù)在可伸縮性、靈活性、真實(shí)性和易用性等方面均有大幅改進(jìn)。
諸如AT&T所提供的網(wǎng)真設施，其采用全球互通互聯(lián)方式，旨在使多個(gè)站點(diǎn)在會(huì )議中齊聚一堂。
在網(wǎng)真會(huì )議室中，多臺高清顯示屏排列成圓桌形式，以營(yíng)造一種面對面會(huì )議的氛圍。屏幕上的與會(huì )者，即使是來(lái)自全球各地，看起來(lái)也仿佛與現場(chǎng)人員近在咫尺。通過(guò)這種方式，諸如手勢和面部表情等非言語(yǔ)交流也清晰可見(jiàn)，且與現場(chǎng)會(huì )議并無(wú)二致。為了進(jìn)一步增強“現場(chǎng)”感，所有網(wǎng)真會(huì )議室均采用一致的設計、相同的家具和匹配的顏色。
出于靈活性考慮，多個(gè)站點(diǎn)可以同時(shí)參加會(huì )議。如果與會(huì )者人數超出顯示屏的顯示范圍，有些與會(huì )者將被隱藏起來(lái)，直到發(fā)言時(shí)再顯示出來(lái)。顯示屏可以在開(kāi)始發(fā)言后幾秒內自動(dòng)切換至當前發(fā)言者。
網(wǎng)真技術(shù)的另一特點(diǎn)是其易用性。設施和會(huì )議安排簡(jiǎn)單易行，并與Microsoft Office Outlook或Lotus Notes集成一體。對與會(huì )者來(lái)說(shuō)，參加會(huì )議就如撥打電話(huà)一樣簡(jiǎn)單。
在虛擬會(huì )議中集合
AT&T會(huì )議策劃者預訂了10個(gè)站點(diǎn)的網(wǎng)真會(huì )議室：倫敦、悉尼、新加坡、香港、上海、孟買(mǎi)、班加羅爾以及美國的達拉斯、芝加哥和新澤西。會(huì )議議程定為四個(gè)小時(shí)，并有一次會(huì )間休息。策劃者盡量避免重復多日面對面會(huì )議的全部?jì)热荩菍⒅攸c(diǎn)放在推進(jìn)會(huì )議的主要問(wèn)題上。
然而，策劃者仍需處理一些面對面會(huì )議中不太遇到的后勤問(wèn)題。此次全球實(shí)時(shí)會(huì )議涉及來(lái)自亞洲、美國和歐洲10個(gè)城市的21位成員，這意味著(zhù)至少有一個(gè)站點(diǎn)要在午夜參會(huì )。倫敦團隊挺身而出解決了這一問(wèn)題。此外，由于會(huì )議的多點(diǎn)特性，并非所有參與者都可以同時(shí)顯示在屏幕上。因此，主持人在會(huì )議過(guò)程中專(zhuān)門(mén)提醒每位與會(huì )者，使其能夠被其他人看到。
體驗評估
總體而言，與會(huì )者對此次網(wǎng)真體驗給予了積極的評價(jià)。以10分制來(lái)衡量，此次會(huì )議總體得分（包括出席率）為8.5。這與以前召開(kāi)的現場(chǎng)RAC會(huì )議相當，后者得分為9.0、8.9和8.2。AT&T亞太區RAC客戶(hù)主席Will
Thomas說(shuō)道：“舉辦這些會(huì )議的目的就是讓雙方開(kāi)誠布公地交流觀(guān)點(diǎn)，交換意見(jiàn)。在大約4小時(shí)的時(shí)間里，我們不僅設法達成了主要的會(huì )議目標，還使我們有機會(huì )通過(guò)身處不同地點(diǎn)的參會(huì )人員，對該技術(shù)進(jìn)行全面的測試。”
與會(huì )者深知，簡(jiǎn)化的虛擬會(huì )議無(wú)法涵蓋多日面對面RAC會(huì )議的全部議程，也不能提供正常的社交機會(huì )，但他們仍然對網(wǎng)真技術(shù)帶來(lái)的互動(dòng)和協(xié)作水平給予了高度評價(jià)。未來(lái)網(wǎng)真技術(shù)將作為補充手段而非替代手段，應用于面對面RAC會(huì )議。余文質(zhì)表示：“雖然我們并不打算完全取消面對面的會(huì )議形式，但我認為在當前的經(jīng)濟形勢下，通過(guò)網(wǎng)真技術(shù)舉行這樣的會(huì )議不失為一種負責任的做法，同時(shí)也可以借此良機向客戶(hù)展示這一經(jīng)濟高效的解決方案。”
即使在面對面會(huì )議中，網(wǎng)真技術(shù)也有用武之地。無(wú)法前往現場(chǎng)參會(huì )的主題專(zhuān)家可以借助網(wǎng)真技術(shù)參與會(huì )議并進(jìn)行演講。事實(shí)上，在2009年6月舉行的AT&T美洲區RAC會(huì )議上，主題專(zhuān)家成功地以這種方式為會(huì )議錦上添花。
優(yōu)勢評估
由于消除了差旅和住宿費用，網(wǎng)真會(huì )議達到了“幫助與會(huì )者遵循公司開(kāi)支限制政策”的目的。另?yè)䲡?huì )議策劃者估計，避免航空旅行減少了相當于62公噸的二氧化碳排放(CO2e)*，鑒于減少碳排放量正成為許多企業(yè)的關(guān)鍵目標之一，此項益處顯得非常重要。AT&T致力于推動(dòng)環(huán)境的可持續發(fā)展，不但盡力減少自身對環(huán)境的影響，還為其它企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)，幫助其實(shí)現同一目標。
避免出差還為與會(huì )者節省了時(shí)間，使其可以保持工作效率，并減少了對其個(gè)人生活的影響。Thomas說(shuō)道：“以這種方式舉辦會(huì )議除了節省開(kāi)支，還能避免出差，從而提高工作效率，改善工作與生活的平衡關(guān)系，同時(shí)還減少了對環(huán)境的影響。”
另一重要方面在于，網(wǎng)真技術(shù)實(shí)際上可以提高RAC會(huì )議的出席率。每個(gè)成員企業(yè)都有兩位RAC代表,利用網(wǎng)真技術(shù)免去差旅費后，許多企業(yè)都能同時(shí)派兩位代表參會(huì )。此次虛擬會(huì )議的出席率達到88%，遠遠超過(guò)了歷屆亞太區RAC會(huì )議。
結論
通過(guò)亞太區RAC會(huì )議，我們可以洞悉網(wǎng)真技術(shù)在實(shí)現全球業(yè)務(wù)目標中發(fā)揮的巨大作用。這種技術(shù)使會(huì )議得以繼續，與取消會(huì )議相比，不失為上乘之選，該技術(shù)又因其出眾的互動(dòng)和協(xié)作水平，受到了與會(huì )者的高度好評。網(wǎng)真技術(shù)減少了對環(huán)境的影響，在經(jīng)濟蕭條時(shí)期為與會(huì )者節省開(kāi)支。
注釋
*碳排放減少量的計算方法是由思科公司的IBSG部門(mén)發(fā)明，該計算方法采用TRX航空公司碳排放量計算器來(lái)計算免除航空旅行所獲得的好處，同時(shí)運用標準方式來(lái)計算免除會(huì )場(chǎng)與機場(chǎng)之間的地面交通所獲得的好處，再減去應用網(wǎng)真技術(shù)以及產(chǎn)生和處置碳所耗用的能源。注：網(wǎng)真會(huì )議地點(diǎn)與機場(chǎng)之間的地面交通假定相當于與會(huì )人員正常的日常通勤，因此相互抵消。
AT&T網(wǎng)真解決方案
除企業(yè)內部呼叫以外，AT&T網(wǎng)真解決方案還為AT&T商業(yè)交換服務(wù)的所有企業(yè)提供多點(diǎn)、企業(yè)間協(xié)作支持。
這是一種簡(jiǎn)單易用的“交鑰匙”型托管解決方案。AT&T將負責評估會(huì )議室、安裝必要的AT&T虛擬專(zhuān)用網(wǎng)（需另行購買(mǎi)）、采購和安裝需要的網(wǎng)真設備，并對該服務(wù)進(jìn)行管理。
AT&T網(wǎng)真解決方案可以幫助客戶(hù)壓縮前期資本支出，降低技術(shù)過(guò)時(shí)帶來(lái)的財務(wù)風(fēng)險，減少I(mǎi)T員工需求，從而使客戶(hù)集中精力發(fā)展業(yè)務(wù)。
安排會(huì )議非常簡(jiǎn)單，借助一種直觀(guān)的網(wǎng)絡(luò )應用程序，即可輕松為多點(diǎn)連接排定時(shí)間，實(shí)現查號服務(wù)、報告和“即興會(huì )議”服務(wù)。其還同時(shí)完全兼容企業(yè)日歷應用程序，如Microsoft
Outlook或Lotus Notes。
AT&T網(wǎng)真解決方案極其靈活。企業(yè)客戶(hù)可以將現有兼容H.323協(xié)議的舊視頻會(huì )議系統連接至AT&T網(wǎng)真解決方案會(huì )議室。現有標清或IP視頻會(huì )議系統可以在網(wǎng)真會(huì )議開(kāi)始后參與其中。
若要試用AT&T網(wǎng)真解決方案效益計算器，這是一種充滿(mǎn)樂(lè )趣的互動(dòng)工具，可基于貴公司的業(yè)務(wù)需求展現網(wǎng)真技術(shù)的潛在優(yōu)勢。
CTI論壇報道
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