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廣東省建設廳引入AOFAX傳真服務(wù)器

2011/11/07

　　CTI論壇(ctiforum)11月7日消息（記者 潘婷婷）：綠色環(huán)保和低碳排放的熱潮，讓越來(lái)越多的政府部門(mén)拋棄已經(jīng)使用多年的有紙傳真機，轉而上馬新型的電子傳真、網(wǎng)絡(luò )傳真、電腦傳真、無(wú)紙傳真、數碼傳真、傳真系統、傳真服務(wù)器等。從去年下半年以來(lái)，國內電子傳真的領(lǐng)軍企業(yè)—金恒科技（深圳）有限公司連連中標政府采購，中標區域不僅有傳統的重點(diǎn)城市和發(fā)達地區，還包括相對偏遠的新疆、青海、內蒙古、山西、云南、西藏等地，說(shuō)明綠色傳真已開(kāi)始深入人心。


　　廣東省建設信息中心是廣東省住房和城鄉建設廳直屬事業(yè)單位，負責省住建廳電子政務(wù)系統、行業(yè)業(yè)務(wù)監管系統、信息化基礎設施的建設管理、運行維護與技術(shù)服務(wù)工作，并承擔廳機關(guān)辦公自動(dòng)化系統的日常運行維護；負責全省建設系統信息化的規劃、指導和組織協(xié)調，行業(yè)信息庫的建設、管理和應用等工作；承擔信息化應用推廣、技術(shù)研究和標準規范編制等任務(wù)，開(kāi)展信息技術(shù)的咨詢(xún)、交流、培訓以及建設專(zhuān)業(yè)人才資源信息服務(wù)等工作。由于日常處理的傳真數據量非常大，比如在上班時(shí)間，經(jīng)常需要十多位工作人員同時(shí)處理收到和發(fā)出去的傳真文件。傳真收發(fā)量大、紙面傳真效率低下成為信息中心傳真收發(fā)和管理的首要難題。傳統傳真機存在的問(wèn)題有如下幾個(gè)方面：

  1. 實(shí)時(shí)性差，收到傳真都是同級工作人員任意處理，經(jīng)常搞不清楚某文件究竟由誰(shuí)處理。

  2. 管理難，對于部門(mén)管理人員不能實(shí)時(shí)控制下屬的工作情況。

  3. 查單難，用戶(hù)傳真過(guò)來(lái)的傳真文件，來(lái)電詢(xún)問(wèn)，需要了解事情處理的進(jìn)展時(shí)，非常麻煩。

  4. 查檔難，每天的傳真量大，紙面保存的文件非常難查，尤其對于數月前的傳真查詢(xún)就顯得更加麻煩。

  5. 總結難，每個(gè)同事需要對每天、每周、每月的處理傳真文件進(jìn)行定期和不定期的總結匯報，很頭痛。
　　廣東省建設信息中心很早就想引進(jìn)智能化的傳真服務(wù)器，在往年也有其他的品牌留機試用，但是就是達不到他們想要的功能，還有就是穩定性差，因此一直沒(méi)有形成正式的項目上馬方案。也正是由于這個(gè)原因，討論AOFAX傳真服務(wù)器時(shí)，該項目負責人也慣性地存在著(zhù)很大的質(zhì)疑，因此雙方在開(kāi)始談判的時(shí)候，就存在的問(wèn)題達成如下妥協(xié)：第一步，安裝時(shí)詳細進(jìn)行演示和培訓，以確定AOFAX傳真服務(wù)器，能否完全滿(mǎn)足其需要的工作處理流程的功能；第二步，提供長(cháng)達一個(gè)星期的試用期。但是廣東省建設信息中心還是擔心產(chǎn)品的穩定性，提出要試用1個(gè)月（“就像我們的新員工一樣，需要經(jīng)過(guò)3個(gè)月的考核期”），并拋出繡球：如果你們對產(chǎn)品有信心，并且在試用期沒(méi)有產(chǎn)生任何問(wèn)題，我們將在第一期工程上馬時(shí)，一次性向你們定3臺傳真服務(wù)器和幾十套其他型號的AOFAX數碼傳真機，后續的需求量會(huì )更大！

　　經(jīng)過(guò)1個(gè)月的試用，AOFAX傳真服務(wù)器不僅沒(méi)有任何問(wèn)題，相反，廣東省建設信息中心還根據AOFAX傳真系統提供的一些先進(jìn)功能，改進(jìn)原來(lái)的傳真收發(fā)和處理流程，取得了內部使用人員的一致好評，以及領(lǐng)導對產(chǎn)品的高度認可。AOFAX傳真服務(wù)器和數碼傳真產(chǎn)品為他們的辦工環(huán)節帶來(lái)很多的變化，相比以前，員工辦公更加輕松和有條不紊，科室領(lǐng)導隨時(shí)檢查傳真的處理情況，數據管理清楚明了，客戶(hù)投訴明顯減少，辦公室也安靜了許多，先進(jìn)的傳真技術(shù)給廣東省建設信息中心的傳真處理帶來(lái)質(zhì)的變化。

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